Im ersten Teil des Beitrags haben Sie erfahren, wie Sie in Outlook Aufgaben anlegen, mit Hilfe von Kategorien priorisieren und die zur Bearbeitung erforderlichen Daten einbinden. Der zweite Teil zeigt, wie Sie auch bei einer umfassenden Aufgabenliste stets für den nötigen Überblick sorgen, indem Sie individuelle Ansichten definieren und Ihre Liste damit auf Knopfdruck nach Ihren persönlichen Bedürfnissen darstellen, strukturieren und filtern.

Standardansichten

Standardmäßig stellt Outlook bereits einige Ansichten zur Verfügung, um die Aufgabenliste nach unterschiedlichen Kriterien zu sortieren (Tabelle 1). Damit können Sie z.B. schnell erkennen, welche Aufgaben überfällig sind, was Sie in den nächsten sieben Tagen erledigen müssen oder welche Aufgaben Sie an andere Personen übertragen haben.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um zwischen den Ansichten zu wechseln:

• Über das Menü: Wählen Sie im Menü Ansicht / Anordnen nach / Aktuelle Ansicht die gewünschte Ansicht aus.
• Über die Symbolleiste: Schneller geht es durch Klick auf die Schaltfläche "Aktuelle Ansicht". Im Pulldown-Menü können Sie direkt die gewünschte Ansicht auswählen.

Bild 1: Über die Symbolleiste wechseln Sie schnell zwischen verschiedenen Ansichten.

• Im Navigationsbereich: Ab Outlook 2003 haben Sie die Möglichkeit, die gewünschte Ansicht im Navigationsbereich links direkt auszuwählen - das ist die schnellste Methode.

Eigene Ansichten anlegen

Haben Sie eigene Kategorien erstellt, z.B. um Ihre Aufgaben unterschiedlichen Projekten zuzuordnen oder sie nach bestimmten Kriterien zu priorisieren, reichen die Standardansichten nicht aus. Sie müssen eigene Ansichten definieren, um Übersicht in Ihrer Aufgabenliste zu schaffen. Wie Sie dazu vorgehen, soll ein einfaches Beispiel erläutern. Das Grundprinzip können Sie beliebig abwandeln, um Ansichten nach Ihren Bedürfnissen zu erstellen.

Beispiel

Nehmen wir an, Sie haben ein persönliches Ziel formuliert und die entsprechenden Maßnahmen (Aufgaben) zur Ereichung des Ziels in die Aufgabenliste übertragen. In der Standardansicht von Outlook werden diese Aufgaben gemeinsam mit allen anderen Aufgaben (z.B. geschäftlichen, privaten etc.) angezeigt, was die Übersicht einschränkt. Um diese zu verbessern, legen Sie jeweils eine Ansicht an für private Aufgaben, für geschäftliche und in unserem Fall noch eine Ansicht für Aufgaben, die Ihr persönliches Ziel betreffen. Und so gehen Sie dazu vor:

Zunächst müssen Sie die entsprechende Kategorien anlegen und Ihren Aufgaben zuweisen

1. Öffnen Sie das Dialogfeld "Kategorien" mit Bearbeiten / Kategorien und klicken Sie dort auf den Button "Hauptkategorienliste". (Um das Dialogfeld zu öffnen, muss eine beliebige Aufgabe in der Liste markiert sein - andernfalls ist der Menüpunkt Kategorien deaktiviert.)
2. Geben Sie im Eingabefeld nacheinander die gewünschten Kategoriennamen ein - in unserem Beispiel "PRIVAT", "GESCHÄFTLICH" und "MEIN ZIEL" -, klicken Sie jeweils auf "Hinzufügen" und abschließend auf "OK".
3. Markieren Sie in der Aufgabenliste alle Aufgaben, die Sie der gleichen Kategorie zuordnen möchten.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der markierten Aufgabe, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Kategorien und wählen Sie aus der Liste die entsprechende Kategorie aus. Diese wird allen markierten Aufgaben zugewiesen.

Verwenden Sie für Ihre eigenen Ansichten immer Großbuchstaben. So erkennen Sie diese in der Liste auf einen Blick.

Die Ansicht "MEIN ZIEL" legen Sie wie folgt an: