Visuelles Delegieren mit dem Authority Board

Delegiert der Projektleiter einen bestimmten Bereich, wie z.B. das RisikomanagementRisikomanagementRisikomanagement ist der Teil des Projektmanagements, der sich mit der Identifizierung, Analyse und Beherrschung von Risiken für die geplante Projektabwicklung beschäftigt., an einen Projektmitarbeiter, erhält dieser Entscheidungsfreiheiten und Gestaltungsspielräume. Doch oft herrscht Uneinigkeit darüber, wie viel Entscheidungsbefugnis der einzelne Mitarbeiter tatsächlichTatsächlichAttribut für alle messbaren Größen im Projekt, insbesondere Zeit- und Kostengrößen. Die "tatsächlichen" Werte von Messgrößen können ausschließlich im Rückblick ermittelt werden. Sie stehen den "geplanten" Werten gegenüber, die eine Prognose oder Vorgabe darstellen. hat und es kommt schnell zu Missverständnissen. Dieses ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource). lässt sich mit einem Authority Board beheben. Das einfache Werkzeug visualisiert auf einer Tafel den Verantwortungsbereich sowie den Entscheidungsspielraum der einzelnen Teammitglieder. Tonio Grawe stellt das Authority Board in diesem Tipp vor.

Visuelles Delegieren mit dem Authority Board

Delegiert der Projektleiter einen bestimmten Bereich, wie z.B. das RisikomanagementRisikomanagementRisikomanagement ist der Teil des Projektmanagements, der sich mit der Identifizierung, Analyse und Beherrschung von Risiken für die geplante Projektabwicklung beschäftigt., an einen Projektmitarbeiter, erhält dieser Entscheidungsfreiheiten und Gestaltungsspielräume. Doch oft herrscht Uneinigkeit darüber, wie viel Entscheidungsbefugnis der einzelne Mitarbeiter tatsächlichTatsächlichAttribut für alle messbaren Größen im Projekt, insbesondere Zeit- und Kostengrößen. Die "tatsächlichen" Werte von Messgrößen können ausschließlich im Rückblick ermittelt werden. Sie stehen den "geplanten" Werten gegenüber, die eine Prognose oder Vorgabe darstellen. hat und es kommt schnell zu Missverständnissen. Dieses ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource). lässt sich mit einem Authority Board beheben. Das einfache Werkzeug visualisiert auf einer Tafel den Verantwortungsbereich sowie den Entscheidungsspielraum der einzelnen Teammitglieder. Tonio Grawe stellt das Authority Board in diesem Tipp vor.

Delegieren ist eine wichtige TätigkeitTätigkeitTätigkeit, Aktivität oder Aufgabe im deutschen Sprachgebrauch entsprechen wohl am ehesten dem englischen "task" und bezeichnen die kleinste Arbeitseinheit innerhalb eines Arbeitspakets. Ein sinnvolles Kriterium ist, dass eine Tätigkeit von einer einzelnen Person durchgeführt werden kann. für Führungskräfte. Aber oft funktioniert Delegation nicht richtig, weil irgendetwas dabei falsch gemacht wird – entweder vom Manager oder vom Mitarbeiter oder in der KommunikationKommunikationDer Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten, insbesondere innerhalb des Projektteams, ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. Trotz aller technischer Hilfsmittel, die Kommunikation erleichtern, bleibt ausschlaggebend, in wie weit die einzelnen Projektbeteiligten bereit sind, ihre Erfahrungen mitzuteilen und bei Problemen die anderen zu fragen. dazwischen. Hier hilft ein Werkzeug, dass Authority Board heißt und das mit einer einfachen Matrix die verschiedenen Verantwortungsbereiche der einzelnen Mitarbeiter visualisiert. Es wurde entwickelt vom niederländischen Agile-Experten, Buchautor und PM-Blogger Jurgen Appelo (Blog unter www.noop.nl).

Was kann man Delegieren?

Gemeinhin wird vieles als Delegation bezeichnet. Man sollte aber eine Abgrenzung schaffen zu konkreten Arbeitsaufträgen. Wenn ein ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel . Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. einem Teammitglied den konkreten AuftragAuftragEin Auftrag ist ein vom Auftraggeber initiierter und vom Auftragnehmer bestätigter Vertrag, in dem sich der Auftragnehmer verpflichtet, einen bestimmten Leistungsumfang zu erbringen. Der Auftraggeber erbringt im Gegenzug eine im Auftrag vereinbarte Leistung, meist in Form einer Bezahlung. gibt, das detailliert spezifizierte ArbeitspaketArbeitspaketEin Arbeitspaket beschreibt eine zu erbringende Leistung innerhalb eines Projekts, die von einer einzelnen Person oder organisatorischen Einheit bis zu einem festgelegten Termin mit vereinbartem Aufwand geliefert werden kann. Ein Arbeitspaket kann eine interne Struktur aufweisen, deren Elemente aber aus Sicht der Projektleitung nicht einzeln betrachtet werden müssen, sondern als "Paket" gehandhabt werden können. Für jedes Arbeitspaket muss es einen Verantwortlichen geben. Ein Arbeitspaket kann somit als "Mini-Projekt" innerhalb des Projekts betrachtet werden. 0815 in der kommenden Woche zu erledigen, ist das ein ArbeitsauftragArbeitsauftragDer nicht genormte Begriff des "Arbeitsauftrags" ist sehr weit gefasst. Ein Arbeitsauftrag kann Ausgangspunkt für ein ganzes Projekt sein oder nur eine Arbeitsanweisung für einen einzelnen Projektmitarbeiter enthalten. Die am weitesten verbreitete Bedeutung ist der Arbeitsauftrag an eine Arbeitsgruppe innerhalb eines Projekts. – aber keine Delegation.

Von Delegation spricht man, wenn eine Führungskraft die Verantwortung für ein bestimmtes Thema an einen Mitarbeiter überträgt. Der Mitarbeiter erhält Entscheidungsfreiheiten und Gestaltungsspielräume. So kann ein Projektleiter beispielsweise das Risikomanagement an einen Mitarbeiter – nennen wir ihn Karl – übertragen.

Die sieben Stufen der Delegation

Wenn Karl die Verantwortung für das Risikomanagement hat, heißt das nicht, dass der Projektleiter mit diesem Thema nichts mehr zu tun hat – oder damit nichts mehr zu tun haben will. Das ist eine kritische Fehlerquelle bei der Delegation, denn so entstehen schnell Missverständnisse darüber, wie weit Verantwortung und Entscheidungsfreiheiten übertragen worden sind. Für die Entscheidungsfreiheit gibt es sieben Stufen, die für Karls Risikomanagement folgendermaßen aussehen:

1. Stufe – Tell: Der Projektleiter trifft die Entscheidungen bezüglich Risikoeinschätzung und Gegenmaßnahmen alleine. Karl darf nur zuarbeiten.

2. Stufe – Sell: Der Projektleiter trifft die Entscheidungen alleine, versucht aber, Karl von seinen Entscheidungen zu überzeugen, damit er diese Entscheidungen mitträgt.

3. Stufe – Consult: Der Projektleiter holt die Meinung von Karl ein und trifft dann die Entscheidung.

4. Stufe – Agree: Der Projektleiter und Karl treffen die Entscheidungen einvernehmlich.

5. Stufe – Advice: Der Projektleiter lässt Karl über die RisikobewertungRisikobewertungNach der Identifizierung bestehender Risiken müssen diese hinsichtlich ihrer Relevanz bewertet werden. Diese quantitative Bewertung ist die wohl schwierigste Aufgabe des Risikomanagements. und Gegenmaßnahmen entscheiden, nachdem er seine Empfehlung abgegeben hat.

6. Stufe – Inquire: Karl entscheidet und informiert den Projektleiter darüber.

7.

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Guest

Sehr nützlich. Dieser Artikel ist eine gute Anregung für die Verbesserung der Kommunikation in Projekten und in der Linie.

 

Ingolf
Speer

Vielen Dank für diesen Tipp. Einfach, schnell umsetzbar und gleichzeitig Schaffung von Transparenz und Verständnis für Verantwortung.