Eine moderne Projektmanagement-Software soll nicht nur nützliche Funktionen bieten, sondern sich auch flexibel an spezielle Anforderungen des Unternehmens anpassen lassen. Bei dem Wunsch nach einer individuellen Konfiguration muss man aufpassen, sich nicht zu sehr an tradierte Abläufe und Regeln zu klammern, sondern die richtige Balance zwischen Alt und Neu zu finden: Bewährte Vorgehensweisen werden dort beibehalten, wo sie einen klaren Mehrwert bringen. Ansonsten wird die Software möglichst im Standardumfang genutzt. Sciforma 7.1 erleichtert diese Abwägung durch einen sehr flexiblen Standard. Das klingt erst einmal nach einem Widerspruch, lässt sich jedoch auflösen.

Vielfalt für das Multiprojektmanagement

Funktional deckt Sciforma 7.1 alle gängigen Aufgaben des Projekt- und Projektportfolio-Managements ab. Ideen werden mit der Software bereits in einem frühen Stadium erfasst, bewertet und dann in einen Projektantrag überführt. Um den Antrag zu erstellen, sammeln die Anwender alle Informationen für eine genauere Bewertung und erstellen eventuell bereits eine erste Projektplanung. Die Bewertung erfolgt nach kaufmännischen und strategischen Kriterien und kann z.B. standardisierte Risikobewertungen und Profitabilitätskennzahlen umfassen. Auf diese Weise zeigt sich, welche der Ideen überhaupt lohnend und machbar sind – denn nur diese kommen als zukünftige Projekte in Frage. Die Workflow-Engine der Software unterstützt den Antragsprozess ebenso wie Ressourcenanfragen aus den Projekten an die Fachabteilungen. Die Anfragen können zunächst auch allgemein auf der Ebene ganzer Abteilungen oder bestimmter Projektrollen gestellt werden.

Das Portfolio optimal zusammenstellen

Ist ein Projektantrag grundsätzlich genehmigt, das Vorhaben also projektwürdig, hilft die Software dabei, ein optimiertes Projektportfolio zusammenzustellen. Um verschiedene Entscheidungs-Optionen durchzuspielen, erstellt man Portfolio-Varianten mit unterschiedlicher Projektzusammenstellung und vergleicht die Auswirkungen auf Finanzen, Personal und Termine. So wird entschieden, aus welchen Projektanträgen angesichts begrenzter Kapazitäten tatsächlich Projekte werden sollen. Für die schnelle Gesamtübersicht fasst die Software den Status der laufenden Vorhaben aus den Statusberichten der einzelnen Projekte zusammen (Bild 1).

Berichtsfunktion für Projekte und Arbeitspakete

Für die Einzel-Statusberichte füllt man in Sciforma ein Formular aus, setzt beispielsweise einige Statusampeln und kommentiert wichtige Aspekte des Projekts. Anschließend kann der Bericht als fertig markiert und so quasi beim PMO abgegeben werden. Sciforma historisiert die Statusberichte und archiviert neben manuell eingegebenen Kommentaren auch berechnete Daten – etwa die geplanten Kosten oder den laut Terminplan erwarteten Projektendtermin. Eine ähnliche Berichtsfunktion gibt es übrigens auch für Arbeitspakete. Wie der Statusbericht genau aussehen soll und für welche Projektarten er erforderlich ist, lässt sich konfigurieren – dazu später mehr.

Laufende Projekte managen

Das Management laufender Projekte unterstützt Sciforma 7.1 mit Funktionen zur Projektplanung und Projektsteuerung bis hin zum Management von Kleinaufgaben. Das Programm ist methodisch breit aufgestellt: Projekte können sowohl eher agil mittels Taskboards gesteuert als auch mit einem Terminplan im Gantt-Diagramm vorausgeplant werden (Bild 2). Beide Varianten lassen sich auch kombinieren: Größere Arbeitspakete werden dann z.B. im Terminplan nicht weiter unterteilt und das Team koordiniert die jeweiligen Einzelaktivitäten anschließend mit Hilfe eines Taskboards. So wie die Projektleitung ihren Statusbericht erstellt, können die Teams ihrerseits den Status ihres Arbeitspakets an die Projektleitung melden. Projektleiter können also Arbeitspakete wirklich delegieren und mit der Statusübersicht den Fortschritt verfolgen, während die Arbeitspaketverantwortlichen sich um die Details der Feinplanung und Umsetzung kümmern.

Ressourcen einplanen

Das Prinzip, die Planungen verschiedener Beteiligter eher lose zu koppeln, gilt auch bei der Ressourcenplanung: Die erforderlichen Teammitglieder können direkt als Ressourcen für Projektaufgaben eingeplant werden. Ebenso ist es möglich, den Ressourcenbedarf lediglich anhand von Rollen zu beschreiben und dann bei Ressourcenmanagern – in der Praxis häufig Führungskräfte der Fachbereiche – entsprechende Anfragen zu stellen. Diese weisen in der Software die jeweils verfügbaren Mitarbeiter ihres Teams den Projekten zu. Um die Details des Einsatzes im Projekt brauchen sich die Ressourcenmanager nicht zu kümmern. Auf diese Weise kann die Ressourcenplanung im Projekt von der des Team-Planers abweichen, Sciforma 7.1 korrigiert das nicht automatisch, sondern zeigt den Beteiligten den notwendigen Abstimmungsbedarf auf.