Analyse des unternehmensweiten Ressourcenpools mit Microsoft Project 2003

Dank zentraler Ressourcenverwaltung, integriertem Rückmeldeprozess und webbasiertem Datenzugriff ermöglicht Microsoft Project Server 2003 eine unternehmensweite Ressourcenplanung, -steuerung und -analyse. Marcus Berger und Ralph Götze beschreiben in diesem Beitrag, welche Möglichkeiten ProjektbeteiligteProjektbeteiligteProjektbeteiligte sind Personen, Personengruppen oder Organisationen, die vom Projekt oder seinen Ergebnissen betroffen sind oder die das Projekt beeinflussen können. Siehe Stakeholder . haben, um den unternehmensweiten Ressourcenpool zu analysieren. Der Artikel ergänzt die Beiträge "Ressourcen erfassen, verwalten und planen" (17/2004) und "Projekte überwachen mit Rückmeldeprozessen" (17/2005), die sich den Themen Planung, Steuerung und Ist-Daten-Erfassung widmen.

Analyse des unternehmensweiten Ressourcenpools mit Microsoft Project 2003

Dank zentraler Ressourcenverwaltung, integriertem Rückmeldeprozess und webbasiertem Datenzugriff ermöglicht Microsoft Project Server 2003 eine unternehmensweite Ressourcenplanung, -steuerung und -analyse. Marcus Berger und Ralph Götze beschreiben in diesem Beitrag, welche Möglichkeiten ProjektbeteiligteProjektbeteiligteProjektbeteiligte sind Personen, Personengruppen oder Organisationen, die vom Projekt oder seinen Ergebnissen betroffen sind oder die das Projekt beeinflussen können. Siehe Stakeholder . haben, um den unternehmensweiten Ressourcenpool zu analysieren. Der Artikel ergänzt die Beiträge "Ressourcen erfassen, verwalten und planen" (17/2004) und "Projekte überwachen mit Rückmeldeprozessen" (17/2005), die sich den Themen Planung, Steuerung und Ist-Daten-Erfassung widmen.

Dank zentraler Ressourcenverwaltung, integriertem Rückmeldeprozess und webbasiertem Datenzugriff ermöglicht Microsoft Project Server 2003 eine unternehmensweite Ressourcenplanung, -steuerung und -analyse. Dieser Beitrag beschreibt, welche Möglichkeiten Projektbeteiligte haben, um den unternehmensweiten Ressourcenpool zu analysieren. Er ergänzt damit die Artikel "Ressourcen erfassen, verwalten und planen" (Ausgabe 17/2004) und "Projekte überwachen mit Rückmeldeprozessen" (Ausgabe 17/2005), die den Zyklus der Planung, Steuerung und Ist-Daten-Erfassung im Enterprise Ressourcenpool beleuchtet haben.

Ressourcenanalyse über Microsoft Project Professional 2003

Verfügbarkeitsanalyse durch den Projektleiter

Die unternehmensweite Ressourcenanalyse greift bereits in der Phase der GrobplanungGrobplanungDie Grobplanung ist der erste Schritt der Top-Down-Planung. In ihr werden Phasen, Meilensteine und das Projektbudget festgelegt. Ebenso werden Projektgegenstand, Projektziel und Projektergebnis mit ihren wesentlichen Eigenschaften spezifiziert. Die Grobplanung dient dazu, zunächst die Chancen zur Verwirklichung des Projekts bestimmen zu können, bevor weiterer Arbeitsaufwand für die Detailplanung entsteht.. Schon bei der Zusammenstellung des Projektteams kann der Projektleiter seinen z.B. durch Skills abgebildeten Bedarf mit den im Unternehmen zur Verfügung stehenden Ressourcen abgleichen. Hierfür sucht der Teambildungs-Assistent (Extras / Team aus Enterprise zusammenstellen) passende Ressourcen, die dem gewünschten und anhand von generischen Ressourcen festgelegten Qualifikationsbedarf entsprechen und verdeutlicht in Auslastungsdiagrammen und ‑tabellen deren Verfügbarkeit. (Die genaue Vorgehensweise zur Ressourcenplanung wurde bereits im Artikel "Ressourcen erfassen, verwalten und planen" in Ausgabe 17/2004 vorgestellt.) So können bereits in einer frühen Projektplanungsphase künftige Ressourcenengpässe erkannt und Maßnahmen ergriffen werden. Darüber hinaus bietet Microsoft Project durch den Ressourcen-Zuordnungsstatus "vorgeschlagen" oder "zugesichert" ein Werkzeug zur gestuften Einlastung von Ressourcen an. Dadurch werden auch Ressourcen, die bereits vorgeschlagen jedoch noch nicht zugewiesen sind, in der Auslastungsanalyse berücksichtigt.

Ressourcenanalyse durch Projekt- und Abteilungsleiter

Außer dieser frühen Ressourcenbedarfsanalyse bietet Project Professional 2003 weitere Ansichten zur konkreten Ressourcenplanung und ‑auswertung für Projektleiter und Ressourcenmanager. Eine gewissen Anzahl von Standardansichten lassen sich über die Menüoption Ansichten bzw. Ansichten / weitere Ansichten auswählen. Zusätzlich können auch eigene Ansichten definiert und je Benutzer oder je Projekt hinterlegt oder auch als unternehmensweite Standards definiert werden.

Zum Einstieg in die Ressourcenanalyse eignen sich z.B. die Ansichten Ressource: Einsatz und Ressource: Grafik.

Ressource: Einsatz bietet einen Überblick über die Zuordnung von Ressourcen zu den jeweiligen Vorgängen und Projekten mit Angabe der Aufwände in zeitlicher Abhängigkeit. Die im linken Bereich angezeigten Vorgänge lassen sich über die Schaltfläche "Teilvorgänge ausblenden" (Bild 1, erste Symbolleiste von oben) verbergen, so dass man sich anhand der Indikatoren "rote Schriftfarbe" und "gelbes Raute-Symbol" (siehe Bild 1, oberes Teilfenster) einen ersten Überblick verschaffen kann, welche Ressourcen überlastet sind. Mit Hilfe der Schaltfläche "Ressourcenmanagement" und des Icons "Gehe zur nächsten Ressourcenüberlastung" (Bild 1, dritte Symbolleiste von oben) ist es möglich, solche Problemstellen im rechten Tabellenbereich gezielt anzusteuern.

Welche Werte das ProgrammProgrammIm Kontext des Projektmanagements besteht ein Programm aus einer Programm-Organisation und mehreren Projekten, die gemeinsame Ziele verfolgen. Das mit dem Begriff "Programm" verbundene Konzept wird seit ungefähr 2000 auch in den Richtlinien des Projektmanagements beschrieben – z.B. erstellte das OGC im Jahr 1999 die erste Version der Richtlinie "Managing Successful Programmes" und das PMI im Jahr 2004 die erste Version seines "The Standard for Program Management". im rechten Tabellenbereich anzeigt, lässt sich über das Kontextmenü der rechten Maustaste festlegen. Eine Auswertung ist z.B. nach verschiedenen ressourcenbezogenen Kennzahlen wie aktueller Arbeit, Überlastung, verbleibender Verfügbarkeit etc. möglich. Die Kennzahlen werden korrespondierend zur gewählten Zeitskala kumuliert. Somit ermöglicht das einfache Vergrößern oder Verkleinern der Zeitleiste eine schnelle Übersicht über die Ressourcenauslastung in unterschiedlichen Zeiteinheiten. Projekt kennzeichnet eine Überlastung allerdings unabhängig von der gewählten Zeitleiste stets durch rote Schrift und ein gelbes Raute-Symbol - auch wenn sich die Überlast im Tages-, ja sogar Minutenniveau bewegt. Um die genaue Auslastung einer Ressource zu ermitteln, sollte eine als überlastet gekennzeichnete Ressource immer auch auf Tagesniveau analysiert werden. Zur gezielten RechercheRechercheAm Anfang eines Projekts sollte eine umfangreiche Recherche stehen, um nicht "das Rad erneut zu erfinden". Recherchiert werden muss die Patentlage, die Wettbewerbssituation, die allgemeinen Markttrends und die für das geplante Projekt benötigten Informationen. können die den Ressourcen zugewiesenen Vorgänge über die Schaltfläche "Teilvorgänge einblenden" (Bild 1, erste Symbolleiste von oben) wieder eingeblendet werden, um die für eine Überlast verantwortlichen Vorgänge schnell zu identifizieren.

Bild 1: Kombinierte Ressource:Einsatz - Gantt Ansicht zur Analyse der Ressourcenauslastung.

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