Die üblichen Verdächtigen, die mich von der Arbeit abhalten sind:

• Telefon
• E-Mail
• Meeting

Gegen diese unheilige Dreifaltigkeit der Arbeitsverhinderung scheint kein Kraut gewachsen. Ich habe eine Vermutung, warum das so ist und zwei Lösungsvorschläge.

Telefon, E-Mail und Meeting sind auch nur Menschen

Wir wissen alle ganz genau, dass es weniger das Klingeln des Telefons, das Ping der E-Mail-Benachrichtigung oder der drohende Meeting-Termin im Kalender sind, die uns vom Arbeiten abhalten. Mit einer vernünftigen Telefonsoftware, die mit dem CRM (Customer-Relationship-Management) verknüpft ist, kann ich auf einen Blick sehen, wer anruft und kann abwägen, ob sich die Unterbrechung lohnt, beziehungsweise der Anrufer wichtig ist. In Konzentrationsphasen bietet es sich an, das Telefon komplett stumm zu schalten. Die Anrufer rufe ich anschließend zurück.

Die E-Mail-Benachrichtigungen kann ich deaktivieren und stattdessen einen fixen Zeitraum für die Abarbeitung des Posteingangs einplanen (siehe dazu auch den Tipp "Mit der WO-Methode die E-Mail-Flut im Griff"). Meetings kann ich wahrscheinlich nicht schwänzen, aber mit guter und zeitnaher Vorbereitung kann ich sie zumindest gedanklich verbannen, bis der Termin wirklich stattfindet.

Wenn es sich um ein komplexes Thema handelt, gehe ich gerne schon zwei Wochen vor dem Termin in die Vorbereitung um meine Gedanken zu ordnen und eventuell benötigte Dokumente zusammenzustellen. Meist reicht es aber, wenn man sich zwei bis drei Tage vor dem Termin damit auseinandersetzt. Grundsätzlich versuche ich, einen Tag vor dem Meeting alles Wichtige zusammen zu haben.

Gefühlt wird der Berg an Aufgaben mit jedem Telefonat, jeder E-Mail und jedem Meeting größer. Denn hinter jeder Störung steckt ein Mensch. Und der hat Bedürfnisse, die er oder sie über eines der Medien kundtut. Das gilt sowohl für Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten, als auch für Kollegen und Vorgesetzte. Und einen Menschen kann man nicht einfach stumm schalten.

Bei Anruf: Klärung, bei E-Mail und Meeting: Unklarheit

Ich habe allerdings einen Unterschied festgestellt zwischen Anruf und E-Mail, bzw. Meeting. Ersteres dient meistens der Klärung. Man findet etwas nicht oder weiß nicht gleich die Antwort. Meiner Erfahrung nach führt ein Anruf in den meisten Fällen zur Erledigung einer Aufgabe. Schließlich geht es oft schlicht darum, fehlende Informationen einzuholen (um im Gespräch mehr zu erfahren, hilft die "Die 3-Sekunden-Regel"). Das unterbricht zwar den Arbeitsfluss, lässt sich aber durch eine gute Telefonsoftware oder das gezielte, zeitlich begrenzte Stummschalten regeln.

Hingegen werden E-Mail und Meeting meist dazu genutzt, um die Aufgabe vom eigenen Tisch zu bekommen: Auf Senden klicken und schon kann man hinter die Aufgabe einen Haken setzen. Im Meeting bespricht man ein Thema und hakt es damit gedanklich auch ab. Leider ist dem aber nicht so. Meist führt das nur zu einem E-Mail-Ping-Pong oder einem Meeting-Marathon.

Lösung 1: E-Mails mit klarer Ansage

Mittlerweile ist der Umgangston in den meisten Unternehmen kollegial, zuvorkommend und fast schon freundschaftlich. Das schafft ein angenehmes Arbeitsklima und ist per se nicht schlecht. Viele E-Mails kommen jedoch entweder im Plüschmantel daher und lesen sich eher wie ein hübsch verpackter Vorschlag, als eine klare Anweisung oder Fragestellung. Oder es handelt sich um digitale Schnitzeljagden in E-Mail-Form. Wir haben uns irgendwie abgewöhnt, kurz und knapp zu schreiben, was Sache ist und was wir vom anderen wollen bzw. brauchen.

In einer E-Mail sollte stehen:

1. Warum melden Sie sich beim Adressaten? Darüber sollte bereits der Betreff Auskunft geben.
2. Was genau benötigen Sie? Bulletpoints sind hier sehr zu empfehlen.
3. Welche Informationen/Dokumente müssen Sie übermitteln, damit der Adressat nicht rückfragen muss?
4. Muss auf etwas speziell geachtet werden?
5. Bis wann, Datum und wenn nötig Uhrzeit, soll das erledigt sein? Vermeiden Sie die Wörter "zeitnah", "so schnell wie möglich", "es eilt nicht".

Gegen eine höfliche oder nette Einleitung und ein Dankeschön mit Gruß ist natürlich gar nichts einzuwenden. Aber ich möchte keinen Roman lesen müssen (siehe dazu auch den Beitrag "Mit E-Mails arbeiten: So kommunizieren Sie effektiv").

Lösung 2: Meetings mit klarer Agenda und Zielsetzung

Kling total logisch und simpel. Schließlich könnte man doch davon ausgehen, dass erst dann Termineinladungen versendet werden, wenn man weiß warum und wozu man sich überhaupt trifft. Aber viele Meetings sind leider häufig:

• Brainstorming-Sessions, wo jeder seinen Senf dazu geben darf und sich beim Hinausgehen um des wahnsinnig kreativen (aber leider viel zu teuren) Vorschlags auf die Schulter klopfen lässt.
• Auskotz-Sessions, wo jeder mal seinem Ärger Luft machen darf und sich am Ende doch jeder mit dem Status-Quo abfindet.
• Problem-Zerpflück-Sessions, wo als "Ergebnis" ein klar beschriebenes Problem wie bestellt und nicht abgeholt im Raum stehen bleibt.

Im Idealfall jedoch sollten die Teilnehmer am Ende des Meetings ihre bestehenden Aufgaben erfolgreich erledigen oder gleich ganze Projekte abschließen können (siehe dazu auch den Tipp "Vereinbaren Sie in Besprechungen 'Next Steps'"), oder mit neuen, klar definierten Aufgaben und Projekten betraut sein können (siehe dazu auch den Tipp "Protokolle machen Meetings effizient!").

Überlegen Sie sich also vor der Terminplanung für ein Meeting folgendes:

1. Warum ist der Termin wichtig? Formulieren Sie eine klare Frage- oder Problemstellung, die es zu diskutieren und im Idealfall zu lösen gibt.
2. Warum ist der Termin jetzt wichtig? Formulieren Sie klar, warum der Termin zeitnah stattfinden muss und nicht verschoben werden kann.
3. Wer muss für die (Er)Klärung dieser Frage- oder Problemstellung anwesend sein?
4. Ist ein entscheidungsbefugter Teilnehmer jetzt schon notwendig?
5. Welches Ziel soll mit dem Meeting erreicht werden?
6. Gibt es Informationen oder Dokumente, die den Teilnehmer vorab gegeben werden müssen?
7. Welcher Handlungsanweisung kann am Ende des Meetings stehen? Das kann eine einfache Priorisierung bis hin zur klaren Aufgabenverteilung sein.

Ich bin mir sicher, wenn wir das alle diszipliniert machen, erledigen sich schon mal 50% aller Meetings dadurch, dass wir in der Beantwortung dieser Fragen den Grund für das Meeting eliminieren. Für die anderen 50% der Meetings sind die Rahmenbedingungen klar gesteckt. Die Teilnehmer wissen, was sie nun warum in welcher Art und Weise bis wann zu erledigen haben. Und es kann endlich einfach nur gearbeitet werden.