Einmal war ich bei einer Firma, die gerade ein (für ihre Verhältnisse) großes Projekt startete. Die Firma war recht klein und jung und hatte keine Erfahrung mit Projektmanagement. Im Gespräch wurde schnell klar, dass man eine Person benötigt, die sich darum kümmert, das Projekt zu einem erfolgreichen Ende zu führen. Zum Glück war auch schnell eine Kollegin gefunden, die nicht nur Lust auf diese neue Aufgabe hatte, sondern auch von allen Beteiligten als überaus geeignet angesehen wurde.

Aber worin genau würde denn nun die Aufgabe bestehen? Keiner wusste es genau. Dies rührte zum großen Teil daher, dass die junge Firma eine starke Abneigung gegen den Begriff "Projektmanager" hatte und damit stets große Konzerne, strikte Hierarchien und starre Budgets verband. Daher kam es auch nicht in Frage, die Kollegin einfach auf eine PM-Schulung zu schicken oder ihr ein Lehrbuch zum Projektmanagement in die Hand zu drücken. Also wurde entschieden, mit der Ungewissheit der neuen Rolle zu leben, ins kalte Wasser zu springen und mit der Zeit zu lernen.

Die richtigen Leute zusammenbringen

Das Projekt wurde ein großer Erfolg, was natürlich auch an der guten Arbeit der Kollegin lag. Als ich sie nach einigen Monaten fragte, worin sie denn inzwischen ihre Aufgabe sieht, kam wie aus der Pistole geschossen eine Antwort, die mich zum Nachdenken brachte: "Ich bringe immer wieder die richtigen Leute zusammen."

Das passte erst einmal gar nicht zusammen mit meiner Vorstellung von einem klassischen Projektmanager. Aber je länger ich darüber nachdachte, umso mehr Sinn ergab diese Aussage. Und sie passt wunderbar zu jener Maxime, die ich immer extrem hilfreich fand (von der ich aber leider vergessen habe, woher sie stammt): "Bringe diejenigen, die ein Problem haben, mit denjenigen zusammen, die das Problem lösen können."

Ein Beispiel

Wie mächtig dieses Prinzip sein kann, illustriert vielleicht eine kleine Geschichte. Zu Beginn einer neuen Anstellung habe ich zwei Tage lang im Customer Support mitgearbeitet, um die Firma – und insbesondere die Kunden – besser zu verstehen. Um ehrlich zu sein, habe ich nicht viel gearbeitet, sondern die meiste Zeit den Kollegen vom Support über die Schulter geschaut und ab und zu unter Anweisung mal selbst ein Ticket bearbeitet.

Nun fiel mir schnell auf, dass meine Mentorin ständig über eine Funktion des Supporttools schimpfte: An einer bestimmten Stelle kamen immer wieder Pop-up-Fenster hoch, die ihren Arbeitsfluss unterbrachen. Auf meine Nachfrage erklärte sie mir, dass man diese Funktion zwar ausstellen könne, aber nur global für alle Kollegen. Für viele, insbesondere unerfahrene Kollegen, sei die Funktion jedoch extrem hilfreich, weil sie ihnen dabei hilft zu entscheiden, welche Tickets sie als nächstes bearbeiten sollten.

Folglich blieben die Pop-ups eingeschaltet. Obwohl ich selbst nicht programmieren kann, war ich mir ziemlich sicher, dass man den Browser so manipulieren konnte, dass die Pop-ups nicht mehr erschienen. Also fragte ich in der Mittagspause bei ein paar Kollegen herum, wer sich gut mit Webentwicklung auskennt und dem Support einen riesigen Gefallen tun möchte. Es fand sich schnell ein Kollege, der nach der Mittagspause mit zum Support kam.

Zum Glück hatte ich richtig vermutet, und keine zehn Minuten später war das Problem mit einer kleinen Browser-Extension behoben! Die Kollegin war überglücklich, und wiederum eine halbe Stunde später hatte sich knapp die Hälfte des Supportteams die neue Extension installiert. Unterm Strich konnte so mit sehr wenig Aufwand ein mittelgroßes Problem gelöst werden.

Dazu war es nötig, dass jemand (in diesem Fall ich) einen kleinen Impuls setzte und die richtigen Leute zusammenbrachte. Und um dies tun zu können, musste ich erst einmal gewahr werden, dass hier ein Problem vorlag und wer dies evtl. lösen könnte. Das wiederum war nur möglich, weil ich in meinem kleinen Praktikum direkt mit dem Support zusammenarbeitete.

Was ist gutes Projektmanagement?

Diese Frage lässt sich natürlich pauschal nicht beantworten. Projektmanagement hat verschiedene Facetten, und gutes Projektmanagement sieht in unterschiedlichen Kontexten ganz unterschiedlich aus. Planung, Budgets, Reports – all dies kann großen Wert haben und muss in vielen Unternehmen zum Handwerkszeug eines Projektmanagers gehören.

Darüber hinaus gehört es meiner Meinung nach jedoch immer zur heiligen Aufgabe eines Projektmanagers, die richtigen Leute zusammenzubringen. Das ist einfacher gesagt als getan, und zwar aus mindestens fünf verschiedenen Gründen:

1. Der Projektmanager muss ja zuerst einmal erkennen, wer denn die jeweils richtigen Leute sind.
2. Oft müssen diese Leute dann davon überzeugt werden, sich mit ihren Kollegen zusammenzutun. Dahinter steht oft die Angst vor weiteren (oft ineffizienten) Meetings, sodass weniger Zeit für "die richtige Arbeit" bleibt.
3. In vielen Organisationen wird der Projektmanager schnell an organisatorische Grenzen stoßen. Die Entwickler sollen mit dem Marketing zusammenarbeiten? "So etwas hat es hier noch nie gegeben! Und auf welches Budget sollen die Aufwände dann verbucht werden? Wann hat das Marketing denn schon mal etwas für uns getan?"
   
   In solchen Fällen müssen zuerst einmal Gräben zugeschüttet oder zumindest Brücken gebaut werden. Eine extrem anspruchsvolle Aufgabe, an der auch schnell deutlich wird, dass Projektmanager dann Unterstützung durch das obere Management benötigen. In dieser Perspektive wird Projektmanagement schnell zu einem Stück Organisationsentwicklung!
4. Meiner Erfahrung nach ist es extrem wertvoll, wenn sich ein Projektmanager darauf fokussiert, die richtigen Leute zusammenzubringen. Gleichzeitig kann es aber auch sehr undankbar sein! Kommen wir kurz auf das Support-Beispiel zurück: Wer bekam die "Lorbeeren", als das Problem gelöst wurde? Der Web-Entwickler natürlich! Denn er hatte das Problem ja gelöst, und ohne seine technische Expertise wäre es ja auch gar nicht möglich gewesen.
   
   Derjenige, der die richtigen Leute zusammengebracht hat, wird tendenziell immer im Hintergrund stehen und weniger sichtbare Anerkennung bekommen. Denn seine Rolle besteht mehr darin, zu vermitteln und zu moderieren. Das kann sogar so weit gehen, dass er sich Kommentare wie diesen anhören muss: "Ich verstehe gar nicht, was genau eigentlich deine Rolle hier ist. Die wirkliche Arbeit wird doch von anderen gemacht." So etwas kann schnell verletzen.
5. Daran schließt ein weiteres Problem an, das sich treffend mit dem alten Spruch "Wissen ist Macht" umschreiben lässt. Wenn es ein Projektmanager ernst damit meint, die richtigen Leute zusammenzubringen, dann bedeutet das auch, dass diese Leute alle nötigen Informationen bekommen, um Probleme aus dem Weg zu räumen. Der Projektmanager gibt also Informationen "aus den Händen", die er früher vielleicht für sich behalten hätte. Und das kann je nach Kontext auch einen Machtverlust bedeuten – auch wenn es nur ein gefühlter ist.