Viele Projektleiter beginnen ihre Projektplanung damit, dass sie einen Balkenplan erstellen. Sie haben das Ziel klar vor Augen und gehen davon aus, dass sie genau wissen, was in welcher Reihenfolge getan werden muss. Zweifellos ist es sehr befriedigend, die eigene Vorstellung des Projektablaufs sofort in einen Terminplan umzusetzen - allerdings führt diese Vorgehensweise in der Regel zu erheblichen Verzögerungen im Projekt.

Terminpläne - nichts für die erste Planungsphase

Wenn ein Projektleiter zu Planungsbeginn einen Terminplan erstellt, geht er davon aus, dass er alle im Projekt anfallenden Aufgaben kennt. Bei einem Ein-Mann- oder Ein-Frau-Projekt mag das der Fall sein, in Projekten mit mehrere Beteiligten verfügt er aber meist nur über unvollständige Informationen. Einen weitgehend kompletten Überblick über die anfallenden Aufgaben erhält er nur, wenn er sich mit den anderen Beteiligten und Stakeholdern ausführlich bespricht. Auf diese Weise stellt sich oft heraus, dass eine Aufgabe nur erledigt werden kann, wenn zuvor ein oder zwei Hürden aus dem Weg geräumt werden.

Ein Beispiel: Ein Projektleiter aus der Entwicklung erstellt als erstes einen Balkenplan. Er weiß, dass für ein Produkt auch geworben werden muss. Er formuliert also die Aufgabe "Werbekampagne für das neue Produkt" und schließt sie an den Produktionsanlauf an. Hätte er sich mit dem Leiter Marketing abgestimmt, hätte er auch die aufwändigen Vorarbeiten wie z.B. die frühzeitige Beauftragung einer Werbeagentur rechtzeitig aufgenommen. Durch dieses Versäumnis gerät der Markteintritt zum Fehlstart.

Beginnen Sie Ihre Projektplanung nicht mit einem Terminplan. Man erliegt leicht der Illusion, eine solide Planung zu erstellen, tatsächlich aber wird versäumt, den Rahmen des Projekts abzustecken und zu klären, welche Aufgaben erledigt werden müssen und welche nicht. In der Folge kommt es im Projekt zu Verzögerungen. Mit gutem Grund behandeln alle Standards und Richtlinien die Erstellung des Terminplans als einen der letzten Schritte in der Projektplanung.

Projektstrukturpläne - Grundlage einer guten Planung

Um ein Projekt solide zu planen, sollte zunächst ein Projektstrukturplan (PSP) erstellt werden. Dieser enthält die vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente eines Projekts. Er gibt also Auskunft darüber, was alles getan werden muss.

Die Projektstrukturplanung bietet folgende Vorteile:

• Das Projekt wird scharf abgegrenzt. Was nicht im Projektstrukturplan steht, ist auch nicht Bestandteil des Projekts. Existiert ein verbindlich vereinbarter PSP, können die Projektbeteiligten nicht ohne Weiteres zusätzliche Aufgaben in das Projekt aufnehmen, sondern müssen einen offiziellen Änderungsantrag stellen.
• Für alle Beteiligten wird vollständige Transparanz und Übersicht geschaffen. Auftraggeber, Planer und Projektbeteiligte müssen sich deshalb klar zu den Einzelheiten des Projekts bekennen.
• Der PSP ermöglicht es, Defizite in der Aufgabenstellung zu erkennen. Sobald Fachexperten den Projektplan begutachten, sehen sie sofort, welche Lücken für die Problemlösung noch zu schließen sind.

Die Erstellung eines PSP und die Abstimmung mit den Beteiligten bedeutet harte Planungsarbeit. Es kann auch geschehen, dass ein Team auf Basis des PSP zu der Erkenntnis gelangt, dass ein Projekt nicht durchführbar ist. Es ist oft schwierig und unangenehm, seinen Vorgesetzten eine solche Erkenntnis zu vermitteln. Für das Unternehmen ist es aber besser, ein sinnloses Projekt erst gar nicht zu starten, anstatt den "point of no return" zu erreichen und das Projekt unter großen Verlusten abzuschließen.

Wenn Sie einen realistischen, durchführbaren Plan für Ihr Projekt erstellen wollen, beginnen Sie mit dem Projektstrukturplan und stimmen Sie ihn mit allen Projektbeteiligten detailliert ab.

Erstellung eines PSP

Für die Erstellung des Projektstrukturplans gibt es spezielle Software, auch lizenzfreie Opensource-Produkte. Sie können sich aber auch ganz schlichter Mittel bedienen, die genauso hilfreich sind:

• Kärtchenmethode an der Pinn-Wand
• Manuelle Erstellung einer Mindmap
• Software für Mindmaps
• Microsoft-Orgchart für einfache PSP
• Tabellenkalkulationsprogramme

Ich empfehle dringend, mit einer manuellen Methode zu beginnen und das Ergebnis erst dann elektronisch zu dokumentieren, wenn es weitgehend konsolidiert ist. Auf diese Weise haben Sie Ihr Projekt "im Griff"!