In allen Bereichen des Projektmanagements wird nach Möglichkeiten gesucht, um die Projektabwicklung effizienter zu gestalten. Ein Optimierungspotenzial, das bisher meist übersehen wird, ist die richtige Auswahl der Projektassistenz. Dabei ist gerade die Arbeitskapazität der Projektleitung in vielen Unternehmen ein kritischer Engpass. Projektleiterinnen und Projektleiter haben oft keine Zeit, um alle Aufgaben termingerecht und in der geforderten Qualität zu bewältigen. Die Folgen dieser Überlastung sind u.a. Verzögerungen, Versäumnisse und Fehlentscheidungen, aber auch Stress, schlechte Stimmung und Überstunden.

Dieser Artikel richtet sich an Vorstände, Geschäftsführer, Führungskräfte und insbesondere an Projektleiterinnen und Projektleiter von großen, internationalen Projekten. Er zeigt, wie Projektleitungen durch qualifizierte Assistenzkräfte effektiv entlastet werden können, um sich auf die wesentlichen, erfolgsentscheidenden Arbeiten zu konzentrieren. Der Artikel beschreibt anhand eines konkreten Beispiels, welche Aufgaben die Assistenz übernehmen kann, welches Qualifikationsprofil sie mitbringen sollte und welche Rahmenbedingungen gegeben sein müssen, damit eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Projektleitung, Assistenz, Team und Kunde gewährleistet ist.

Mehr freie Kapazität

Während Unternehmen zunehmend in die Suche und Ausbildung von Top-Managern und Projektleitern investieren, werden Assistenzstellen oft nur mit durchschnittlich qualifiziertem Personal oder angelernten Hilfskräften besetzt. So werden Management-Kapazitäten vergeudet, welche die Unternehmen zur Verbesserung ihrer Wettbewerbsfähigkeit nutzen könnten.

Vielen Führungskräften wie Geschäftsführern, Vorständen oder Projekt- und Abteilungsleitern ist nicht bewusst, wie viel ihrer eigenen Arbeitskapazität sie mit einer qualifizierten Hilfe frei räumen und für andere Aufgaben verwenden könnten. Eine gut ausgebildete und erfahrene Assistenz spart durchschnittlich 44% der Arbeitszeit eines Managers ein (Quelle: PLU-Studie "Excellence in Officemanagement"). Dieser hohe Wert kommt zustande, da die meisten Manager viele administrative Dinge selbst erledigen, anstatt sie zu delegieren.

Der Einsatz einer qualifizierten Projektassistenz steigert die Effizienz insbesondere in großen, komplexen oder internationalen Projekten, in denen große Teams zu organisieren und zu führen sind. In kleineren Projekten ist der Einsatz einer Projektassistenz sinnvoll, wenn diese z.B. Teilaufgaben selbständig abarbeiten kann oder wenn es wichtig ist, dass jemand den Überblick über die Gesamtorganisation behält und auch an "Kleinigkeiten" denkt, wie z.B. funktionierende Telefon- oder WLAN-Leitungen bei einem Umzug.

Aufgaben und Qualifikationsprofil

Um die Projektleitung effektiv zu entlasten, übernimmt die Assistenz Organisationsaufgaben, sie spielt eine wichtige Rolle in der Kommunikation zwischen Projektleitung und Team und fungiert als Filter für Anfragen.

Organisations- und Filterfunktion

Die Projektassistenz organisiert die Infrastruktur des Projekts. Diese ist die Basis für eine effiziente Zusammenarbeit im Team. Beispiel: Der Projektleiter teilt jedem neuen Teammitglied mit, dass der erste Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen immer die Projektassistenz ist und nennt ihm ihren Namen mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Die Projektassistenz informiert jeden neuen Mitarbeiter über die administrativen und organisatorischen Eckdaten. Dazu gehören u.a. das Set-up von IT-Zugängen sowie logistische Informationen. Die Projektassistenz kümmert sich um alle anfallenden Fragen, sortiert, priorisiert und beantwortet sie und leitet nur die Anfragen an die Projektleitung weiter, die sie selbst nicht bearbeiten kann (z.B. Entscheidungen zu Budgetthemen, Genehmigungen für Veranstaltungen oder größere Projektausgaben).

Definierte Kompetenzen

Um die Projektleitung entlasten zu können, braucht die Assistenz festgelegte Spielräume und Kompetenzen. Nur unter dieser Voraussetzung kann sie selbständig arbeiten und entscheiden. So braucht sie z.B. freie Hand, wenn es darum geht, das Team oder einzelne Mitarbeiter "arbeitsfähig" zu machen oder von der Projektleitung gewünschte Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen zu organisieren. Die Projektassistenz ist dafür verantwortlich, dass alles reibungslos läuft und das Team effizient arbeiten kann.

Qualifikationsprofil

Das Kompetenzprofil einer Projektassistenz unterscheidet sich von einer klassischen Sekretärin hinsichtlich der fachlichen Kompetenzen. Ihre Position ist anspruchsvoller, da sie nicht nur Organisationstalent, Kommunikationsstärke, Belastbarkeit und Flexibilität mitbringen muss, sondern auch viel Projekterfahrung, Geschäftsverständnis (bei IT-Projekten z.B. im IT-Bereich) und ausgeprägte Kenntnisse von IT-Anwendungssystemen. In großen ERP-Projekten sind u.a. der sichere Umgang mit Microsoft Office und Microsoft Project sowie ein ausgezeichnetes Verständnis für Zahlen eine Grundvoraussetzung, um das Projektcontrolling aufbauen zu können. In großen internationalen Projekten muss die Projektassistenz darüber hinaus fließend Englisch in Wort und Schrift beherrschen.

Weiterhin sollte die Assistenz auch eine Reihe persönlicher Kompetenzen mitbringen wie selbstbewusstes Auftreten, eigenständiges Arbeiten und absolute Zuverlässigkeit - auch in schwierigen Situationen. Wichtig sind außerdem Diplomatie, Souveränität, Selbstbewusstsein und den Mut, eigenständig Entscheidungen zu treffen.