Ich bin hinsichtlich meiner Meinung zu Excel als PM Werkzeug bis heute hin und hergerissen zwischen – sehr begrenzter - Befürwortung und vollständiger Ablehnung. Wenn man rein gar nichts an Alternativen zur Verfügung hat, dann wird man wohl oder übel auf Excel zurückgreifen müssen. Tatsächlich kann man sich vieles an Templates, was man für die Steuerung eines Projekts benötigt selbst bauen, sich aber auch darin verlieren und unnötig viel Zeit verschwenden und Ärger einhandeln. Die von Ihnen genannte To do Liste, Open Issue Liste oder wie auch immer man die Liste nun bezeichnen mag, in der man die Aufgaben, die Verantwortlichkeiten, den aktuellen Status dazu und Kommentare dokumentiert, hat vermutlich so ziemlich jeder Projektmanager im Laufe seines Berufslebens schon mal in Excel abgebildet. Ich auch, und deswegen betrachte ich die Nutzung von Excel selbst für diesen Zweck mit sehr gemischten Gefühlen. Tatsächlich – das schreiben Sie ja selbst – erfordert die Nutzung von Excel für den Zweck als Open Issue Liste die Ablage der Datei auf einem zentralen Laufwerk (schlechteste Lösung), besser aber auf einem zentralen Dateimanagementsystem wie Sharepoint, Lösungen wie Projectplace, Daptiv, OneDrive, Dropbox oder ähnliches, um sicherzustellen, dass Sperrmechanismen, Versionskontrolle, Statuskontrolle des Dokuments etc. genutzt werden können und dadurch auch Redundanzen zumindest teilweise beherrschbar werden, wenn sie schon nicht vollständig vermieden werden können. Früher oder später fängt jedoch das erste Teammitglied an und speichert die Liste lokal ab, bearbeitet sie dort weiter und schon geht die Konsolidierungshölle los. Auch immer wieder gerne gesehen ist die Versendung der Liste per E-Mail an bestimmte Stakeholder. Geht so schön schnell und fördert Redundanzen und Inkonsistenzen. Der Projektleiter muss das dann irgendwie ausräumen. Darüber hinaus ist es für mich auch immer wieder ein großes Ärgernis zu sehen, dass Excel mit zunehmender Anzahl der Einträge von Open Issues bzw. To do Items sehr unübersichtlich wird und inhaltlich redundante Einträge geradezu fördert, die man dann sehr mühsam in Team Meetings identifiziert und herausfiltern muss. Da helfen auch die Filtermechanismen nur begrenzt. So etwas frustriert und ermüdet nicht nur den PM, sondern insbesondere die Teammitglieder und erweckt den Eindruck der PM habe seine Liste nicht im Griff. Dabei liegt das eher in der Natur des Tools begründet und der Tatsache, dass viele Mitglieder sich verständlicherweise gar nicht die Mühe machen eine über die Zeit gewachsene lange Excel Liste zunächst nach bereits bestehenden Einträgen zu einem Thema zu durchforsten bevor sie einen neuen und damit redundanten Eintrag anlegen. Ganz übel wird es dann in der berühmten Kommentarspalte, in der mit zunehmender Kommentarhistorie die Zeilen eines einzigen Eintrags immer größer werden und das Handling der Liste darunter fürchterlich leidet. Auch das Verlinken zu anderen Dokumenten, die einen Eintrag ggf. näher erläutern führt in der Praxis früher oder später zu vielen Problemen. Nicht nur diese Probleme sind es, warum ich Kanban Boards für das Issue und Taskmanagement heute viel besser finde, in denen Kommentare und längere Kommentarhistorien wesentlich übersichtlicher gespeichert sind, die Möglichkeit von Attachments besteht, die zentral und in historischen Versionen gespeichert werden etc. Beispielhaft seien genannt Trello, Asana, das relativ junge, neue Produkt Microsoft Planner und ähnliches. Excel als Instrument für die Projektplanung einzusetzen halte ich nur dann für sinnvoll, wenn es um den sehr speziellen Aspekt der Kosten-/Budgetplanung geht, nicht jedoch um die Vorgangsplanung und die Abbildung der teilweise komplexen Abhängigkeiten. Wer das versucht, macht sich spätestens bei Projekten mit mehr als 20 Vorgängen (also vermutlich die große Mehrheit aller wirklichen(!) Projekte) zu einem sehr unglücklichen Menschen. Excel ist einfach kein Werkzeug für die effektive und vor allem effiziente Planung von Abhängigkeiten zwischen einzelnen Vorgängen. Wer das trotzdem versucht, sei es manuell mit normalen Excel Funktionen oder gar mit VBA Unterstützung, der wird darauf einen Großteil seiner knappen und wertvollen Zeit verschwenden, spätestens bei Änderungen, Ergänzungen etc. So etwas ist und bleibt einfach die Domäne von klassischen PM Werkzeugen. Verzeihen Sie bitte die nachfolgenden ironische Bemerkung, die nicht an Sie adressiert ist: Wenn man „natürlich“ agile Vorgehensweisen als die einzig gültige und sinnvolle Vorgehensweise in Projekten zum unumstößlichen Dogma erhoben hat und dann konsequenterweise Gantt Charts als überflüssiges Relikt und teuflichen Repräsentant der „…längst überkommenen, kläglich gescheiterten klassischen Projektmanagement Methoden…“ erklärt, und sie damit als ein typisches und vollkommen überflüssiges Instrument des Teufels betrachtet, der hat natürlich recht, wenn er sagt, es reiche vollkommen aus, Excel für die Projektplanung verwenden, bpsw. um Burn-down Charts zu produzieren. Allerdings sehe ich mittlerweile auch schon wieder Leute, die zuzätzlich zu einem Kanban Board wieder klassische Ganttcharts in MS Project erzeugen, weil ihnen in Kanban Boards der Überblick über die Abhängigkeiten von Vorgängen und Tasks fehlt Lehne ich nun Excel als Werkzeug im PM ab? Nein, mit Sicherheit nicht, aber ich rate zu einer differenzierteren Betrachtung. Leider haben immer noch in vielen Unternehmen die PM´s kaum ein anderes Werkzeug zur Verfügung und häufig auch keine eigenen Budgets, um sie beschaffen zu können. In diesem Fall befürworte ich notgedrungen den Einsatz von Excel, denn bevor man gar nichts hat, verwende man lieber ein schlechtes Tool. Den PM beneide ich jedoch nicht um die vielen Überstunden, die er von vorneherein neben seiner eigentlichen Hauptaufgabe - der Steuerung des Teams - einplanen sollte. In aller Regel gibt es in solchen Fällen nämlich auch kein Project Office oder gar ein PMO, das ggf. einen Teil der Excel Frickelei abnehmen könnte. Dort jedoch, wo die IT Abteilung grundsätzlich ein PM Werkzeug (sei es Microsoft Projekt oder irgendein anderes vergleichbares Tool) im Angebot hat, möge man bitte versuchen es auch zu nutzen, auch wenn es natürlich erst einmal erhebliche(!) Einarbeitung und zusätzlichen initialen Aufwand erfordert. Dieser Aufwand zahlt sich mit einiger Verzögerung, dann aber spürbar aus. All denjenigen, die Microsoft Projekt ablehnen, aus zunächst scheinbar guten nachvollziehbaren Gründen, sei aus eigener Erfahrung versichert, dass es bei einem näheren Blick auf die Ursachen der Probleme in weit über 70 Prozent aller Fälle mangelnde Schulung war und sehr selten durch funktionale Defizite des Herstellers bedingt ist. Excel möge man bitte für das Controlling der Projektkosten sowie für Earned Value Analysen und ähnliches verwenden, wenn man - wie vermutlich die meisten PM´s - leider nicht auf eine leistungsstarke multiprojektfähige, serverbasierte PM Software zurückgreifen kann, die auch für solche Zwecke sehr leistungsfähigen Analyse-, Controlling- und Berichtsfunktionalität zur Verfügung stellt und bei der – im Gegensatz zu Excel – die jeweiligen Tools, Methoden und Werkzeuge zu großen Teilen miteinander integriert sind, was ebenfalls Zeit und Geld sparen kann, vor allem aber der Qualität des Berichtswesens und des Projektreporting deutlich zu Gute kommt. So etwas mit Excel abbilden zu wollen, ist nicht wirklich praktikabel, sorgt für Frustration, Ärger und Stress.