Mangelnde Verbindlichkeit ist in vielen Unternehmen ein fester, scheinbar unausrottbarer Bestandteil der Projektarbeit: Zugesagte Termine werden nicht eingehalten, Arbeitspakete nicht im vereinbarten Umfang abgeliefert, Projektmitarbeiter erscheinen unregelmäßig zu Meetings, Entscheidungen im Lenkungsausschuss werden wiederholt vertagt. Die Folgen der Unverbindlichkeit liegen auf der Hand: Zeit- und Budgetüberschreitungen, verärgerte Kunden und Projektmitarbeiter, die über die Unzuverlässigkeit des Kollegen enttäuscht sind. Die Projektleitung muss das Übel Unverbindlichkeit deshalb in den Griff bekommen oder zumindest lindern.

Im Grunde sind es zwei Fragen, auf die in der Praxis Antworten gefunden werden müssen:

1. Wie kann die Projektleitung proaktiv mehr Verbindlichkeit erreichen?
2. Was kann die Projektleitung unternehmen, wenn trotz klarer Vereinbarungen Unverbindlichkeit auftritt?

Proaktiv mehr Verbindlichkeit erreichen

Klare Vereinbarungen sind die Basis für Verbindlichkeit schlechthin – egal ob es sich um Projektmitarbeiter, Entscheidungsträger oder externe Kooperationspartner handelt. Ein gutes Werkzeug, um klare Vereinbarungen zu treffen und damit Verbindlichkeit zu erreichen, ist der Aktionsplan. Er legt fest, wer welche Aufgaben bis wann erledigt. Möchten Sie z.B. im Rahmen einer Sitzung einen verbindlichen Aktionsplan erstellen, müssen die Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine für alle Beteiligten klar sein. Um das zu erreichen, sollten Sie sich schon während und vor allem zum Ende der Besprechung folgende Fragen stellen:

• Verstehen die Beteiligten die Aufgaben, die sie erledigen sollen?
  Achten Sie darauf, dass Ziele und Hintergründe der Aufgaben transparent sind. Klären Sie Begriffe und Abkürzungen, um Missverständnisse zu vermeiden. Wenn der Projektmitarbeiter mit eigenen Worten darstellt, wie er seine Aufgabenstellung verstanden hat, können Sie als Projektleiter erkennen, ob er diese richtig erfasst hat.
• Ist jedem klar, welche Aufgaben und Verantwortung er hat?
  Eine klare Aufgabenverteilung ist unverzichtbar, um Verbindlichkeit zu erreichen.
• Sind feste und realistische Termine für die Erledigung von Aufgaben vereinbart?
  Verbindlichkeit steht und fällt mit definierten Zeitpunkten. Ein überprüfbares Datum (beispielsweise 16.05.2015) ist wesentlich verbindlicher als die recht vage Aussage "Ende Mai". Gerade Mai und Juni sind wegen der vielen Feiertage gefährliche Monate für Verbindlichkeit.

Wenn diese Punkte geklärt sind, dann steht das Kerngerüst des Aktionsplans (Tabelle 1).

In einigen Fällen ist es notwendig, auch die Vorgehensweise zu vereinbaren. Beispiel: Um das Aufgabenpaket erfolgreich zu bearbeiten, müssen mit den Kollegen Bauer und Hoffmannn aus der Produktion Abstimmungsgespräche auf Basis der Testergebnisse der Entwicklung stattfinden. Diese Ergebnisse müssen vorliegen und im Dokument ZY3 dokumentiert sein. Der erweitere Aktionsplan kann so zu noch mehr Verbindlichkeit beitragen (Tabelle 2).

Mit dem Aktionsplan ist das Fundament für Verbindlichkeit gelegt. Am besten sollte dieser zeitnah an alle Beteiligten geschickt werden. So werden nicht nur Missverständnisse unwahrscheinlicher, ein solches Protokoll der vereinbarten Aktionen trägt auch zu mehr Verbindlichkeit bei, getreu dem Motto "Wer schreibt, der bleibt".

Gemeinsame Regeln aufstellen

Durch gemeinsam aufgestellte Regeln zu Beginn des Projekts kann die Verbindlichkeit ebenfalls gesteigert werden. Wenn ein Projektmitarbeiter z.B. seine Aufgaben nicht bis zum vereinbarten Termin erledigen kann, so hat er die Verantwortung, die Beteiligten rechtzeitig darüber zu informieren.

Hürden auf dem Weg zu klaren Vereinbarungen

Die Ausarbeitung eines Aktionsplans ist wahrlich alles andere als kompliziert. Es stellt sich daher die Frage, warum dieses Instrument im Eifer des Gefechts oft auf der Strecke bleibt. Die folgenden Gründe können dafür verantwortlich sein.

Zeitdruck

Zeitdruck verhindert klare Entscheidungen und fördert Missverständnisse. Nehmen Sie sich die notwendige Zeit, um die Aufgaben, Rollen und Zeiten zu klären. Reflektieren Sie auch, inwieweit Sie sich selbst unter Zeitdruck setzen.

Offene und versteckte Bedenken

Nicht immer lassen sich Aufgaben oder Abgabetermine leicht klären. Andere Prioritäten, Bedenken oder hidden agendas können der Klärung im Wege stehen. Manchmal werden Termine vereinbart, doch statt einem unmissverständlichem "Ja" gibt es die "Ja, ich glaube schon"-Zusagen. Hier hilft Ihnen der Aktionsplan nicht mehr weiter, stattdessen sind Ihre Social Skills gefragt: