Phillip Kühn, Projektleiter für Großprojekte und gleichzeitig Teamleiter eines kleinen Teams von Projektleiter:innen, ist verzweifelt. Seit einigen Wochen hat er den Eindruck, dass sein Projekt ins Stocken gerät. Klar, es ist ein großes Projekt, eben ein Tanker und kein schnelles Beiboot, da kann man schon einmal das Gefühl haben, dass es nicht richtig voran geht. Aber Phillip Kühn beschleicht der Gedanke, dass in seinem Projekt noch etwas ganz anderes eine Rolle spielt.

Neulich gab es im Teammeeting der Projektleitungen eine merkwürdige Situation. Martin Keller, der Kollege und Teilprojektleiter, berichtete vom Stand seines Teilprojektes und den neusten Entwicklungen. "Moment mal," unterbrach ihn Phillip Kühn. "War nicht vereinbart, dass das Ziel dieses Projekts direkt auf die Erhöhung des Umsatzes einzahlt?" "Nein, nein!", entgegnet Kollege Keller selbstsicher. "Es geht klar um die Erhöhung der Marge. Da bin ich mir sehr sicher, der Kunde hat mir das extra noch einmal im direkten Gespräch gesagt." Phillip Kühn ist irritiert. Diese Information widerspricht den ihm bekannten Projektzielen.

In süffisantem Ton legt Martin Keller noch einmal nach: "Kann es sein, dass Du als Gesamtprojektleiter gar nicht in der Lage bist, dieses große Projekt zu überblicken? Und besonders beliebt bist Du bei unserem Kunden wohl auch nicht, sonst hätte er Dir ja etwas erzählt." Herr Kühn ist wie vor den Kopf gestoßen. Das Verhalten seines Kollegen hat ihn vollkommen überrascht. Ja, sein Kontakt zum Kunden war in letzter Zeit nicht so regelmäßig, aber Herr Kühn ist sich sicher, dass der Kontakt besser ist, als Herr Keller ihn jetzt darstellt. Während Martin Keller mit kräftigem Schritt in Richtung Chefbüro davon geht, fragt sich Phillip Kühn, was das alles zu bedeuten hat. "Warte mal ab, was noch alles passieren wird!", ruft Herr Keller seinem Teamleiter beim Vorbeigehen noch zu.

Einige Stunden später hat Herr Kühn sein wöchentliches Jour Fixe mit dem Chef. Der spricht ihn auf das Großprojekt an und möchte einen Statusbericht, den Phillip Kühn bereitwillig gibt. "Herr Kühn, Sie sind sich doch bewusst, wie wichtig das Projekt für uns ist. Meinen Sie nicht, Sie sollten besser informiert sein, was in Ihrem Team läuft? Mir kamen da Ereignisse zu Ohren. Wir als Führungskräfte müssen immer wissen, was unsere Kunden wollen. Sonst tun wir einfach nicht unseren Job."

Mit hochrotem Kopf, voller Scham und gleichzeitig Unverständnis verlässt Herr Kühn das Jour Fixe. Im Vorbeigehen sieht er Martin Keller und die anderen Kollegen an der Kaffeemaschine stehen, Martin Keller wirft einen scharfen Blick in Richtung seines Teamleiters, während er den Kollegen sein neues Firmen-Smartphone der Oberklasse vorführt.

Was passiert hier gerade?

Phillip Kühn scheint in eine sehr unschöne Situation hineingeraten zu sein. Nachdem er sich wieder gesammelt hat, führt er das tägliche Teammeeting durch. Dabei bemüht er sich besonders um Offenheit und Transparenz. Aber der Projektleiter Martin Keller spielt offensichtlich ein anderes, möglicherweise heimliches Spiel. Arbeitet Herr Keller an einer Projektblockade oder sogar daran, Herrn Kühn abzulösen auf seinem Posten?

Herr Kühn hat den Eindruck, dass ihn sein Kollege Keller persönlich angreift und ihm und den anderen Kollegen gegenüber zu demonstrieren versucht, dass er der bessere Kundenbetreuer ist. Der Chef scheint Herrn Kellers Meinung, Herr Kühn würde den Kunden unzureichend betreuen, übernommen zu haben und verunsichert Herr Kühn durch seine indirekte Kritik an seinen Qualitäten als Führungskraft. Herr Kühn fühlt sich wie in einer Sackgasse. Es kommt ihm vor, als hätte sich alle Welt gegen ihn verschworen. Was kann er tun?

Aus dem Schatten in das Licht holen

Heimlichkeiten und sogar eine Schattenagenden scheint es sehr häufig zu geben. Aber nicht immer entspricht dieser Eindruck den Tatsachen. Ein einfaches Beispiel: Nicht immer wird uns alles berichtet. Manchmal geschieht dies aus reiner Vergesslichkeit oder ein Umstand wird vom Gegenüber als weniger wichtig erachtet. Das ist ein normaler menschlicher Vorgang, der auf Betroffene aber wie eine Heimlichkeit wirken kann. Was wir für wichtig und erwähnenswert halten, hängt stark mit unseren eigenen Bewertungsrastern und mentalen Modellen zusammen. Durch frühere Erfahrungen mit ähnlichen Situationen, intuitive Wahrnehmungen und individuelle Bewertungsraster haben wir ein inneres Modell davon, wie etwas funktioniert, bzw. wie sich die Welt und Menschen verhalten oder gebärden sollten. Dieses innere Modell wird auch mentales Modell genannt. Es hilft uns, unsere Welt zu sortieren und auf Dinge angemessen zu reagieren.

Zu Phillip Kühns mentalem Modell von Projektarbeit gehört ein offener und transparenter Umgang mit Projektzielen, Kundenwünschen und Terminen. Daher irritiert ihn die Zielverschiebung seines Projekts, insbesondere weil sein Teilprojektleiter Keller ihn darüber informiert. Herr Kühn vermutet aufgrund des Verhaltens von Herrn Keller, dass dieser die Zielverschiebung angestoßen hat, und dass dahinter eine Schattenagenda steckt, also Herr Kellers eigenes, heimliches Ziel. Herr Kühn hat zwei Möglichkeiten darauf zu reagieren, je nachdem, was die tatsächliche Ursache für sein Dilemma ist.

Mit Offenheit und Nachfragen zu mehr Transparenz

Phillip Kühn kann sich selbst treu bleiben, indem er weiterhin an Offenheit und Transparenz festhält. Das ist ein guter Ansatz, um durch gezielte Fragen den Sachverhalt zu klären. Ist es wirklich so, dass Herr Keller zum Chef gegangen ist oder hat es sich für Herrn Kühn nur so dargestellt? Haben sich die Projektziele tatsächlich verändert, oder hat der Ansprechpartner beim Kunden etwas falsch verstanden, bzw. wiedergeben? In einer solchen Situation können wir jeweils in einem Vier-Augen-Gespräch den Sachverhalt klären. Dabei helfen folgende Tipps: