Kürzlich begleitete ich ein Projekt, in dem eine Cloudstrategie entwickelt und umgesetzt werden sollte – ein ganz klassisches Projekt im Rahmen der Digitalisierungsstrategie eines Konzerns. Nur war das Thema Cloud bei vielen Stakeholdern "vorbelastet", dabei weckte es ganz unterschiedliche negative Assoziationen.

Botschaften über Geschichten zu transportieren ist charmant: Selbst komplexe Inhalte werden über eine Geschichte unterhaltsam und leicht verständlich. Für ein Projekt kann das wichtig sein, wenn es auf die Unterstützung von Stakeholdern angewiesen ist, die den Projektinhalt aufgrund seiner Komplexität nicht vollkommen begreifen. Eine gute Geschichte vereinfacht daher, was zulässig ist, weil die Stakeholder nicht alle Details nachvollziehen können müssen – aber sie müssen vom Nutzen des Projekts überzeugt sein.

Je nachdem wer diese Frage hört, passieren im Kopf des Hörers ganz unterschiedliche Dinge: Der eine ist amüsiert, der andere sucht im Internet nach Bildern von Drachenjacken. Was das mit Projektmanagement zu tun hat? Eine ganze Menge! In den meisten Projekten wimmelt es von Fachbegriffen, komplexen Zusammenhängen und Besonderheiten, die selbst im Projektteam häufig nur eine kleine Gruppe von Experten versteht. Das ist erstmal nicht schlimm, aber in manchen Momenten ist es wichtig, dass alle im Projektteam verstehen, um was es geht. Und das sollte schnell, einfach und zuverlässig passieren.

"Die Basis erfolgreicher Projekte ist eine gute persönliche Beziehung zu Auftraggeber und Stakeholdern." Diesen Satz würde wohl jeder Projektleiter unterschreiben. Doch viele füllen diesen Satz nicht mit Leben – und wundern sich dann, wenn ihr Projekt in Schieflage gerät.

"Die Kollegen verstehen gar nicht, was ihnen entgeht. Wir haben jetzt so tolle technische Möglichkeiten, die umständliche Arbeitsabläufe viel eleganter machen und alles, was ich höre, ist Gemotze." Wenn es einem Projektleiter die Laune verhagelt, kann das schon mal an Kollegen liegen, die keinen Sinn für visionäre Ideen haben. Dabei kann der Projektleiter selbst viel dafür tun, um diesen Sinn bei den Kollegen zu wecken.

Als Projektleiter stehen Sie häufig vor der Aufgabe, bei Ihren Entscheidungen die Perspektiven aller übrigen Stakeholder im Blick zu haben. Mit dem Systemischen Vorgehen stellen Michaela Stach und Sigrid Hauer Ihnen eine Methode vor, mit deren Hilfe dies gelingt. Manchmal verhindert sie sogar, dass überhaupt Konflikte entstehen.

Fragen Sie sich als Projektleiter mit einem neuen Projekt auch manchmal: Wie wird es sein, wenn das Projekt vorbei ist und alles, was heute noch als Zukunftsmusik gilt, Routine ist? Wie werden die Kollegen mit der neuen Software, dem neuen Gebäude oder der neuen Anlage zurechtkommen? Fragen Sie sich auch: Wie fühlen sich die Veränderungen an, die das Projekt bringen wird? Falls ja, haben Sie vielen Kollegen einiges voraus.

Gründe für Projekte gibt es ganz viele und je nach Umfeld sind diese Gründe sehr unterschiedlich. Ein Grund kann Veränderung sein: etwas Innovatives entwickeln, eine neue Technologie umsetzen, eine unverbrauchte Methode einführen oder den Markt mit frischen Ideen aufmischen. All das sind gute Gründe, die ein Projekt notwendig machen – aber wie sehr motiviert uns das?