Dank zentraler Ressourcenverwaltung, integriertem Rückmeldeprozess und webbasiertem Datenzugriff ermöglicht Microsoft Project Server 2003 eine unternehmensweite Ressourcenplanung, -steuerung und -analyse. Dieser Beitrag beschreibt, welche Möglichkeiten Projektbeteiligte haben, um den unternehmensweiten Ressourcenpool zu analysieren. Er ergänzt damit die Artikel "Ressourcen erfassen, verwalten und planen" (Ausgabe 17/2004) und "Projekte überwachen mit Rückmeldeprozessen" (Ausgabe 17/2005), die den Zyklus der Planung, Steuerung und Ist-Daten-Erfassung im Enterprise Ressourcenpool beleuchtet haben.

Ressourcenanalyse über Microsoft Project Professional 2003

Verfügbarkeitsanalyse durch den Projektleiter

Die unternehmensweite Ressourcenanalyse greift bereits in der Phase der Grobplanung. Schon bei der Zusammenstellung des Projektteams kann der Projektleiter seinen z.B. durch Skills abgebildeten Bedarf mit den im Unternehmen zur Verfügung stehenden Ressourcen abgleichen. Hierfür sucht der Teambildungs-Assistent (Extras / Team aus Enterprise zusammenstellen) passende Ressourcen, die dem gewünschten und anhand von generischen Ressourcen festgelegten Qualifikationsbedarf entsprechen und verdeutlicht in Auslastungsdiagrammen und ‑tabellen deren Verfügbarkeit. (Die genaue Vorgehensweise zur Ressourcenplanung wurde bereits im Artikel "Ressourcen erfassen, verwalten und planen" in Ausgabe 17/2004 vorgestellt.) So können bereits in einer frühen Projektplanungsphase künftige Ressourcenengpässe erkannt und Maßnahmen ergriffen werden. Darüber hinaus bietet Microsoft Project durch den Ressourcen-Zuordnungsstatus "vorgeschlagen" oder "zugesichert" ein Werkzeug zur gestuften Einlastung von Ressourcen an. Dadurch werden auch Ressourcen, die bereits vorgeschlagen jedoch noch nicht zugewiesen sind, in der Auslastungsanalyse berücksichtigt.

Ressourcenanalyse durch Projekt- und Abteilungsleiter

Außer dieser frühen Ressourcenbedarfsanalyse bietet Project Professional 2003 weitere Ansichten zur konkreten Ressourcenplanung und ‑auswertung für Projektleiter und Ressourcenmanager. Eine gewissen Anzahl von Standardansichten lassen sich über die Menüoption Ansichten bzw. Ansichten / weitere Ansichten auswählen. Zusätzlich können auch eigene Ansichten definiert und je Benutzer oder je Projekt hinterlegt oder auch als unternehmensweite Standards definiert werden.

Zum Einstieg in die Ressourcenanalyse eignen sich z.B. die Ansichten Ressource: Einsatz und Ressource: Grafik.

Ressource: Einsatz bietet einen Überblick über die Zuordnung von Ressourcen zu den jeweiligen Vorgängen und Projekten mit Angabe der Aufwände in zeitlicher Abhängigkeit. Die im linken Bereich angezeigten Vorgänge lassen sich über die Schaltfläche "Teilvorgänge ausblenden" (Bild 1, erste Symbolleiste von oben) verbergen, so dass man sich anhand der Indikatoren "rote Schriftfarbe" und "gelbes Raute-Symbol" (siehe Bild 1, oberes Teilfenster) einen ersten Überblick verschaffen kann, welche Ressourcen überlastet sind. Mit Hilfe der Schaltfläche "Ressourcenmanagement" und des Icons "Gehe zur nächsten Ressourcenüberlastung" (Bild 1, dritte Symbolleiste von oben) ist es möglich, solche Problemstellen im rechten Tabellenbereich gezielt anzusteuern.

Welche Werte das Programm im rechten Tabellenbereich anzeigt, lässt sich über das Kontextmenü der rechten Maustaste festlegen. Eine Auswertung ist z.B. nach verschiedenen ressourcenbezogenen Kennzahlen wie aktueller Arbeit, Überlastung, verbleibender Verfügbarkeit etc. möglich. Die Kennzahlen werden korrespondierend zur gewählten Zeitskala kumuliert. Somit ermöglicht das einfache Vergrößern oder Verkleinern der Zeitleiste eine schnelle Übersicht über die Ressourcenauslastung in unterschiedlichen Zeiteinheiten. Projekt kennzeichnet eine Überlastung allerdings unabhängig von der gewählten Zeitleiste stets durch rote Schrift und ein gelbes Raute-Symbol - auch wenn sich die Überlast im Tages-, ja sogar Minutenniveau bewegt. Um die genaue Auslastung einer Ressource zu ermitteln, sollte eine als überlastet gekennzeichnete Ressource immer auch auf Tagesniveau analysiert werden. Zur gezielten Recherche können die den Ressourcen zugewiesenen Vorgänge über die Schaltfläche "Teilvorgänge einblenden" (Bild 1, erste Symbolleiste von oben) wieder eingeblendet werden, um die für eine Überlast verantwortlichen Vorgänge schnell zu identifizieren.

Bild 1: Kombinierte Ressource:Einsatz - Gantt Ansicht zur Analyse der Ressourcenauslastung.

Die Ansicht Ressource: Grafik bietet eine grafische Darstellung von Ressourcenauslastung und Verfügbarkeit über die Zeit (Bild 2, unteres Teilfenster). Im linken Fensterbereich werden die Ressourcen dargestellt, die sich über die untere Bildlaufleiste nacheinander auswählen lassen. Das rechte Teilfenster stellt die Auslastungs- und Verfügbarkeitswerte der jeweils ausgewählten Ressource grafisch dar, wobei der Zuordnungsstatus ("vorgesehen" bzw. "zugeteilt") farbig gekennzeichnet ist. Über das Kontextmenü der rechten Maustaste lässt sich die grafische Darstellung konfigurieren. Die standardmäßig angezeigte Darstellung der Höchstwerte sollte allerdings umgestellt werden, da sie leicht zu Fehlinterpretationen führen kann - z.B. kann eine nur auf Tagesniveau überlastete Ressource auch in einer Monatsansicht für überlastet gehalten werden.

Eine weitere, interessante Einstellung ist über die Option Balkenart (im Kontextmenü) möglich: Aktiviert man die Balkendarstellung für gefilterte Ressourcen und wählt einen entsprechenden Filter, kann man z.B. die Verfügbarkeit einer gesamten Gruppe im Vergleich zur angezeigten, gruppenzugehörigen Ressource ausgeben.