In einem kleinen Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern war die Datenverarbeitung in die Jahre gekommen. Deshalb sollten alle Arbeitsplätze auf die neuesten Software-Versionen umgestellt werden; außerdem wollte man neue Monitore, Drucker, Scanner etc. einrichten. Nachdem die Geschäftsführung die Hard- und Software günstig erworben hatte, beauftragte das Unternehmen für die Umstellung einen IT-Dienstleister. Doch die von diesem Dienstleister in Aussicht gestellten 100 Stunden für die Umstellung waren bald überschritten und die ursprünglich geplante Fertigstellung nicht mehr einzuhalten. Was sollte das Unternehmen tun?

Wege zur Lösung

1. Der konsequente Weg: Liefer- und Leistungsumfang straffen

Für einen bestimmten Liefer- und Leistungsumfang ist ein Budget bereitgestellt worden. Oberstes Ziel des konsequenten Wegs ist es, das Budget einzuhalten und damit die Finanzierung nicht zu gefährden. Der Projektleiter stoppt das Vorhaben, um eine weitere Kostenüberschreitung zu verhindern. In unserem Beispiel kann der Projektleiter mit der ABC-Analyse klären, welche Hardware- und Software-Komponenten auf jeden Fall nötig sind, um das neue System zu starten (A-Elemente). Dann wird geprüft, an welchen Arbeitsplätzen mit älteren Softwareversionen anstelle der neuesten gearbeitet werden kann (B-Elemente); dies kann auch für Bildschirme und anderes Equipment gelten.

Dieser Weg ist z.B. empfehlenswert, wenn die Kostenüberschreitung das Unternehmen gefährdet oder die Geschäftsführung kein weiteres Geld für das Projekt zur Verfügung stellt. Sie sollten diesen Weg nicht gehen, wenn durch die Reduzierung der Anforderungen Betriebsabläufe gestört würden oder die Produktivität gefährdet wäre. Außerdem verspricht dieser Weg keinen Erfolg, wenn Sie nach dem Vorhaben unzufriedene Kunden zurücklassen würden.

Achtung bei Verträgen: Aus geschlossenen Verträgen herauszukommen, erweist sich als besonders schwierig. Als Auftraggeber können Sie z.B. Folgendes tun:

• Schließen Sie Verträge nur über Teilumfänge ab.
• Nehmen Sie in Verträge Schadensbegrenzungsklauseln auf, z.B. dass ein Ausstieg aus dem Vertrag möglich ist bei einer Kostenüberschreitung von 10%.
• Kostenüberschreitung im Vertrag so anlegen, dass der Lieferant 50% selbst bezahlen muss. Bei Kostenunterschreitung bekommt der Lieferant 50% der Einsparung.
• Schließen Sie Festpreisverträge ab; dadurch lassen sich spätere Nachträge verhindern.

2. Der lockere Weg: Etat erhöhen

Die zweite Möglichkeit bei einer Kostenüberschreitung ist, dass der Projektleiter bei der Unternehmensleitung eine Steigerung des Etats beantragt. Doch Vorsicht: Würde der IT-Dienstleister im vorgestellten Beispiel merken, dass Vereinbarungen, also hier die Etateinhaltung, plötzlich aufgeweicht werden, könnte das dazu führen, dass die Vorgaben bei weiteren Projekten nicht mehr ernst genommen werden.

Als Projektleiter können Sie z.B. Folgendes tun:

• Machen Sie zu Beginn des Projekts klar, was verhandelbar ist und wo die Grenzen liegen; die Projektbeteiligten brauchen Orientierung.
• Federn Sie im Voraus Kostenerhöhungen ab: Beantragen Sie zu Beginn des Projekts ein um 10% höheres Budget und veranschlagen dann für das Projekt nur 90%.
• Sprechen Sie regelmäßig mit Lieferanten und wirken Sie rechtzeitig auf die Einhaltung von Aufwand und Kosten hin.

Der Etaterhöhung muss ein späterer Nutzen gegenüberstehen; z.B. wenn durch die Kostenerhöhung Betriebsabläufe gestrafft und vereinfacht werden und sich damit wiederum kostensparend auswirken. Auch ist eine Budgeterhöhung im Projekt späteren Rückrufaktionen vorzuziehen, da solche Aktionen im Nachhinein meist kostspieliger sind. Bei Anlagenprojekten hingegen gefährdet die Budgeterhöhung zum einen die Wirtschaftlichkeit der Investition, zum anderen wird der Gewinn des Unternehmens geschmälert.

3. Der sparsame Weg: Konsequente Einkaufs- und Verhandlungspolitik

Mit einer konsequenten Einkaufspolitik lassen sich Kosten einsparen. Es gilt, den Markt abzusuchen und z.B. Preislisten zu studieren und neue Angebote einzuholen. In unserem Beispiel kann der Projektleiter einen neuen IT-Dienstleister suchen, der die restlichen Arbeiten erledigt. Dies ist aber nur möglich, wenn dem bisherigen IT-Dienstleister ein Termin gesetzt wird, seine Leistungen im vertraglichen Kostenrahmen abzuschließen. Steigt der IT-Dienstleister aus, ist der Weg frei für einen Ersatz. Eventuell können gegenüber dem bisherigen IT-Dienstleister Schadensansprüche geltend gemacht werden.

So können Sie den sparsamen Weg gehen:

• Schließen Sie Rahmenverträge und vergeben die Aufträge einzeln.
• Planen Sie detailliert die Arbeitspakete und entscheiden Sie zu jedem Meilenstein, wer welche Aufträge in welchen Umfängen bekommt.

Mit einer gezielten Einkaufspolitik können Sie besonders bei Projekten mit einem hohen Lieferanten- und Sachkostenanteil die Projektkosten eindämmen.

Lösung des vorgestellten Fallbeispiels