Als ich das neulich TV-Duell zwischen Angela Merkel und Martin Schulz anschaute, kam mir der Gedanke: Wie schön, wenn Politiker auch mal klare Kante zeigen und ehrlich sagen würden, was Sache ist. In Projekten passiert das oft.

Projektleiter: Ehrlicher als Politiker

Erst neulich sagte der zuständige Projektleiter bei einem Mittelständler vor dem Lenkungsausschuss: "Wenn das so weitergeht, fährt das Projekt in drei Monaten vor die Wand. Ist ja auch kein Wunder! Keiner trifft die nötigen Entscheidungen, keiner hat Zeit für uns, kaum einer hier im Unternehmen weiß, wie Projektmanagement geht."

Keine drei Minuten später sagt der Geschäftsführer: "Danke, das war’s, Sie können gehen." Er warf ihn aus der Sitzung. Wenn ich diese Episode in Projektmanagement-Trainings erzähle, geht die Empörung hoch: "Wieso denn? Der Mann hat doch bloß die Wahrheit gesagt! So läuft das in vielen Projekten. Auch bei uns! Aber die da oben haben ein Problem mit der Wahrheit. Die wollen lieber angelogen werden." Wollen sie das wirklich – oder möchten sie etwas anderes?

Was möchten alle Menschen?

Einfache Antwort: Gut dastehen. Alle wollen das. Der Projektleiter, der Lenkungsausschuss, die Teammitglieder, die Linie, die Entscheider. Nach "Keiner trifft die nötigen Entscheidungen!" stehen jedoch die Entscheider gar nicht gut da. Daher der Rauswurf aus der Sitzung.

Als Projektverantwortlicher kann ich meinem Frust Luft machen, indem ich sage: "Und seit drei Monaten warten wir auf Rückmeldung aus der Fertigung, wie weit das Projekt bei denen überhaupt ist!" Das stimmt – aber man muss trotzdem weiter mit den Leuten in der Fertigung arbeiten und reden. Und nach so einem Vorwurf, so einer Bloßstellung, haben diese verständlicherweise wenig Lust dazu. Das hätten Sie und ich übrigens auch nicht.

Der Frust über Missstände im Projekt ist gerechtfertigt – die Erwartung bezüglich der Wirkung so einer Frustattacke ist es nicht. Nach so einer Attacke wird keiner sagen: "Sie haben völlig Recht und ab sofort werden wir Projekte ganz anders managen und danke auch, dass Sie uns vor versammelter Mannschaft die Leviten gelesen haben." Wird nicht passieren. Ist meines Wissens noch nie passiert. Was passiert: Die Angegriffenen sind stinksauer. Und geben Ihnen heftig Kontra. Und nichts ändert sich. Warum nicht?

Verpack das!

Projektleiterinnen und Projektleiter sind meiner Erfahrung nach meist hoch kompetente ExpertInnen. Das ist wichtig für den Erfolg von Projekten. In gewissen Situationen reicht Fachwissen jedoch nicht. Man sollte nicht nur Ahnung von der Sache haben, sondern auch von Verpackung. "Das Projekt floppt total, wenn F&E nicht endlich liefert!" – das ist Fakt.

Aber muss ich die Sache in eine Drohung, Schuldzuweisung, Bloßstellung oder einen Vorwurf verpacken? In den USA wird die öffentliche und politische Diskussion tatsächlich so persönlich, polemisch, verletzend "verpackt". Wir Deutschen haben glücklicherweise eine andere Kommunikationskultur: Wir reden sachlich.

Sachlich ist die beste Verpackung

Also könnte selbst, nein, sollte gerade ein völlig frustrierter Projektleiter nicht die Mit-Pauken-und-Trompeten-Verpackung um seine Botschaft wickeln, sondern ganz sachlich und ohne jede Schönfärberei sagen: "Das Projekt wird den nächsten Meilenstein um vier Wochen verfehlen, weil die Technik noch nicht läuft und das Design noch nicht den Zielgruppen-Anforderungen entspricht. Deshalb verfehlen wir auch den Endtermin um voraussichtlich drei Monate.

Wir können ihn halten, wenn wir uns für eine von drei Optionen entscheiden, die ich Ihnen gleich vorstellen werde. Wenn ich von Ihnen binnen 14 Tagen die Entscheidung bekomme, können wir den Rückstand aufholen." Hört sich logisch, überzeugend und einfach an – auch für Auftraggeber, Entscheider und Lenkungsausschuss. Was hört man stattdessen?

Verpackungsfloskeln oder beliebte Holzwege

• Die Hitliste führt an: "Chef, wir haben ein Problem!" Das will keiner hören. Kein Chef, Sie nicht und ich nicht, wenn wir ehrlich sind. Mit so einer meist völlig unbewusst gewählten "Verpackungsfloskel" provoziert man dumme Antworten geradezu, z.B.: "Dann lösen Sie das Problem – dafür bezahle ich Sie schließlich!"
• Ebenfalls beliebt: Eigentor-Wertungen, Bumerang-Ironie und versteckte Vorwürfe. Beispielsweise: "Leider hat ja nun Marketing immer noch nicht geliefert – wie so oft." Oder: "Schade, dass der Vertrieb bis heute kein brauchbares Marktkonzept vorgelegt hat." Das wirkt abwertend, beleidigend, ehrenrührig – auch und gerade, wenn "es stimmt".
• Nicht zu vergessen: Andeutungen, z.B.: "Die Technik ist noch nicht so weit." Was heißt das? Das heißt: "Die Mechanik braucht eine neue Steuerung, die Entwicklung dauert zusätzliche drei Wochen." Das ist Sache – und dabei sollte man bleiben: Sagen, was Sache ist – im Gegensatz zu den Politikern. Dann ist die Sache in fünf Minuten gegessen.

Testen Sie Ihre Verpackung! Versetzen Sie sich in die Lage von Vorgesetzten oder Kollegen und fragen sich, wie so etwas bei Ihnen ankommen würde. Gut sicher nicht. Aber die ignoranten Chefs und säumigen Abteilungen im Projekt "haben es doch verdient"? Nein. Sie haben keine Polemik-Verpackung verdient, sondern die Sache, die reine Sache und nur die Sache.

Keine Vorträge

Es gibt tatsächlich ProjektleiterInnen, die schaffen so einen Statusbericht vor dem Lenkungsausschuss in fünf Minuten – das ist ein schöner Nebeneffekt der Sachverpackung. Bleibt man bei der Sache, ist alles schnell gesagt. Manche reden jedoch eine halbe Stunde lang, um ihre Ansprechpartner "schonend" auf die schlechten Nachrichten vorzubereiten. Auch das ist eine unbrauchbare Verpackung.

Die beste Verpackung ist immer noch: kurz und knapp, präzise, konkret, mit drei Optionen zur Entscheidung, bis wann die Entscheidung gefallen sein sollte. Eine Verpackung ganz ohne Vorwürfe, Frust und Anschuldigungen. Das Motto ist: Wie steht es ums Projekt und wie geht es weiter? Verbunden mit: Und jetzt eine Entscheidung bitte. Manchmal sagen mir ProjektleiterInen: "Aber das ist alles gar nicht ganz so leicht!"

Wer übt, der kann

Nein, ist es nicht. Es sei denn, man trainiert das. Souverän und erfolgreich vor dem Lenkungsausschuss auftreten kann niemand von Geburt an. Wie niemand von Geburt an Bundesliga-Torschützenkönig wird: Deshalb trainiert man das. Do it yourself, im Seminar, Workshop oder im Coaching. Es gibt sogar Lenkungsausschüsse, die ihre ProjektleiterInnen darin schulen lassen, korrekt vor ihnen aufzutreten. Weil alle davon profitieren. Deshalb sollte das in jedem Training geübt werden.

Ich wundere mich immer, wenn Projektleiter mir berichten, sie seien eben im PM-Seminar gewesen – und es wurde nicht im Rollenspiel trainiert: Wie trete ich vor dem Lenkungsausschuss auf? Wie, bitteschön, soll man das denn sonst lernen? Aber dazu müssten die beauftragten Trainer dann schon wissen, wie es "dort oben" abläuft.

Wer das Verpacken für den Lenkungsausschuss, für Entscheider und Auftraggeber ein wenig übt, der und die kann das dann auch und kommt mit Anstand aus den Sitzungen wieder raus. Und mit Ergebnissen. Und Entscheidungen. Und das wollen wir schließlich alle.