Ein externer Berater muss sich auf das Wesentliche konzentrieren, wenn er bei einem Kunden erfolgreich Projektarbeit leisten möchte. Er steht bei jedem neuen Auftrag wieder vor der Aufgabe, zunächst die Arbeitsweise des Kunden sowie die Mitarbeiter und deren Arbeitsumfeld kennenzulernen. Er ist auf ihre Kooperation angewiesen, da nur sie ihn über die internen Abläufe informieren können.
Doch Widerspruch bei der Lösungssuche, ein unterschiedliches Verständnis der Aufgaben, Bedenken gegen die Änderung etablierter Abläufe und viele andere Probleme verursachen oft lange Diskussionen.
In meiner Beratungstätigkeit setze ich für die Integration der Mitarbeiter in die Projektarbeit neben Standard-Software auch Mind Maps ein, die sich besonders für Gruppenarbeiten bei der Lösungssuche und für Analysen eignen. Das erleichtert die Teamarbeit, reduziert die Papierflut und hilft bei der gezielten Informationsverteilung.
In meinem Beitrag beschreibe ich die Erfahrungen, die ich mit verschiedenen Einsatzmöglichkeiten während einer Projektarbeit bei einem Logistik-Unternehmen gemacht habe und gebe Tipps zur Anwendung der Mind Mapping-Software MindManager.
Der Kunde, das Logistik-Unternehmen, erhielt täglich Warenlieferungen von unterschiedlichen Herstellern der Lebensmittelbranche. Sie wurden am nächsten Tag nach den Vorgaben der Hersteller auf die Einzelhändler verteilt. Nun plante das Unternehmen, das Umschlagvolumen um rund 50% zu erhöhen und eine Standard-Software für Lagerwirtschaft und Disposition einzuführen. Sie sollte ein Produkt ersetzen, das im Laufe der Jahre durch Eigenentwicklungen entstanden und den Anforderungen jetzt nicht mehr gewachsen war.
Mein Auftrag lautete: Unterstützung der Projektleitung bei der Aufnahme der bisherigen Geschäftsprozesse und dem Abgleich mit den Anforderungen an die neue Software. Vorrangiges Ziel war die schnelle Reorganisation der physischen Abläufe analog zu dieser Software, ohne das Tagesgeschäft zu stören.
Die langjährigen Mitarbeiter waren mit den Prozessen des Tagesgeschäfts vertraut und arbeiteten zuverlässig. Doch sie zeigten sich skeptisch, was die Erfolgschancen des kurzfristig terminierten Projekts betraf.
Zunächst stellte sich die Frage: "Was sind die Anforderungen, was erwarten Unternehmensleitung und Mitarbeiter?" Dies war der erste Ansatz, mit der im Unternehmen bisher unbekannten Mind Mapping-Methode zu arbeiten. Eine eindeutige Anforderungsdefinition musste erstellt, das Projektteam gebildet werden.
Der Termin für das erste Meeting mit der Geschäftsleitung stand bereits kurz nach der Auftragserteilung für die projektbegleitende Unterstützung fest. Als Vorbereitung fertigte ich mit dem MindManager die in Bild 1 dargestellte Mind Map und benutzte sie als Gesprächsleitfaden.
Bild 1: Übersicht für die Geschäftsleitung.
