Wie gehen Sie vor, wenn Sie eine Präsentation erstellen müssen? Optimal wäre es, wenn Sie die Folien für die Präsentation jeweils komplett neu anlegen. Und zwar in einer Präsentation, die tatsächlich auf der Vorlage beruht, die aktuell im Unternehmen als Standard festgelegt ist. Doch die Praxis sieht meist anders aus: Nahezu immer werden Folien aus vorhandenen Präsentationen in die aktuelle Präsentation hineinkopiert, bei Bedarf angepasst und einige neue Folien ergänzt.

Was viele Anwender nicht wissen: Das Einfügen von Folien aus anderen Präsentationen führt oft ungewollt dazu, dass Folienlayouts in Ihre aktuelle Präsentation gelangen, die vom festgelegten Firmenstandard abweichen.

Hier nur einige der Folgen:

• Stehen in der aktuellen Präsentation auf einmal mehr Layouts als vorher zur Verfügung, stellt sich beim Erzeugen weiterer Folien die Frage, welche Layouts korrekt sind.
• Noch gravierender ist es, wenn plötzlich mehrere Folienmaster, zusätzliche Layouts und andere Farben als gewohnt zur Auswahl stehen. Wer nicht allzu oft mit PowerPoint arbeitet und daher mit den Standards nicht vertraut ist, wird die angebotenen Möglichkeiten nutzen. So entstehen neue Folien, die definitiv von den Firmenvorgaben abweichen. Mit anderen Worten: Die Mühe, die andere aufgewandt haben, um das Corporate Design in PowerPoint umzusetzen, wird damit zunichte gemacht.
• Geben Sie eine solche Präsentation mit fremden Layouts oder zusätzlichem Folienmaster an andere Kollegen weiter, erhalten diese ein "falsches Fundament" für ihre Präsentation.

Bild 1 zeigt typische Szenarien, bei denen Folien aus anderen Quellen übernommen werden.

Bild 1: Eine Auswahl typischer Szenarien, die beim Zusammenstellen einer Präsentation möglich sind.
Foto: © Janina Dierks - Fotolia.com
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Auch wenn Sie nur ab und zu eine Präsentation erstellen und kein PowerPoint-Spezialist sein wollen, ist es durchaus sinnvoll, näher zu betrachten, was PowerPoint im Hintergrund macht, wenn Sie Folien aus "alten" Dateien einfügen. Dieser Artikel liefert einen Leitfaden, wie Sie in PowerPoint 2007, 2010 und 2013 Folien aus unterschiedlichen Quellen mit möglichst wenig manueller Nacharbeit in einer Präsentation zusammenstellen.

Sie erfahren:

• welche drei Wege es gibt, um Inhalte aus anderen Präsentationen zu übernehmen,
• wie Sie verhindern, dass sich versehentlich zusätzliche Folienmaster in Ihre Präsentation schmuggeln,
• wie Sie ungewollt eingefügte Fremdlayouts entdecken und entfernen,
• wie Sie Ärger mit Fußzeilen vermeiden,
• wie Sie vorgehen, um Folien mit einem anderen Seitenformat (4:3, 16:9) zu übernehmen und
• warum Sie sich Ärger und Zeit ersparen, wenn Sie mit Musterfolien arbeiten.

Inhalte aus anderen Präsentationen übernehmen

Um bereits bestehende Inhalte aus anderen Präsentationen zu verwenden, stehen Ihnen drei unterschiedliche Methoden zur Verfügung.

Methode 1: Folien wiederverwenden

Ein bequemer Weg, Folien einzufügen, ist über den Aufgabenbereich Folien wiederverwenden. Diese Methode, die viele nicht kennen, bereitet den wenigsten Ärger und ist zudem komfortabel. So geht’s:

• Wählen Sie in der Präsentation, in die Sie Folien einbauen möchten, im Register Start die Befehlsfolge Neue Folie / Folien wiederverwenden (Bild 2). Der Befehl befindet sich ganz unten und wird daher leicht übersehen. Daraufhin wird rechts der Aufgabenbereich Folien wiederverwenden eingeblendet.

Bild 2: Links. Der Befehl Folien wiederverwenden befindet sich ganz unten.
Rechts: In diesem Aufgabenbereich können Sie eine andere PowerPoint-Datei öffnen und aus dieser dann ganz bequem Folien einfügen.
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• Klicken Sie dort auf PowerPoint-Datei öffnen, navigieren Sie zu Laufwerk und Ordner der gewünschten Präsentation und öffnen Sie diese. Sie sehen jetzt die Folien dieser Datei als Miniaturbilder. Eine vergrößerte Ansicht erhalten Sie in PowerPoint 2010 und 2007, wenn Sie die Maus über eines dieser Folienbilder bewegen (Bild 3). So können Sie leicht prüfen, ob es auch die gesuchte Folie ist. In PowerPoint 2013 fehlt dieses Zoom-Feature leider.