Viele Projektleiter erarbeiten den Projektplan allein im stillen Kämmerlein. Doch dafür ernten sie nur selten das zustimmende Nicken ihrer Teammitglieder. Stattdessen werden tausend Gründe vorgebracht, warum die Projektplanung so nicht funktionieren kann. Der bessere Weg ist daher ein gemeinsamer Take-off-Workshop. Richtig durchgeführt bringt er das Team in kürzester Zeit von null auf hundert – das Projekt hebt ab, schon am ersten Tag werden greifbare Ergebnisse erzielt.
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Viele Projektleiter erarbeiten den Projektplan allein im stillen Kämmerlein. Doch dafür ernten sie nur selten das zustimmende Nicken ihrer Teammitglieder. Stattdessen werden tausend Gründe vorgebracht, warum die Projektplanung so nicht funktionieren kann. Der bessere Weg ist daher ein gemeinsamer Take-off-Workshop. Richtig durchgeführt bringt er das Team in kürzester Zeit von null auf hundert – das Projekt hebt ab, schon am ersten Tag werden greifbare Ergebnisse erzielt.
Eigentlich wollte die Projektleiterin Vanessa B. ihr neues Projekt gemeinsam mit ihrem Team planen und hierfür einen eigenen Workshop ansetzen. Der Geschäftsführer gab ihr jedoch klar zu verstehen, dass ein Kick-off-Meeting reichen müsse, "man könne die Mitarbeiter schließlich nicht auch noch für einen Workshop zum Projektstart aus ihrem Tagesgeschäft holen!"
Notgedrungen beißt Vanessa B. in den sauren Apfel und erstellt die Planung alleine. Ein paar Tage später startet das Projekt mit einem viel zu kurzen Kick-off-Meeting, an dem nicht einmal alle Projektmitarbeiter teilnehmen können. Einige Teammitglieder fühlen sich von dem Vorgehen regelrecht überfahren: Sie können die Planung ihrer Projektleiterin nicht wirklich nachvollziehen und halten die Meilensteine für viel zu eng getaktet.
Das Beispiel zeigt: Ein überhasteter Auftakt rächt sich. Anstatt mit dem Projekt abzuheben, gerät Sand ins Getriebe. Der Projektleiter versucht, Aufgaben zu koordinieren und zu delegieren, sieht sich aber einem Sperrfeuer ausgesetzt: "Funktioniert eh nicht! "So kann man doch nicht vorgehen!" "Der Zeitplan ist völlig unrealistisch!" Die Teammitgliedern fühlen sich übergangen. Sie haben den Eindruck, nun ausbaden zu müssen, was sich der Projektleiter da allein ausgedacht hat.
Beim Start eines Projekts sollte sich der Projektleiter gemeinsam mit seinem Team intensiv mit dem Projekt auseinandersetzen. Eine geeignete Methode hierfür ist ein Workshop zum Projektstart, der auch als Take-off-Workshop bezeichnet wird.
Der Take-off-Workshop hat zwei große Aufgaben: Er dient einerseits der Planung und Strukturierung des Projekts, andererseits sorgt er für den nötigen Teamgeist. Die Teilnehmer begreifen, wie wichtig es ist, am gleichen Strang zu ziehen. Ein erfolgreicher Take-off schafft damit eine hervorragende Basis für die künftige Zusammenarbeit im Projektteam.
Während des Take-off-Workshops trifft das Team wichtige Entscheidungen, die sich auf den gesamten weiteren Projektverlauf auswirken. Die Teilnehmer klopfen Risiken ab, besprechen Vorgehensweisen und legen grob die Marschrichtung fest. Auch die Abstimmungen untereinander sind ein wichtiger Aspekt: Spezialisten aus den verschiedensten Arbeitsbezügen müssen im Projektteam aufeinander eingestimmt werden. All das sind Aufgaben des Take-off – der Kick-off ist dafür der falsche Ort.
Die Begriffe "Kick-off-Meeting" und "Take-off-Workshop" werden oft synonym verwendet und deshalb auch nicht als separate Veranstaltungen gesehen. Dadurch fehlt in vielen Unternehmen auch das Bewusstsein darüber, wie sinnvoll ein eigener Take-off-Workshop ist. Es lohnt sich, beides auseinanderzuhalten und sich die Unterschiede klarzumachen (siehe dazu Tabelle 1)
| Kick-off-Meeting | Take-off-Workshop | |
|---|---|---|
| Art der Veranstaltung | Informationsveranstaltung | Arbeitsveranstaltung |
| Gastgeber | Projektleiter | Projektleiter |
| Teilnehmer | Projektteam, betroffene Bereiche, Stakeholder, Auftraggeber | Kernteam, ggf. Auftraggeber |
| Zielsetzung | Alle Beteiligten über das Projekt informieren | Planung und Vorgehensweise im Kernteam erarbeiten |
| Zeitpunkt | Ganz zu Beginn des Projekts | Nach der Projektdefinition |
| Zeitlicher Umfang | 3 Stunden maximal | 1-2 Tage |
Tabelle 1: Kick-off-Meeting und Take-off-Workshop im Vergleich
Der Ablauf des Take-off-Workshops hängt ab von den Anforderungen des jeweiligen Projekts sollte aber grundsätzlich fünf Aspekte berücksichtigen:
Für Zielklarheit sorgt bereits das Kick-off-Meeting. Der Take-off-Workshop sollte nun sicherstellen, dass alle Beteiligten das Projektziel verstehen und teilen. Darüber hinaus sollte jeder wissen, was im Projekt von ihm erwartet wird. Nur wenn alle im Team die Ziele mittragen, ist gewährleistet, dass alle Arbeiten der Teammitglieder der Zielerreichung dienen.
Der Take-off macht den ersten entscheidenden Aufschlag – und schafft damit die Grundlage, um alle weiteren Planungen vornehmen zu können. Da der Workshop das gesamte Kernteam in die Planung einbindet, sind alle Beteiligten arbeitsfähig und können in der Folge zügig Fortschritte erreichen. Erarbeiten Sie daher mit Ihrem Projektteam die gesamte Projektplanung. Am Ende der Veranstaltung muss jeder wissen, wer wann was zu tun hat.
Jedes Projekt hat seine Unwägbarkeiten, Probleme und Umstände, die den Projektverlauf negativ beeinflussen können. Sensibilisieren Sie Ihr Team hinsichtlich möglicher Projektrisiken im Take-off; identifizieren und bewerten Sie anschließend die vorhandenen Risiken, um geeignete Maßnahmen zu beschließen.
Für die Zusammenarbeit eines Projektteams sollten stets gemeinsame Spielregeln gelten – beispielsweise für den Ablauf von Besprechungen, den Umgang mit Konflikten oder die Weiterleitung von Informationen und Arbeitsergebnissen. Der Take-off-Workshop ist ein idealer Ort, um diese Regeln festzulegen. Sorgen Sie außerdem für klare Strukturen. Klären Sie Rollen und Aufgaben im Team, denn unklare Verantwortlichkeiten führen zwangsläufig zu Reibungsverlusten.
Planen Sie genügend Zeit für den Take-off ein. Auch bei einem kleineren Projekt kann ein Take-off-Workshop von ein bis zwei Tagen sinnvoll sein. Erfolgreiche Projektleiter investieren verhältnismäßig viel Zeit und Aufwand in den Take-off-Workshop. Aus gutem Grund: Eine im Team erstellte Projektplanung ist nicht nur vollständiger und realistischer – sie wird vor allem auch vom Team mitgetragen.
| 09:00 – 09:15 | Begrüßung
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| 09:15 – 10:30 |
Einführung
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| 10:30 – 10:45 | Kaffeepause |
| 10:45 – 12:00 |
Strukturplan Im Team entsteht der Projektstrukturplan. Gemeinsam fällt es wesentlich leichter, wirklich an alle zu erledigenden Aufgaben zu denken. |
| 12:00 – 13:00 | Mittagspause |
| 13:00 – 14:00 | Teamaktivität |
| 14:00 – 15:00 | Ablaufplan Das Team diskutiert die Abhängigkeiten und Randbedingungen der geplanten Arbeiten. Das Team bestimmt, welche Aktivitäten sequenziell ablaufen und welche unabhängig voneinander parallel stattfinden können. |
| 15:00 – 15:15 | Kaffeepause |
| 14:00 – 15:00 | Zeit- / Kostenplan Der Tag endet mit der wohl mühsamsten Aufgabe: Für jede Aktivität im Ablaufplan muss das Team Aufwand und Dauer schätzen. Nur so kann eine zuverlässige Terminplanung erfolgen. |
| Danach | Gemeinsames Abendessen |
| 09:00 – 09:15 | Begrüßung |
| 09:15 – 10:45 |
Risiko-Check Das Team befasst sich mit den Risiken, die den Projektverlauf negativ beeinflussen könnten. Es werden Maßnahmen besprochen, um von Beginn an erfolgreich gegenzusteuern. |
| 10:45 – 11:00 | Kaffeepause |
| 11:00 – 12:00 | Organisation Der Projektleiter bespricht mit seinem Team die formale Organisation der Projektarbeit. Das Team vereinbart wichtige Spielregeln (z.B. für Projektarbeitszeiten, Meetings, Absprachen, Entscheidungsverfahren etc.). |
| 12:00 – 13:00 | Mittagspause |
| 13:00 – 13:45 | Vorbereitung Der Management-Vertreter hat sich für die Begutachtung der Ergebnisse des Workshops angesagt. Das Team bereitet die bevor-stehende Präsentation vor. |
| 13:45 – 14:00 | Kaffeepause |
| 14:00 – 15:30 | Präsentation Der Projektleiter und sein Team stellen dem Management-Vertreter – basierend auf ihren Plänen – die grundsätzliche Vorgehensweise im Projekt vor. Sie diskutieren darüber hinaus mit ihm die identifizierten Risiken. |
| 15:30 – 15:45 |
Wrap-Up
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