"Wer schreibt denn heute das Protokoll?" Diese Frage verdirbt in vielen Meetings schon am Anfang die Stimmung. Freiwillig meldet sich selten jemand. Wenn sich endlich ein Kollege (widerwillig) dazu bereit erklärt, sind alle anderen froh, dass sie noch einmal davon gekommen sind.

Oft sieht das anschließende Protokoll leider auch so aus: Schnell und lustlos zusammengeschrieben, in vielen Punkten unverständlich, mit unnötige Banalitäten, aber ohne die entscheidenden Informationen. So ist das Protokoll selten direkt nach der Sitzung fertig, sondern muss danach noch zeitaufwendig vervollständigt und in Form gebracht werden. Wer übernimmt da schon gern den Job des Protokollanten?

Wer schreibt's?

Jeder kann ein Protokoll schreiben. Oft ist es jedoch sinnvoll, dass ein Teammitglied protokolliert, das nicht maßgeblich an den Detailentscheidungen des jeweiligen Meetings beteiligt ist oder z.B. eine Präsentation hält. So hat der Protokollant die nötige Zeit und Ruhe, um die Ergebnisse festzuhalten. In gleichberechtigten Teams können die Rollen des Protokollführers und Gesprächsleiters auch rollierend gehandhabt werden: So ist jeder einmal dran. Als Belohnung leitet der Protokollführer dann das nächste Treffen. Nach ein paar Runden laufen die Meetings dadurch wesentlich disziplinierter und effizienter, da jeder weiß, was Gesprächsführung bedeutet.

Wozu ist ein Protokoll nötig?

Wichtiger als die Frage nach dem Protokollanten ist die Frage nach Sinn und Zweck des Protokolls. Gründe für ein Protokoll sind vor allem:

• Informationen und beschlossene Ergebnisse festhalten, z.B. für Personen, die bei der Besprechung nicht anwesend waren
• Fixieren und Veröffentlichen von Aufgaben, Verantwortungen und Zuständigkeiten
• Nachvollziehen der Gründe für getroffene Entscheidungen
• Rekonstruierbarkeit des Projektverlaufs

Protokolle dokumentieren die Ergebnisse von (Projekt-)Besprechungen, den Verlauf hingegen nur in besonderen Fällen. Protokolle sind unabdingbar, wenn es darum geht, Entscheidungen zu dokumentieren und Aufgaben festzulegen. Nur mit einem schriftlichen Protokoll kann sich Ihr Projektteam auf die abgestimmten Ergebnisse berufen und Sie schieben den oft typischen unterschiedlichen Erinnerungen an eine Besprechung einen Riegel vor. Mängel in der Protokollführung können daher zu unmittelbaren Mängeln bei der Steuerung des Projekts führen.

Hier kommt dem Protokollführer auch eine besondere Verantwortung in der Besprechung zu: Er oder sie drängt darauf, dass eine Entscheidung klar und eindeutig formuliert ist und dass alle mit dieser Formulierung einverstanden sind.

Es ist keine Zeitverschwendung, wenn der Protokollführer auf einer eindeutigen und klaren Formulierung beharrt! Wenn diese nicht innerhalb weniger Sekunden gefunden wird, liegt dies nicht daran, dass ein Protokoll geschrieben wird, sondern daran, dass es noch keine echte Einigung gibt.

Bestandteile eines Protokolls

Die folgenden Punkte sollten in jedem Protokoll enthalten sein, je nach Zweck (s.o.) unterschiedlich detailliert:

• Ort, Datum, Uhrzeit und Dauer der Besprechung
• Teilnehmer (Namen und Organisationseinheiten) und ggf. ihre Funktion in der Besprechung (Besprechungsleiter, Protokollführer usw.)
• Verteiler (Namen und Organisationseinheit)
• Anlass und Thema (z.B. "Änderungsantrag Benutzeroberfläche")
• Tagesordnung
• Protokollnachlese (Protokoll des letzten Treffens)
• Ergebnisse nach Tagesordnungspunkten gegliedert
• Aufgabenliste (bzw. Liste der offenen Punkte/Project Issues)

Ggf. gehören auch noch die Auflistung der Anlagen, Unterschriften und rechtliche Hinweise (u.a. Widerspruchsfristen) zum Protokoll.

Der schlanke Weg: Ergebnisprotokoll

Meist reicht ein Ergebnisprotokoll völlig aus. Dabei werden die Ergebnisse der gemeinsamen Arbeit zusammengefasst sowie getroffene Entscheidungen und Arbeitsaufträge festgehalten. Beiträge einzelner Anwesender werden hier nicht erfasst. Das Ergebnis der Veranstaltung ist das gemeinsame Ergebnis der ganzen Gruppe. Falls notwendig, können Wege zur Entscheidungsfindung, wichtige Meinungsäußerungen und Beiträge mit protokolliert werden.

Analog oder digital?