Waren Sie sich schon einmal mit einem Kunden oder Lieferanten nicht einig über den Status, den Umfang oder die Fälligkeit von Lieferungen, bzw. darüber, wer für die Abweichungen vom ursprünglich Vorgesehenen verantwortlich ist? Ganz ungewöhnlich ist diese Situation sicher nicht, und die möglichen Ursachen sind ebenso vielfältig wie die Entwicklungen, die sich daraus für das Projekt ergeben können, gewollt oder ungewollt. Da diese Entwicklungen meist unangenehmer Natur sind, zeige ich an einem Beispiel, wie Sie solches Ungemach oder gar Kollateralschäden vermeiden können.

Ein Fall aus der Praxis: ein Projekt fährt sich fest

In dem Fall, den ich Ihnen heute schildere, ging es um eine Software-Entwicklung, die ein Lieferant liefern sollte, und die aus vielerlei Gründen deutlich über den vereinbarten Fertigstellungszeitpunkt geschossen war. Der Lieferant stellte seinen Mehraufwand per Change-Request in Rechnung, was der Auftraggeber ablehnte. Daraufhin drohte der Lieferant damit, die Arbeit einzustellen. Im Ergebnis biss sich die Katze also in den Schwanz.

In solchen Fällen kann man sich viele Folgeszenarien vorstellen, insbesondere wenn sich die Parteien in gegenseitigen Schuldzuweisungen festbeißen, der Kunde auf Einhaltung der Lieferungen besteht und mit Pönalen droht. Wenn dann erst mal die Anwälte mit am Tisch sitzen, kann leicht das gesamte Projekt kippen, zumindest wird es dann hässlich und teuer.

Mit einer Projekt-Revision Kosten und Ärger sparen

Bevor man hier Systementwicklung juristisch betrieb, hatte man sich besonnen und mir als externem "Unparteiischem“ den Auftrag erteilt, die Situation einer Revision zu unterziehen, um einen gesicherten Status, kritische Aktionsfelder und die Aussichten auf die Chancen für einen erfolgreichen Abschluss zu erhalten. Meine Ergebnisse sollten die Grundlage für weitere Verhandlungen unter den Parteien schaffen.

Wohlgemerkt: Bei einer Revision geht es um Lösungen, nicht um das Finden eines Schuldigen! Selten geht das Ergebnis eindeutig zulasten eines Beteiligten, denn Fehler finden sich – wie im Beispiel – zumeist auf beiden Seiten.

Durch die Projektrevision wieder Fahrt aufnehmen

Ohne ins Detail gehen zu wollen: Bei unserem Beispielfall hatte der Auftraggeber bei der Beschreibung des gewünschten Produkts keine konkreten Vorgaben gemacht, sondern eher vage Vorstellungen geäußert. Der Auftragnehmer aber hatte einen Kostenvoranschlag abgegeben, der im Laufe des Projekts durch viele "neue Anforderungen" gesprengt wurde.

Der Auftragnehmer wähnte sich mit dem Angebotsinhalt fertig, der Auftraggeber hingegen nicht. Nachdem durch die Revision klar wurde, dass sich diese Gemengelage sachlich zwangsläufig beißen musste, war man auf beiden Seiten zu Kompromissen bereit und setzte sich zur gemeinsamen neuen "Zielfindung" und Scope-Definition wieder zusammen, und zwar ohne weiteres Aufrechnen oder Nachkarten.

Wichtig ist also, dass man nach der fachkundigen Versachlichung der Gemengelage und der Identifikation der zu behebenden Probleme zu Lösungen und Vereinbarungen kommen konnte, mit denen der Gesamterfolg des Projekts aus der Gefahrenzone geholt werden konnte und die jeweiligen Business Cases mit ein paar Blessuren davon kamen.

Bild: Die drei Stufen der Projektrevision und die Aspekte, die jeweils untersucht werden.

Jeder Fall liegt anders

Während in diesem Projekt der gordische Knoten mit einer objektiven Situationsanalyse und einigen – wenn auch schmerzhaften – Change-Requests durchschlagen werden konnte, sind es in anderen Fällen oft gerade die vielen Änderungsanträge, die zu Mehrkosten und schließlich Streit führen.

Besonders oft geschieht das, wenn im Projektthema (z.B. Einführung eines speziellen IT-Systems) unerfahrene Unternehmen oder Behörden vom Know-how eines Beratungshauses abhängig sind. Auch hier habe ich schon einige Male mit einer Revision des Projektes, der vertraglichen Verpflichtungen und der Projektmanagement-Prozesse klärend und vermittelnd helfen können.

Dem erfahrenen und unabhängigen Projektmanagement-Profi offenbaren sich meist schnell die Knack- und Schwachpunkte und er kann, abgesehen von der Lösung akuter Probleme, auch zur nachhaltigen Prävention weiterer Schieflagen beitragen.

Vorbeugen ist besser und billiger als Sanieren

Besonders schlau handeln natürlich die Unternehmen, die nicht erst im Krisenfall auf externe Hilfe zurückgreifen, sondern proaktives Risikomanagement und regelmäßige Projektaudits durchführen. Mit der Messung der Projektperformance bezüglich der gesteckten Ziele und der regelmäßigen Überprüfung der angewendeten PM-Methoden und ‑Werkzeuge lässt sich ganz leicht eine wirkungsvolle Projekt-Qualitätssicherung darstellen, die sich auch schnell in strategischen Vorteilen wie Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit niederschlägt. Und sollten dazu die Ressourcen oder Fachleute fehlen, kann man ja immer noch (zeitweise) auf Externe zurückgreifen…