Für effektive Kommunikation im Projekt brauchen Sie nicht unbedingt eine High-Tech-Lösung. So manches aufwändig installierte elektronische System kostet unter dem Strich mehr (Geld, Pflege und Nerven), als es nutzt. In vielen Projekten, gerade bei kleineren Dimensionen und räumlicher Nähe der Mitarbeiter zueinander, bildet das gute alte "Schwarze Brett" zumindest eine gute Ergänzung zur elektronischen Kommunikation.
Wenn es mit den richtigen Informationen bestückt und konsequent gepflegt wird, mausert es sich schnell zur allgemein akzeptierten, zentralen Informationsquelle. Der Aufwand dafür ist verhältnismäßig gering.
Wichtige Voraussetzung für optimale Akzeptanz ist der richtige Standort. Lassen Sie Ihr Schwarzes Brett an einer Stelle anbringen, an der die Mitglieder der Zielgruppe, also in der Regel die Projektbeteiligten und Angehörige des Umfelds, regelmäßig vorbeikommen.
Geeignet sind zum Beispiel der Flur vor dem Projektbüro, der Vorraum des Besprechungszimmers oder die Stelle, an der sich die Mitarbeiter treffen, um gemeinsam Essen zu gehen. Es wird sich schnell einbürgern, dass sie Wartezeiten zum Schmökern nutzen. Idealerweise führt der morgendliche Weg ins Büro und der Heimweg jeden Mitarbeiter am Schwarzen Brett vorbei.
Die Informationen sollten aktuell und von wirklichem Interesse für die Zielgruppe sein. Denkbar sind zum Beispiel wichtige Sitzungsergebnisse in Kurzform, regelmäßige Statusberichte, Umfrageergebnisse, Presseberichte, projektbezogene Stellenausschreibungen und vieles mehr. Bestimmen Sie einen Beauftragten, der es regelmäßig auf die Aktualität hin überprüft.
Vorsicht: Das Schwarze Brett ist nicht der richtige Ort für Inhalte, die so wichtig sind, dass sie besser persönlich oder im persönlichen Anschreiben kommuniziert werden. Hängen Sie niemals ohne Rückfrage persönliche Daten aus! Zum Austragen von Konflikten ist das Schwarze Brett ebenfalls ungeeignet.
Alle Inhalte müssen zuvor über Ihren bzw. den Schreibtisch des Beauftragten gehen. So gewährleisten Sie, dass keine kritischen Informationen oder News mit Sperrfrist am Schwarzen Brett landen. Außerdem stellen Sie damit sicher, dass die News konsequent nach einheitlichen Kriterien ausgewählt werden. Auf diese Weise bildet sich ein gleichbleibend hoher Qualitätslevel heraus.
Machen Sie bekannt, in welchen Zeitabständen Sie alte Informationen abhängen. Je häufiger, desto besser.
Räumen Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit ein, sich mit eigenen Anliegen einzubringen. Das erhöht die Akzeptanz. Reservieren Sie dafür einen eigenen Bereich. Sorgen Sie dafür, dass es an Ihrem Schwarzen Brett auch immer etwas zu lachen gibt - aber bitte mit Niveau.
Zerfledderte, vergilbte Zettel mit Eselsohren haben an einem Schwarzen Brett nichts zu suchen. Misten Sie also regelmäßig aus. Heben Sie neue Informationen durch einen Blickfang hervor, zum Beispiel durch ein Logo oder bestimmte Farben.
Trennen Sie die Nachrichten optisch nach Kategorien, etwa Management-News, Team-Infos oder "Amtliches" (z.B. Informationen vom Betriebsrat). Damit erreichen Sie, dass die Nutzer nach etwas Training wissen, wo sie hinsehen müssen - so, wie sie es von ihrer Morgenzeitung gewohnt sind.
