In vielen Unternehmen sind die Ergebnisse der Projektarbeit immer noch nicht überzeugend – trotz zahlreicher unterstützender Tools, Prozesse und Methoden, trotz mannigfacher Literatur zum Thema und trotz der Bereitschaft aller Handelnden, ihren Beitrag für ein positives Ergebnis zu leisten. Warum stellt sich der angestrebte Projekterfolg unter diesen Bedingungen oft dennoch nicht ein? Welche neuen Ansätze können in diesem Zusammenhang nachhaltig Wirkung zeigen und dabei helfen, sich erfolgreich für den Zukunftsmarkt Projektwirtschaft aufzustellen?

Meine langjährige Erfahrung als Projekt- und Projektportfolio-Verantwortliche lässt nur folgende Antwort zu:

Projekterfolg benötigt ein ganzheitliches Verständnis aller Rollen und deren Schnittstellen in Projekt und Linie – und zwar ein Verständnis, das aktiv gelebt werden muss.

Es greift zu kurz, sich für den Projekterfolg ausschließlich auf die Projektleiter und deren Ausbildung sowie Zertifizierung zu berufen. Arbeit in Unternehmensstrukturen ist komplexer und muss alle Ebenen konsequent berücksichtigen. Denn was nützen gute, zertifizierte Projektleiter, wenn

• Projektauftraggeber desinteressiert sind oder das Projekt boykottieren?
• Projektmitarbeiter sich nicht an Verabredungen halten, Prioritäten verschieben oder demotiviert sind?
• Stakeholder nicht präsent sind?
• Geschäftsführer in Lenkungsausschüssen die notwendigen Entscheidungen nicht treffen?

Im folgenden Artikel zeige ich Ansatzpunkte und Nutzen eines ganzheitlichen Rollenmodells im Unternehmen, aber auch konkrete Umsetzungsmöglichkeiten in den verschiedenen hierarchischen Ebenen von Projekt und Linie. Dabei richte ich mich an Geschäftsführer mit der Bereitschaft, Projekte im Unternehmen zu beschleunigen und sich dazu selbst einzubringen. Gibt es im Unternehmen eine Abteilung für Projektportfolio- bzw. (Multi-)Projektmanagement, sind auch deren Leiter ideal dafür geeignet, diesen Ansatz aufzugreifen, im Unternehmen voranzutreiben und die Verantwortung für das Projekt "Einführung eines ganzheitlichen Rollenkonzepts" zu übernehmen.

Was bringt ein neues Rollenkonzept?

Der Nutzen eines ganzheitlichen Rollenmodells wird nach der Einführung für alle Beteiligten unmittelbar deutlich. Er ist umso größer, je mehr Hierarchieebenen eingebunden sind. Die Zeiten der Auftraggeber ohne Zeit für das Projekt, aber mit neuen Ideen zum geplanten Projektende, sind damit beendet.

Beispielsweise kann ein Projektleiter auf Basis eines klar definierten und kommunizierten Rollenprofils seinen nicht interessierten Auftraggeber in die Pflicht nehmen und z.B. die Abnahme eines Meilensteins und die Freigabe der nächsten Phase einfordern. Der Auftraggeber wiederum ist aktiv in die Freigabe der Projekt-Zwischenergebnisse eingebunden und kann das Projekt somit ggf. frühzeitig lenken. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass das Projektergebnis seinen Vorstellungen entspricht, den gewünschten Nutzen liefert und das Projekt termingerecht beendet wird.

Ein weiteres Beispiel ist der Umgang mit kapazitativen Überlastungen. Ohne klare Rollendefinition stellt ein Projektmitarbeiter bei einer Arbeitsüberlastung die Erledigung seines Arbeitspakets in der Regel hinten an. Der Liefertermin verstreicht und er informiert seinen Projektleiter erst auf Nachfrage. Der Projektleiter kann lediglich reagieren. Aus Portfolio-Sicht ist keinerlei Handlung mehr möglich; das Projekt wird sich voraussichtlich verzögern.

Sind die Rollenprofile hingegen geklärt und die Schnittstellen definiert, wissen die Projektmitarbeiter, wen sie wann bei Überlastung ansprechen müssen und stoßen dort auch auf offene Ohren – denn die definierte Rollenverantwortung liegt bei diesem Gesprächspartner. Ist das Problem nicht projektintern lösbar, kann in der übergeordneten Portfolio-Sicht die für das Projektmanagement zuständige Abteilung zeitnah agieren und eine Lösung herbeiführen.

Diese Beispiele zeigen, wie ein klares Rollenverständnis, das in der Praxis durchgesetzt wird, zu einem positiven Projektergebnis beitragen kann. Anhand ihrer Rollenbeschreibung wissen alle Beteiligten genau, was sie in der jeweiligen Situation tun müssen. Sie kennen ihren Ansprechpartner und die Kommunikationswege sind kurz.