Gäbe es eine Hitliste der häufigsten Probleme im Projektmanagement, dieses Problem wäre bestimmt vorne mit dabei: das verspätete Arbeitspaket! Wie oft schon hat man Ihnen die rechtzeitige Erledigung einer scheinbar leichten Aufgabe zugesagt? "Bis Ende übernächster Woche? Ist doch kein Problem!" Und eine Woche später ist das Arbeitspaket immer noch nicht da. Und nun?

Keine Verbindlichkeit, viele Holzwege

Nachdem der erste Ärger verflogen ist, analysieren Sie die Lage. Die Ernüchterung folgt prompt; denn in vielen Fällen lässt sich der Rückstand nicht mehr aufholen oder die Bearbeitung nachfolgender Arbeitspakete ist nicht möglich. Nun gilt es zu handeln. Doch anstatt kühlen Kopf zu bewahren, begeben wir uns häufig auf den Holzweg:

1. Sie warten, bangen und hoffen. Das fertige Arbeitspaket kommt "hoffentlich nächste Woche". Eine Erwartung, die regelmäßig enttäuscht wird. Und dabei gibt man sich dieser Hoffnung umso lieber hin, je stärker man den Konflikt mit dem Säumigen scheut.
2. Es reicht! Sie können oder wollen nicht länger warten und suchen die Konfrontation mit dem Wortbrüchigen. Sie machen ihm Vorwürfe und versuchen, Druck aufzubauen. Wirkt das? Im Gegenteil: Ihr Gegenüber rechtfertigt sich mit fadenscheinigen Ausreden, der Schwarze Peter wird hin und her geschoben. Das säumige Arbeitspaket wird dadurch nicht schneller fertig; und braucht im Zweifelsfall sogar noch länger.
3. Sie petzen beim Chef. Dieser macht dem Säumigen Druck. Das Arbeitspaket wird in diesem Fall mit hoher Wahrscheinlichkeit sogar zeitnah nachgeliefert, doch das Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Teammitglied ist ge- bzw. zerstört.
4. Sie machen Überstunden, um im Alleingang den Rückstand aufzuholen. Feierabend gibt es nicht vor 22 Uhr, Wochenende vorerst auch nicht. So schaffen Sie es gerade noch, den Rückstand wieder aufzuholen. Der Preis: Totale Erschöpfung und ein zerrüttetes Privatleben.

Fazit: Keiner dieser vier Holzwege wird Ihnen am Ende weiterhelfen. Doch was tun? Hierfür gibt es eine einfache Lösung:

Krisensitzung!

Trommeln Sie das gesamte Team zusammen und berufen Sie eine Krisensitzung ein. In dieser Sitzung

• schildern Sie die Verzögerung kurz und vorwurfsfrei (dass das komplette Team das Versäumnis ausbaden muss, diszipliniert den Säumigen besser als jeder Vorwurf),
• fragen Sie in die Runde: Wie können wir die Verzögerung wieder wettmachen? Das Team findet in der Regel eine gute Lösung,
• achten Sie darauf, dass es nicht um Schuldige, sondern um Lösungen geht,
• visualisieren Sie alle Beiträge und die nächsten Schritte auf Flipchart oder Pinnwand,
• fragen Sie zum Schluss, ob jeder mit dieser Lösung leben kann.

Wenn sich die Leute im Vorfeld vorbereitet haben, umso besser – dann sparen Sie sogar noch Zeit.

Geben Sie dem Auftraggeber Bescheid

Falls der Verzug nicht aufzuholen ist, informieren Sie Ihren Auftraggeber. Das wird in der Regel erst einmal wehtun, aber Transparenz ist in dieser Situation dringend erforderlich. Denn so oder so: Am Projektende wird er es ohnehin merken – und Ihnen dann schwere Vorhaltungen machen.

Wichtig dabei ist: Geben Sie ihm eine sachlich begründete Erklärung für die Verspätung. Ohne diese Information würde sich der Auftraggeber ansonsten selbst etwas zusammenreimen und dem Projektleiter wieder den Ball zurückspielen. Oder er überlegt sich eine Lösung, die nicht zum Problem passt.

Blockade in der Linie

In manchen Fällen trägt das Teammitglied keine Schuld an dem Versäumnis. Vielmehr bremste der jeweilige Vorgesetzte die Zuarbeit aus, z.B. um Linienaufgaben vorzuziehen. In diesem Fall sprechen Sie mit dem Vorgesetzten; holen Sie sich aber vorher das Einverständnis des Teammitglieds ein.

Fragen Sie den Vorgesetzten nach den Hintergründen für seine Entscheidung und versuchen Sie eine gemeinsame Lösung zu finden, wie mit solchen Situationen in Zukunft umgegangen werden soll. Eine Lösung könnte z.B. sein, dass sich alle Drei an einen Tisch setzen, die Folgen für das Arbeitspaket besprechen und als Ersatz einen anderen Kollegen einarbeiten.

Wenn Sie mit dem Vorgesetzten gesprochen haben, reden Sie – falls erforderlich – im Anschluss mit Ihrem Auftraggeber. Richten Sie die Bitte an ihn, sich mit dem Vorgesetzten in Verbindung zu setzen und die Sache zu regeln. Selbst wenn er das nicht macht, sind Sie aus dem Schneider: Denn jetzt ist die Angelegenheit Sache des Auftraggebers.

Beugen Sie rechtzeitig vor