Die an der Auswahl einer Software für Projektportfolio-Management (PPM-Tools) beteiligten Personen (Projektleiter, IT-Verantwortliche, Projektportfoliomanager, Ressourcenmanager usw.) erstellen üblicherweise lange Anforderungskataloge. Diese Anforderungskataloge umfassen häufig mehrere Seiten detaillierter Leistungsmerkmale, deren Erfüllung vom Tool gefordert wird. In aufwändigen Evaluierungsrunden entstehen daraus dann Bewertungslisten der betrachteten Produkte.

Wenn man aber die Auswahl- und Entscheidungsprozesse für Projektmanagement-Software bei mittleren und großen Unternehmen genauer betrachtet, dann liegt folgende Vermutung nahe: Nicht die in einer Funktionenliste erzielte Punktesumme gibt für eine Kaufentscheidung den letzten Ausschlag, sondern auffälliges Look & Feel, variantenreiche Bedienungsmöglichkeiten, ein besonders raffiniertes Ressourcenmanagement oder spezielle Standard-Workflows zur Unterstützung von Strategie-, Budget- und Reporting-Prozessen.

Wenn diese Annahme zutrifft, dann besteht auch der Wert analytischer Vergleiche von PPM-Tools für die Anwender hauptsächlich darin, sie nach groben Leistungsklassen, wie z.B. "für unternehmensweites Multiprojektmanagement geeignet" einzuteilen. Die bekannten Software-Vergleiche, wie sie z.B. von Forrester Research, Gartner Group oder den Autoren Meyer und Ahlemann durchgeführt werden (vgl. Literaturangaben), evaluieren die Tools hinsichtlich ihrer Funktionalitäten detailliert anhand umfangreicher Kriterienkataloge. Ergebnisse solcher analytischen Vergleiche sind unterschiedlich interpretierbare Punktebewertungen und grafische Rangordnungsdarstellungen.

Den Erfahrungen des Schweizer Beratungsunternehmens CSP AG nach unterscheiden sich aber die wichtigsten PPM-Tools in der nutzengenerierenden Grundfunktionalität tatsächlich nur wenig voneinander, wodurch es nach ihrer Einschätzung letztendlich keine für alle Anwender gleichermaßen gültigen Tool-Ranglisten geben kann. Vielmehr sind bei der endgültigen Entscheidung für eine Software die entscheidenden Faktoren subjektiver Art. Die CSP AG berät Schweizer Unternehmen unter anderem zum Thema Projektportfolio-Management und bei der Auswahl von PPM-Tools.

Erster Schweizer PPM-Tools Praxistest 2010

Unter dieser Annahme führte im November 2010 die CSP AG den ersten "Schweizer PPM-Tools Praxistest" durch, um PPM-Tools direkt im Dialog von Produktanbietern und Anwendern zu evaluieren. Zweck dieser Veranstaltung war es, Anwendern eine Orientierungshilfe für aktuell laufende oder künftige Tool-Evaluationen zu bieten. Hierzu bot die CSP AG den Teilnehmern die Gelegenheit, verschiedene, namhafte PPM-Tools unter identischen Rahmenbedingungen zu vergleichen. Im Rahmen dieser strukturierten Tool-Präsentationen sollten die Teilnehmer die PPM-Tools mittels eines vorgegebenen Fragebogens individuell bewerten.

Diese Fragebögen wertete die CSP aus und erhielt so quantifizierte Aussagen darüber, wie Anwender die ihnen vorgestellten Tools einschätzen. Im Gegensatz zu den oben erwähnten analytischen Vergleichen entspricht dies eher einem Ansatz der Marktforschung. Die Ergebnisse des Schweizer PPM-Tools Praxistests dürfen somit nicht als objektive Funktionsbewertungen angesehen werden – sie sind vielmehr als "Stimme des Kunden" zu verstehen, die in ihrer Subjektivität bei bestimmten Kriterien auch eine große Streuung aufweist, wie z.B. bei der Bedienungsfreundlichkeit.

Nachfolgend führen wir einige wesentliche Erkenntnisse des PPM-Tools Praxistests 2010 auf. Insbesondere wollen wir dabei auf einzelne Konsequenzen in Bezug auf Evaluationen von PPM-Tools hinweisen.

PPM-Tools: Angebote und Erwartungshaltungen wachsen

Einerseits hat sich der Markt für PPM-Tools in den vergangenen Jahren stark weiterentwickelt. Es gibt ständig mehr Anbieter von PPM-Tools, welche die PPM-Prozesse in der ganzen Bandbreite, also von der Strategiedefinition bis zum Ressourcenmanagement abdecken. Zudem gibt es heute einige namhafte Produkte, welche nicht nur die geforderte, umfassende funktionale Unterstützung bieten, sondern sich auch flexibel in Bezug auf die technischen Rahmenbedingungen und unternehmensspezifischen Besonderheiten zeigen.

Andererseits wuchsen auch die Erwartungshaltungen der Anwender. Projektportfolio-Management dient der Unternehmensführung zur Definition und Beurteilung von Vorhaben sowie zur Steuerung und zur Kontrolle aller Projekte des Unternehmens. Hierzu benötigen die Unternehmens- und Projektverantwortlichen vielfältige Einblicke ins gesamte Projektgeschehen, was eine umfassende und tiefe Integration von Projekt- und Managementprozessen bedeutet. Entsprechend vielschichtig sind die Anforderungen an professionelle PPM-Tools. Meist sind die Erwartungen aufgrund der vielen involvierten Interessen nicht eindeutig formulierbar und nur schwer zu priorisieren. "Unser PPM-Tool muss alles können.", "Das PPM-Tool ersetzt möglichst alle Projektmanagement-Instrumente." oder "Mit einem PPM-Tool können wir einfach unsere Projekte priorisieren." sind typische Aussagen unserer Kunden, welche diesen Umstand widerspiegeln.