Häufig ist es notwendig, eine Excel-Tabelle in ein Word-Dokument einzubinden, z.B. in Projektanträgen oder Statusberichten. Word bietet Ihnen dazu im Zusammenspiel mit Excel mehrere Wege an. Dieser Tipp erklärt, wann sich welche der verfügbaren Einfüge-Varianten am besten eignet.

Das Vorgehen wird hier anhand von Word und Excel 2007 beschrieben, ist jedoch auch auf frühere Version übertragbar.

Variante 1: Einbetten in Word

Wenn Sie wissen, dass Sie die Tabellen-Daten in Word noch verändern wollen, dann eignet sich die Methode des Einbettens. Diese Variante ist immer dann zu empfehlen, wenn Sie nur die Word-Datei weitergeben wollen, nicht aber die Originaldaten aus Excel.

Bei dieser Variante können Sie die Daten jederzeit bearbeiten, indem Sie doppelt auf das eingebettete Tabellen-Objekt klicken. Word öffnet die Tabelle dann in der Excel-Umgebung, wo Sie Änderungen oder Berechnungen vornehmen können. Ein Klick in den Bereich außerhalb der Tabelle bringt Sie zu Word zurück.

Zwischen dem Excel-Original und der Tabelle in Word besteht nach dem Einbetten keine Verknüpfung mehr. Die Daten sind in Word abgespeichert, Änderungen an der Tabelle in Word wirken sich nicht auf die Original-Tabelle in Excel aus und umgekehrt.

So betten Sie eine Excel-Tabelle in Word ein

• Minimieren Sie alle geöffneten Programme mit Ausnahme der betreffenden Excel-Mappe und dem Word-Dokument, in das Sie die Tabelle einfügen wollen. Wählen Sie per Rechtsklick auf die Taskleiste den Befehl, der beide Programmfenster nebeneinander anordnet.
• Platzieren Sie in Word den Cursor an der Stelle, an der Sie die Tabelle einfügen wollen.
• Markieren Sie in Excel den gewünschten Zellenbereich.
• Bewegen Sie die Maus an den Rand des markierten Zellenbereichs – der Mauszeiger wird zu einem schrägen weißen Pfeil – und ziehen Sie die Markierung mit gedrückter "Strg"-Taste in das Word-Dokument.
• Lassen Sie dann zuerst die Maustaste und anschließend die "Strg"-Taste los. In Word wird nach kurzer Zeit eine Tabelle angezeigt, die das gleiche Aussehen wie das Excel-Original hat.

Das passiert hinter den Kulissen

Word fügt beim Einbetten nicht die Tabelle selbst ein, sondern nur ein Feld für die eingebettete Tabelle. Sie erkennen das, wenn Sie mit der Tastenkombination Alt+F9 die Anzeige der Feldfunktionen in Word einschalten: Statt der Tabelle erscheint dann das folgende Feld

{EMBED Excel.Sheet.12}.

Zum Ausschalten der Feldfunktion drücken Sie erneut Alt+F9.

Variante 2: Verknüpfen mit Word

Ist es für Sie wichtig, dass beim Ändern der Daten in Excel automatisch auch die nach Word übertragene Tabelle aktualisiert wird, reicht das Einbetten nicht aus. In diesem Fall verknüpfen Sie die Tabellendaten aus Excel mit dem Word-Dokument. Jede Änderung, die Sie in Excel an der Tabelle vornehmen, wird somit automatisch auch in Word angezeigt.