Projektmanagement nach dem IPMA-Standard – das verspricht pm-smart. Was damit gemeint ist, wird bei einem Blick auf die Software schnell deutlich: Das Programm bietet spezielle Funktionen für viele Methoden des ICB4-Kanons, die in anderen Produkten oft gar nicht unterstützt werden. Dazu gehören beispielsweise eine Stakeholder-Analyse, Organisationspläne für das Projektteam und ein grafischer Projektstrukturplan. Mit diesem Alleinstellungsmerkmal – und natürlich den "üblichen" PM-Funktionen wie Termin- und Ressourcenplanung – pflegen Anwender in der Software das komplette Projekthandbuch und haben so alle Projektinformationen an einem zentralen Platz. Zu Anwendern der Software zählen Unternehmen wie der Technologie- und Industriegüterkonzern voestalpine AG, der Automobilzulieferer Magna Steyr, der Flughafen Wien sowie die Raiffeisen-Bank.

Dashboards nach Bedarf

Die aktuelle Version bietet eine überarbeitete Bedienoberfläche: Klar strukturierte Dashboards fassen wichtige Informationen aus dem Projekt zusammen und gewähren Zugriff auf die verschiedenen Funktions-Module. Für Einzel- und Multiprojektmanagement gibt es jeweils getrennte Dashboards (Bild 1).

Bild 1: Über das Einzelprojekt-Dashboard und die diversen Programm-Module werden Projekte bearbeitet

Wählt man eine Programmfunktion wie etwa den Projektstrukturplan aus, öffnet sich das entsprechende Modul jeweils in einem gesonderten Fenster. Die Module kann man also parallel nutzen, z.B. um den Terminplan im Gantt-Diagramm anzupassen, während man die Projektstruktur im grafischen Strukturbaum bearbeitet. Die geöffneten Fenster zeigen immer das im Dashboard ausgewählte Projekt. Wenn Dashboard und Modul-Fenster auf dem Bildschirm nebeneinander angeordnet werden, können so z.B. zügig die Projektaufträge mehrerer Projekte nacheinander durchgesehen und bearbeitet werden.

Neben Menüpunkten können Dashboards auch Informationsabschnitte enthalten, Info-Widgets genannt. Das neue, komplett überarbeitete Release bietet zunächst zwar nur ein einziges Widget für Projekt-Kennzahlen. Zukünftige, noch für 2019 angekündigte Versionen sollen hier allerdings mehr Flexibilität bieten. Schon heute bieten Grafiken auf dem Dashboard bei Bedarf zusätzliche Orientierung. So lassen sich die Funktionen z.B. nach dem verwendeten Prozessmodell gruppieren. Das PMO kann so verschiedene, an den jeweiligen Projekttyp angepasste Oberflächen entwickeln, die auch Gelegenheits-Anwender mit einer klaren Struktur und ruhigem Design bei der Projektarbeit unterstützen. Wer nicht alle Funktionen auf einem einzigen Dashboard unterbringen möchte, kann sie auch auf verschiedene Registerkarten verteilen. Wichtige Funktionen kann der Anwender in der persönlichen Favoriten-Liste sammeln und diese eventuell auch gleich als "Mini-Menü" für den Schnellzugriff in einer Ecke des Desktops platzieren.

Projektaufträge entwickeln

Ein klarer Projektauftrag legt das Fundament für ein erfolgreiches Projekt. Hinter der entsprechenden Funktion in pm-smart verbirgt sich ein konfigurierbares Formular, in dem die Projektziele und Erfolgsfaktoren, der Business Case sowie das Projektteam dokumentiert werden.  Die Informationen gibt man auf mehreren Karteireitern in Textfeldern, Listen und Tabellen ein. Wie der Projektauftrag genau aussieht, legt das PMO jeweils für die einzelnen Projekttypen fest. Zu guter Letzt wird der fertige Entwurf des Projektauftrags dann zur Freigabe eingereicht.

Webportal für Genehmigungsprozesse

Für den Genehmigungsprozess bietet pm-smart E-Mail-Benachrichtigungen und eine Weboberfläche, in der die Entscheider den Auftrag als PDF einsehen und freigeben. Das funktioniert auch für sonstige Genehmigungen, die in Projekten so anstehen. Zusatzlizenzen sind für die Web-Freigabe nicht erforderlich, auch externe Projektpartner können also leicht eingebunden werden. Die Weboberfläche bietet sich auch für Projektmitarbeiter an, die in der Regel keine umfangreichen Planungsfunktionen benötigen, um z.B. ihre Fortschritte bei der Umsetzung der Projektaktivitäten zurückzumelden. Im webbasierten Mitarbeiterportal überblicken die Projektmitarbeiter ihre aktuellen Projektaufgaben, ihre Auslastung und erfassen geleistete Projektarbeitszeiten. Auch Funktionen zur Organisation von Kleinaufgaben (To-Dos) und für die Planung und Dokumentation von Projektbesprechungen stehen den Nutzern dort zur Verfügung.

Team-Organigramm

Die Philosophie von pm-smart ist, möglichst alle Methoden der IPMA und des PMI zu unterstützen. Im Zusammenhang mit dem Projektantrag wird das auch am Modul "Projektorganisation" (Bild 2) deutlich. Eine eher ungewöhnliche Funktion, die einen raschen Überblick über das Projektteam bietet und sich (leider) in kaum einer anderen Software findet. In den meisten Fällen erstellen Anwender dann entsprechende Darstellungen in PowerPoint. In pm-smart kann dieser Umweg entfallen. Die Software wird somit gleichermaßen zum Werkzeug für die Planung wie auch für die Dokumentation. Falls noch nicht alle konkreten Teammitglieder feststehen, trägt man einfach Rollen oder Skills im Organigramm ein. Die können dann später durch namentliche Ressourcen ersetzt werden.