"Die Kollegen verstehen gar nicht, was Ihnen entgeht. Wir haben jetzt so tolle technische Möglichkeiten, die umständliche Arbeitsabläufe viel eleganter machen und alles, was ich höre, ist Gemotze." Wenn es einem Projektleiter die Laune verhagelt, kann das schon mal an Kollegen liegen, die keinen Sinn für visionäre Ideen haben. "Da kann man noch so viel erklären, welche neuen Funktionen wir dahaben, sie verstehen es einfach nicht.", resignierte mein Projektleiter mir gegenüber neulich.

Projektkommunikation gehört zum Alltag eines jeden Projektleiters. Das ist banal. Dennoch mangelt es oft an Ideen, wie Kommunikation genutzt werden kann, um die Motivation der Mitarbeiter zu erhöhen. Die Strategien und Visionen hinter dem Projekt werden entweder nicht verstanden oder dem Kollegium mangelt es an Antrieb, um die Ziele Ihres Projekts zu verfolgen.

"Du musst es ihnen halt einfach erklären!", bekam mein Projektleiter dann zu hören. "Och Mist," denkt der. "Ich rede mir den Mund fusselig über die neuen Features, aber die Kollegen wollen das nicht verstehen. Außerdem habe ich für sowas gar keine Zeit. Ich muss mich um das Projekt kümmern."

Projektkommunikation soll dem Projekt helfen – nicht mehr Arbeit verursachen

Das ist die Art von Projektkommunikation, die viel Arbeit macht und wenig bringt. Der Projektleiter kommuniziert zielgerichteter, wenn er weiß, welche Beispielgeschichten den Nutzen der neuen Funktionen verständlich erklären.

Bevor Sie Ihre Mitarbeiter von einer Idee begeistern können, sollten Sie sich im Sinne des Change Managements zunächst über die Ausgangslage bewusst werden. Wo stehen die Mitarbeiter und was sind ihre Erwartungen? Welchen Nutzen erwarten die Mitarbeiter von der neuen Lösung? Wenn Sie sich über diese Ausgangslage bewusst sind, geht Ihnen die Projektkommunikation leichter von der Hand und Sie haben damit auch weniger Arbeit.

Kommunikation passiert immer – nur nicht immer wie gewünscht

Natürlich ist es wichtig, dass das Projekt nach außen einen guten Eindruck macht und Sie die Stakeholder regelmäßig informieren, doch auch die Kommunikation innerhalb des Projekts ist von großer Bedeutung. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht regelmäßig motivieren und Begeisterung für Ihr Projekt schaffen, werden diese ganz andere Informationen über das Projekt ins Unternehmen tragen, als Sie als Projektleiter es beabsichtigen.

In einem meiner letzten Projekt führten Sachbearbeiter einen großen Teil der fachlichen Tests durch – also die Kollegen, die das System später auch nutzen würden. Entsprechend groß war die Erwartungshaltung der Kollegen aus den Abteilungen, die nicht am Test beteiligt waren: "Erzähl mal, was kann dann das neue System", war eine häufige Frage in der Kaffeeküche. "Heute hat mal wieder gar nichts funktioniert. Ich habe einen dicken Fehler in der Abrechnung gefunden und die IT war den ganzen Tag damit beschäftigt, die fehlenden Parameter richtig einzustellen. Ich komme mit meinen Tests gerade gar nicht gut voran."

Bei diesem Bericht live aus dem Projekt nehmen die Kollegen eine Botschaft mit, die so gar nicht gewollt ist: "Wir verbringen ganz viel Zeit mit Tests, die gar nichts bringen". Stimmt natürlich nicht, aber das versteht auf den ersten Blick nur der Testmanager und der Projektleiter, beides Profis in diesem Gebiet. Die Kollegen aus der Sachbearbeitung nehmen genau die Botschaft "es funktioniert nicht und es dauert lange" mit und erzählen sie weiter. Wie kann man da gegensteuern?

Mit 5 Leitlinien zu einer gelungenen Projektkommunikation

1. Denken Sie immer an den Nutzer!
   Viel wichtiger als die einzelnen Features und Funktionen sind für die Fachabteilungen und späteren Anwender die Fragen "Was kann ich damit machen und wie erleichtert das meine Arbeit?" Beantworten Sie also statt "wie funktioniert das?" die Frage "was nutzt das?"
2. Arbeiten Sie mit einem Beispiel, das alle verstehen!
   Fragen Sie sich, welches Beispiel eingängig und einfach genug ist, um den Nutzen der Projektlösung für alle zu erklären. Das ist vielleicht ein oberflächliches Beispiel, aber wichtig ist, dass es alle verstehen.
3. Je anschaulicher Sie den Nutzen erklären, desto besser! Nehmen Sie dazu immer die Perspektive des Anwenders und späteren Nutzers ein, niemals die des Projekts. Außerhalb des Projekts interessiert es niemanden, ob Meilenstein 32a zwei Tage früher oder später erreicht wurde. Antworten auf die Frage "Was bringt mir das?" sind hier hilfreicher als Antworten auf "Wie geht das?"
4. Kommunizieren Sie regelmäßig!
   Wenn das Projekt zu selten kommuniziert, gerät es bei den meisten in Vergessenheit. Damit sinkt die Aufmerksamkeit auf ein möglicherweise wichtiges Thema und anfängliche Begeisterung verpufft. Bei anderen befeuert langes Schweigen ("Da gibt es offenbar ein paar Komplikationen)".
5. Seien Sie ehrlich und schaffen Sie Transparenz!
   Auch wenn es im Projekt mal eng ist oder nicht so gut läuft: Nachrichten über das Projekt gibt es immer. Kommunizieren Sie zu wenig und halten Informationen zurück, entsteht Raum für angebliche Insider-Informationen, die gerne über die Kaffeeküche verteilt werden.

Fazit: Die richtige Geschichte bringt Ihr Projekt voran

Egal welche Projekte Sie in Zukunft für Ihre Firma planen. Sie werden immer auf die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter angewiesen sein.

Nutzen Sie Geschichten, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren und konzentrieren Sie sich auf die Perspektive der zukünftigen Anwender. Antworten auf die Frage "Was habe ich davon?" sind viel interessanter als nüchterne Informationen über Funktionen. Sonst wird aus einem "Wie geht das?" schnell ein "Was soll das denn?"

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