Projektanträge, Lastenhefte, Arbeitspaketbeschreibungen, Protokolle, Berichte - Projektverantwortliche verfassen laufend Texte. Die Verständlichkeit und Eindeutigkeit dieser Texte hat entscheidenden Einfluss auf den Projekterfolg: Schriftliche Projektdokumente haben im Zweifelsfall immer Vorrang vor mündlichen Absprachen. Mit einfachen Methoden gelingt es auch "Schreib-Muffeln" ihre Anliegen und Ergebnisse in Schriftform verständlich zu übermitteln.

Schreiben unter Zeitdruck und Erfolgszwang

Sie sind Leiter eines kleinen Entwicklungsprojekts. Ihr Team soll für eine Unterwasserkamera eine kostengünstigere Dichtung entwickeln. Am Freitagmorgen - Sie freuen sich schon auf das Wochenende - fängt Sie Ihr Chef ab: "Der Auftraggeber hat mich für Montagvormittag einbestellt - ich brauche dringend einen Projektstatusbericht".

Das Wochenende scheint gelaufen zu sein. Berichte schreiben ist eine Tortur für Sie. Sie sitzen stundenlang vor dem Bildschirm, schreiben eine Satz und löschen ihn wieder. Ihr alter Deutschlehrer scheint auf einmal hinter Ihrem Rücken zu stehen und Sie glauben, ihn murmeln zu hören: "Ergreifen Sie lieber einen technischen Beruf. Schreiben ist nicht Ihre Stärke!"

Wie wäre es, wenn Sie Ihren Bericht in zwei Stunden verfassen und das Wochenende mit Ihrer Familie retten könnten?

Das ist möglich, wenn Sie die folgenden Ratschläge befolgen, die für das Verfassen funktioneller Texte grundlegende Methoden beschreiben. Diese sollen für zwei wesentliche Fragen Hilfestellungen geben:

Wie strukturiere ich den Inhalt, so dass alles Wichtige enthalten ist und sich ein roter Faden ergibt?

Wie formuliere ich aus dem, was mir auf der Zunge liegt, einen verständlichen Text?

Voraussetzung ist, dass Sie wissen, was Sie schreiben wollen. Hilfestellungen bei der richtigen Wahl der Inhalte für bestimmte Textarten finden Sie in anderen Artikeln im Projekt Magazin, die sich z.B. mit Projektberichten oder Protokollen detailliert befassen. Sie finden diese unten im Literaturverzeichnis aufgelistet. Ebenso wenig geht es hier um stilistische Tipps oder grammatikalische Korrektheit. Hierfür empfehle ich Ihnen das hervorragende Buch von Peter Rechenberg: "Technisches Schreiben".

Lediglich zwei wichtige Stilprinzipien möchte ich an den Anfang stellen. Diese beschreiben die grundsätzliche Herangehensweise beim Verfassen von technischen Texten. Ihre Missachtung ist zu mindestens 80% für Schreibblockaden bei "Nicht-Germanisten" verantwortlich.

Nicht für die Schule, sondern für den Chef schreiben

Verständlich, nicht schön

Lösen Sie sich von der Vorstellung, dass Sie "schöne" Sätze verfassen müssen. Kein Deutschlehrer wird sie zu Gesicht bekommen. Ihre Texte müssen vom Leser verstanden werden. Dies ist bereits schwierig genug. Mit einem einfachen Trick können Sie feststellen, ob Ihr gerade geschriebener Satz verständlich ist: Lesen Sie ihn sich selbst laut (!) vor. Machen Sie die Probe aufs Exempel: