Ein wichtiger Teil der Projektarbeit ist die Kommunikation, bei der es darum geht, Informationen in einfach verständlicher Form zur Verfügung zu stellen – und das so schnell und effizient wie möglich. Mit dem Gantt-Diagramm zur Darstellung der Projektplanung sind sicher die meisten Projektmanager vertraut. Für eine umfassende und effiziente Kommunikation bedarf es im Alltag jedoch noch weiterer Darstellungsformen.

Hier setzt Microsoft Visio an, das sich zur Visualisierung jeglicher Art von Geschäftsdiagrammen eignet. Das Tool, das seit 1991 auf dem Markt und in seinem Bereich Marktführer ist, bedient im Gegensatz zu Microsoft Project jede schematische, zweidimensionale Abbildung. Es gibt also nicht den typischen Anwendungsbereich oder die typische Abteilung, in der Visio primär zum Einsatz kommt, sondern Visio unterstützt die gesamte Organisation.

Um den unterschiedlichen Anforderungen einer Organisation zu entsprechen, liefert Visio eine Fülle verschiedener Vorlagen mit. Diese bestehen aus sogenannte Shapes – das sind vorbereitete Komponenten, bzw. Formen, die als Grundelemente für die Diagrammerstellung dienen und spezifisch für die einzelnen Anwendungsgebiete konzipiert sind.

Visio als das Diagrammtool

Als klassisches Diagrammtool präsentiert Visio zunächst eine Übersicht aller verfügbaren Vorlagen, auf Wunsch gefiltert nach Anwendungsgebieten (Bild 1). Als Hilfestellung bietet Visio im Startbildschirm auch die "Empfohlenen Suchbegriffe" an, die auch Vorlagen aus dem Web berücksichtigen. Je nach Vorlage öffnet Visio entweder sofort ein neues Diagramm oder zeigt zunächst Zusatzoptionen.

Bild 1: Die Visio Starterkonfiguration mit der Übersicht der mitgelieferten Vorlagen
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Mit "Starter-Diagrammen" schneller zum Ziel

Für Anwender, die schnell zum Ziel kommen wollen, sind die sogenannten "Starterdiagramme" eine praktische Unterstützung (Bild 2). Der Anwender öffnet dabei ein bereits befülltes Diagramm einschließlich einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie er dieses vervollständigen kann. Er muss lediglich noch seine Daten eintragen, über das Layout braucht er sich jedoch keine Gedanken zu machen. Microsoft erweitert die Vorlagen nach und nach um diese Zusatzoption, derzeit steht sie vor allem bei Flussdiagrammen ("Swimlane-Diagram") zur Verfügung.

Bild 2: "Starterdiagramme" erleichtern dem Anwender den Einstieg: Er erhält ein komplett vorbefülltes Diagramm einschließlich einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie er dieses vervollständigt.
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Daten und Diagramme

Sollen im Visio-Diagramm zusätzlich Daten und Metadaten enthalten sein, lassen sich diese mit Hilfe der Shape-Daten direkt in der Datei speichern. Auch umfangreiche Daten lassen sich so eingeben und speichern und müssen nicht – wie bei Zeichenprogrammen – als Werte oder Text in das Diagramm "hineingemalt" werden.