Probleme sind in Projekten eher die Regel als die Ausnahme. Tritt ein Problem auf, müssen Projektmanager und ihre Teams häufig in kurzer Zeit eine passende Lösung finden. Ein einfaches, aber sehr effizientes Werkzeug hierfür ist der A3-Report, mit dem sich eigenständig oder im Team Probleme erkennen, analysieren und lösen lassen.

Als Tool zur Problemlösung ist der A3-Report allerdings nicht nur für die Projektarbeit interessant. Auch im Change Management kann dieses Instrument hilfreich sein sowie in Unternehmen, in denen eine ausgeprägte Lean-Kultur bzw. eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung (KVP) besteht.

Der A3-Report – die Kompetenz zur Problemlösung erhöhen

Der A3-Report geht auf den Wirtschaftsingenieur Joseph M. Juran zurück. Er empfahl japanischen Topmanagern in den 1950er-Jahren, Problemlösungen, Entscheidungsgrundlagen und Strategien aus Gründen der Übersichtlichkeit nur auf einem Blatt Papier darzustellen. Toyota folgte diesem Rat und wählte hierfür das DIN-A3-Format (Bild 1).

Das Besondere am A3-Report ist, dass er auch den Denkprozess zur Problemlösung transparent macht. Denn mit diesem Werkzeug muss der Benutzer auch die einzelnen Analyse- und Handlungsschritte zur Problemlösung nacheinander durchlaufen. Das führt zu einem tieferen Verständnis der Problematik und gibt dem Anwender die Möglichkeit, nachhaltige Lösungen für ein Problem zu entwerfen und zu realisieren.

Bild 1: Mustervorlage für einen A3-Report zur Problemlösung.
Bild vergrößern

Die Mustervorlage zum Ausdrucken können Sie gemeinsam mit dem Artikel herunterladen (Vorlage_A3-Report.jpg). Ein Beispiel für einen ausgefüllten A3-Report finden Sie in der mitgelieferten Datei "Beispiel_A3-Report".

PDCA-Zyklus als Grundlage

Der A3-Report basiert auf dem PDCA-Zyklus aus dem Lean Management, demzufolge bei der Problemlösung vier Phasen zu unterscheiden sind:

• Phase 1 – Plan: Zuerst gilt es, das Problem sowie den Ist-Zustand zu beschreiben und die (Kern-)Ursachen des Problems zu analysieren. Außerdem werden der Ziel-Zustand formuliert und Messgrößen für das Erreichen des Ziel-Zustands definiert.
• Phase 2 – Do: In dieser Phase werden die Maßnahmen zum Erreichen des Ziel-Zustands festgehalten.
• Phase 3 – Check: Als nächstes reflektiert man die beim Umsetzen der Maßnahmen gesammelten Erfahrungen sowie die erzielten Ergebnisse. Auch die Wirksamkeit der Maßnahmen sollte man kontrollieren, sodass diese bei Bedarf nachjustiert werden können.
• Phase 4 – Act/Adjust: Abschließend werden die gesammelten Erfahrungen evaluiert und daraus Standards für das künftige Vorgehen abgeleitet, die fortan als Basis für weitere Verbesserungen dienen.

Aufbau eines A3-Reports

Diese vier Phasen sind Grundlage eines A3-Reports, der sich in insgesamt sieben Analyse- und Arbeitsschritte aufteilt. Die ersten vier Schritte sind auf der linken Seite zu sehen und beziehen sich auf die Plan-Phase. Die letzten drei Schritte auf der rechten Seite spiegeln die Do-, Check- und Act-Phasen wieder (vgl. auch Bild 1). Zudem steht über jedem A3-Report ein Titel, der klar das Problem benennt, das gelöst werden soll.

1. Hintergrund und Problem beschreiben

Beschreiben Sie hier das Problem und dessen Auswirkungen. Zwei Aspekte sind dabei besonders zu beachten:

• Das Problem muss so beschrieben sein, dass alle in den Prozess involvierten Personen, das Problem selbst und dessen Auswirkungen verstehen. Sonst ist der Zweck der angestrebten Problemlösung nur schwer zu verstehen.
• Die Beschreibung muss die Relevanz für die Projektziele (bzw. Unternehmensziele) aufzeigen. Sonst wird den Nutzern auch nicht die Relevanz des Problems für den Projekterfolg klar.

2. Aktuelle Situation erfassen

Halten Sie hier folgende Punkte fest:

• Beschreiben Sie die aktuelle Situation, also was gerade tatsächlich passiert.
• Identifizieren Sie den Entstehungsort (Point of Cause) des Problems und analysieren Sie "am Ort des Geschehens", was die Betroffenen abhält, den Soll-Zustand zu erreichen.
• Stellen Sie den Ist-Zustand möglichst einfach und bildhaft dar.