Wie Sie in Excel ad hoc-Berichte erstellen, indem Sie kleine interaktive Abfragemechanismen anlegen, konnten Sie im Beitrag "Wichtige Projektdaten schnell im Blick" in Ausgabe 16/2014 lesen. Noch attraktiver ist eine solche Schnellübersicht über wichtige Projektkennzahlen, wenn Sie grafische Elemente enthält – beispielsweise Diagramme, Thermometer oder Tachometer.

Tachometer sind eine Darstellungsmöglichkeit, die wohl jeder kennt. In Autos verraten sie auf einen Blick, wie schnell Sie unterwegs sind oder wie hoch die Drehzahl des Motors gerade ist. Bild 1 zeigt eine Vorschau auf die hier vorgestellte Lösung: Ein attraktives Management-Cockpit, in dem Tachometer als Statusanzeige dienen, die garantiert keiner übersieht. Das Cockpit ermöglicht es, für mehrere Projekte ausgewählte Kennzahlen bildhaft gegenüberzustellen, ohne dass der Betrachter erst lange Auswertungen oder gar Zahlenkolonnen studieren müsste.

Bild 1: Welche Projektkennzahlen zum Vergleich angezeigt werden sollen, steuern Sie bequem über Options- und Kombinationsfelder.
Bild vergrößern

Das Cockpit zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

• Die zu vergleichenden Projekte werden komfortabel aus einer Liste unterhalb der Tachometer ausgewählt.
• Welches Kriterium verglichen werden soll – Projektfortschritt, Budgetauslastung oder Ausfallrisiko –, entscheiden Sie über eine der drei Optionsschaltflächen am linken Rand.
• Die Daten in den Tachometern basieren auf einer Liste mit zusammengefassten Projektinformationen.
• In den Tachometern sorgen speziell aufbereitete Kreisdiagramme für die stets aktuelle Anzeige der Kennzahlen.
• Um Missverständnisse zu vermeiden, werden im Tacho zusätzlich der Projektname und der aktuelle Status in Textform angezeigt. Auch diese Info-Elemente ändern sich dynamisch je nach gewähltem Projekt oder Kriterium.
• Die eingesetzten Steuerelemente gewährleisten wieder, dass auch wenig erfahrene Anwender die gewünschten Projekte und Kennzahlen interaktiv auswählen können. Da keine Kriterien eingetippt werden müssen, werden Fehlerquellen ausgeschlossen. Das Risiko, dass versehentlich die Ergebnisse Ihrer Arbeit zerstört werden, reduziert sich damit.

Für alle, die die Schritte zum Aufbau der Cockpit-Lösung selbst nachvollziehen wollen, gibt es in dem ZIP-Archiv zu diesem Artikel die Musterdatei Projekt-Cockpit_Tachometer_UEB.xlsx.

Die Vorarbeit: Weisen Sie wichtigen Zellbereichen Namen zu

Damit Sie leichter auf die benötigten Zellbereiche zugreifen können, aber auch damit die Formeln besser zu verstehen sind, legen Sie Bereichsnamen an. Dies erledigen Sie mit folgenden Schritten:

• Markieren Sie in der Beispieldatei den Zellbereich B20:B32.
• Klicken Sie in das Namensfeld oberhalb des Spaltenkopfes A, geben Sie dort als Namen "rng_Projekt ein" und drücken Sie die Enter-Taste.
• Markieren Sie anschließend den gesamten Wertebereich B19:E32 und weisen Sie ihm analog den Namen "rng_Werte" zu.

Natürlich könnten Sie die Bereiche auch mit "Projekt" und "Werte" benennen. Das Präfix "rng_" (abgeleitet von "Range", engl. für Bereich) lässt Sie die Namen jedoch leichter wieder finden, wie Sie später noch sehen werden.

Bild 2: Definieren Sie Bereichsnamen, um sich die Arbeit für das Anlegen der Formeln zu erleichtern.

Projektauswahl per Liste: Ein Kombinationsfeld einbauen

Zur bequemen Auswahl der zu vergleichenden Projekte legen Sie Kombinationsfelder an. Eine vollständige Auflistung aller Steuerelemente und ihrer Eigenschaften finden Sie im Beitrag "Wichtige Projektdaten schnell im Blick" in Ausgabe 16/2014.

• Klicken Sie hierfür auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf die Schaltfläche Einfügen und wählen Sie aus der Kategorie der Formularsteuerelemente das "Kombinationsfeld". Der Mauszeiger verwandelt sich daraufhin in ein Fadenkreuz.
• Halten Sie die Alt-Taste gedrückt und klicken Sie in den linken oberen Bereich der Zelle C16. Ziehen Sie anschließend die Maustaste etwas in die Richtung der unteren rechten Ecke der Zelle C16. Da Sie die Alt-Taste die ganze Zeit gedrückt halten, nimmt das Kombinationsfeld beim Ziehen mit der Maustaste automatisch die Breite der Zelle C16 an (siehe Bild 3, [1]). Wenn Sie ganz genau hinsehen, erkennen Sie, dass das Kombinationsfeld etwas höher ist als die Zelle C16. Für ein perfekt sitzendes Kombinationsfeld halten Sie einfach die Alt-Taste nochmals gedrückt und ziehen Sie die rechte untere Ecke des Kombinationsfeldes etwas nach oben.

Nach einem Rechtsklick auf das Kombinationsfeld wählen Sie den Befehl Steuerelement formatieren [2] und nehmen dann folgende Einstellungen vor [3]:

• Der "Eingabebereich" umfasst beim Kombinationsfeld die Zellen, deren Inhalte als Liste angezeigt werden sollen. Geben Sie deshalb als Eingabebereich den Bereichsnamen "rng_Projekt" an.
• Im Feld "Zellverknüpfung" tragen Sie die Zelladresse $H$7 ein.
• Legen Sie abschließend die Anzahl der "Dropdown-Zeilen" auf 20 fest, damit beim Öffnen des Kombinationsfelds gleich alle zur Auswahl stehenden Projekte angezeigt werden.
• Schließen Sie das Dialogfeld mit OK.