Jeder Projektleiter wünscht sich, dass sein Team von Projektbeginn bis zum Schluss zusammenbleibt und so die gleichen Personen kontinuierlich zusammenarbeiten. Die Realität jedoch sieht oft anders aus:

• Eine neue Mitarbeiterin soll das bereits laufende Projekt unterstützen, damit die vorhandene Arbeit im vorgegebenen Zeitrahmen bewältigt werden kann.

• Ein Mitarbeiter wird wieder für Aufgaben in der Linie benötigt und durch einen Kollegen ersetzt.

• Für eine besondere Aufgabe muss temporär eine Spezialistin ins Team geholt werden.

All dies sind Fälle, bei denen Sie als Projektleiter ein neues Mitglied in das bereits gebildete Projektteam integrieren sollen. Diese Integration beginnt damit, dass Sie die neue Mitarbeiterin schon vor ihrem Einsatz im Projekt auf das Projektteam und ihre Aufgaben vorbereiten. Dafür starten Sie mit einem sog. "Integrationsinterview", dem ersten Gespräch, das Sie mit Ihrer neuen Mitarbeiterin führen.

Einladung und Dauer

Laden Sie die neue Mitarbeiterin schriftlich zu diesem Gespräch ein. Versenden Sie dazu eine Besprechungsanfrage mit einem kurzen Begleittext, der z.B. so lauten könnte:

"Guten Tag Frau Müller, ich freue mich sehr, dass Sie in unserem Projekt mitarbeiten und die Kolleginnen und Kollegen unterstützen wollen. Bevor es richtig losgeht, möchte ich Sie persönlich kennenlernen, Ihnen das Projekt sowie das Projektteam und Ihre Aufgaben vorstellen und besprechen, wie Sie sich auf den Projekteinsatz vorbereiten können. Ich hoffe, Sie haben zum vorgeschlagenen Termin Zeit für das Gespräch, und freue mich auf unseren Austausch."

Nehmen Sie sich für das Integrationsinterview ein bis zwei Stunden Zeit und ziehen Sie sich mit dem neuen Teammitglied in einen Raum zurück, indem Sie beide ungestört sind.

Funktion und Inhalte

Das Integrationsinterview erfüllt verschiedene Funktionen:

• Es hilft Ihnen, den künftigen Projektmitarbeiter kennenzulernen und einzuschätzen.
• Es dient dazu, den Mitarbeiter für das Projekt einzunehmen und auf die Projektarbeit vorzubereiten.

Deshalb sollte das Gespräch folgende Inhalte haben:

• gegenseitige Vorstellung mit gegenwärtiger Funktion, Dauer der Firmenzugehörigkeit, den wichtigsten (bisherigen) Aufgabengebieten und persönlichen Interessen (für Ihren Mitarbeiter und Sie jeweils 5 Min.)
• Darstellung des Projekts sowie des Projektstatus, Vorstellung des bisherigen Projektteams und dessen Aufgaben sowie des geplanten Einsatzgebiets des neuen Mitarbeiters durch Sie als Projektleiter
• Kompetenzen und Fähigkeiten des Mitarbeiters
• Vorstellungen des Mitarbeiters, welche Rolle und Aufgaben er im Team übernehmen wird, wie die Einarbeitung abläuft und welche Kompetenzen er für die vorgesehenen Aufgaben noch wie erwerben möchte
• wie der Einstieg ins Projekt erfolgen kann

Gesprächsverlauf