Delegieren ist eine wichtige Tätigkeit für Führungskräfte. Aber oft funktioniert Delegation nicht richtig, weil irgendetwas dabei falsch gemacht wird – entweder vom Manager oder vom Mitarbeiter oder in der Kommunikation dazwischen. Hier hilft ein Werkzeug, dass Authority Board heißt und das mit einer einfachen Matrix die verschiedenen Verantwortungsbereiche der einzelnen Mitarbeiter visualisiert. Es wurde entwickelt vom niederländischen Agile-Experten, Buchautor und PM-Blogger Jurgen Appelo (Blog unter www.noop.nl).

Was kann man Delegieren?

Gemeinhin wird vieles als Delegation bezeichnet. Man sollte aber eine Abgrenzung schaffen zu konkreten Arbeitsaufträgen. Wenn ein Projektmanager einem Teammitglied den konkreten Auftrag gibt, das detailliert spezifizierte Arbeitspaket 0815 in der kommenden Woche zu erledigen, ist das ein Arbeitsauftrag – aber keine Delegation.

Von Delegation spricht man, wenn eine Führungskraft die Verantwortung für ein bestimmtes Thema an einen Mitarbeiter überträgt. Der Mitarbeiter erhält Entscheidungsfreiheiten und Gestaltungsspielräume. So kann ein Projektleiter beispielsweise das Risikomanagement an einen Mitarbeiter – nennen wir ihn Karl – übertragen.

Die sieben Stufen der Delegation

Wenn Karl die Verantwortung für das Risikomanagement hat, heißt das nicht, dass der Projektleiter mit diesem Thema nichts mehr zu tun hat – oder damit nichts mehr zu tun haben will. Das ist eine kritische Fehlerquelle bei der Delegation, denn so entstehen schnell Missverständnisse darüber, wie weit Verantwortung und Entscheidungsfreiheiten übertragen worden sind. Für die Entscheidungsfreiheit gibt es sieben Stufen, die für Karls Risikomanagement folgendermaßen aussehen:

1. Stufe – Tell: Der Projektleiter trifft die Entscheidungen bezüglich Risikoeinschätzung und Gegenmaßnahmen alleine. Karl darf nur zuarbeiten.

2. Stufe – Sell: Der Projektleiter trifft die Entscheidungen alleine, versucht aber, Karl von seinen Entscheidungen zu überzeugen, damit er diese Entscheidungen mitträgt.

3. Stufe – Consult: Der Projektleiter holt die Meinung von Karl ein und trifft dann die Entscheidung.

4. Stufe – Agree: Der Projektleiter und Karl treffen die Entscheidungen einvernehmlich.

5. Stufe – Advice: Der Projektleiter lässt Karl über die Risikobewertung und Gegenmaßnahmen entscheiden, nachdem er seine Empfehlung abgegeben hat.

6. Stufe – Inquire: Karl entscheidet und informiert den Projektleiter darüber.