Wenn für ein Projekt eine Vielzahl von Daten einzugeben sind, sollen diese natürlich korrekt erfasst werden. Zugleich soll dies möglichst zeitsparend erfolgen. Kein Problem, wenn Sie für einzelne Felder oder ganze Bereiche Listen hinterlegen, aus denen sich die entsprechenden Daten bequem auswählen lassen. Wie Sie dazu vorgehen, beschreibt der Beitrag "Auswahllisten in Excel erstellen" (Projekt Magazin, 12/2009).

Dieser Tipp geht einen Schritt weiter. Er zeigt, wie Sie solche Auswahllisten einerseits verknüpfen und andererseits dynamisch anlegen. Mit dem Verknüpfen sorgen Sie dafür, dass sich der angebotene Inhalt einer Liste automatisch anpasst, je nachdem welche Auswahl Sie im vorherigen (verknüpften) Feld getroffen haben. Das Dynamisieren hat zur Folge, dass Ihre Auswahllisten immer auf dem aktuellen Stand bleiben, auch wenn sich die Anzahl der Einträge in den hinterlegten Listen ändert.

Als Beispiel dient hier die Planung des Mitarbeitereinsatzes in verschiedenen Projekten. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, wer wann in welchem Projekt welche Arbeit mit welchen Kosten erledigt. Eine Übersicht liefert eine Tabelle, in die zunächst der Projektname, anschließend der Name des Mitarbeiters und schließlich die von ihm zu erbringende Leistung eingetragen werden. Bild 1 zeigt eine Vorschau auf die fertige Lösung: Alle Angaben gelangen über Auswahllisten oder mittels Formeln in die Tabelle. Nur die Anzahl der Tage muss in Spalte F noch manuell eingetragen werden. Die Mitarbeiter-Auswahlliste passt ihren Inhalt mittels Verknüpfung automatisch so an, dass nur diejenigen Mitarbeiter angezeigt werden, die in dem Projekt mitarbeiten, das zuvor per Klick ausgewählt wurde.

Bild 1: Vorschau auf die fertige Lösung mit einer Übersicht der verwendeten Lösungstechniken.

Auswahllisten per Dropdown einrichten

Um die Auswahllisten in der in Bild 1 gezeigten Tabelle einzurichten, nutzen Sie die Funktion Datenüberprüfung. Lernen Sie nachfolgend drei Möglichkeiten kennen, wie Sie die Listen anlegen können: von einfach bis zu dynamisch.

Eine Liste für die Auswahl des gewünschten Projekts erstellen (Spalte B)

Im vorliegenden Beispiel sollen zwei verschiedene Projekte zur Auswahl stehen. Die Namen beider Projekte können Sie direkt im Dialogfeld "Datenüberprüfung" eingeben – dies ist die einfache Variante, eine Liste anzulegen:

• Öffnen Sie die Beispieldatei und wechseln Sie in das Arbeitsblatt "Planung & Abrechnung".
• Markieren Sie den Bereich B4 bis B13.
• Wechseln Sie zur Registerkarte Daten und klicken Sie – wie in Bild 2 zu sehen – auf Datenüberprüfung [1].
• Markieren Sie im Dialogfeld "Datenüberprüfung" den Eintrag "Liste" [2]. Tragen Sie in das Eingabefeld unter "Quelle" [3] die beiden durch ein Semikolon getrennten Projektnamen ein: Cloud;Serverumstellung. Schließen Sie mit OK ab.

Sie können jetzt – wie in Bild 2 ganz rechts zu sehen – die Projekte bequem per Dropdown auswählen [4].

Bild 2: Eine einfache Liste für die Projektauswahl erstellen.

Für die Auswahl der Leistung (Spalte D) eine Liste mit Hilfe von Bereichsnamen erstellen

Wegen der umfangreicheren Auswahlmöglichkeiten in der Spalte "Leistungen" wäre die oben beschriebene manuelle Eingabe im Dialogfeld "Datenüberprüfung" nicht zweckmäßig. Besser ist es, wenn die Datenüberprüfung auf eine bereits vorhandene Liste zurückgreift. Erfassen Sie dazu in einem separaten Arbeitsblatt namens "Basisdaten" alle Informationen, die später für die Auswahllisten und Berechnungen gebraucht werden. Bild 3 zeigt die drei für das Beispiel benötigten Listen, die jeweils durch leere Spalten voneinander getrennt sind.

Bild 3: Drei voneinander getrennte Datenlisten für das Füllen der Auswahllisten und das Berechnen der Kosten.

Bereichsnamen für die Datenlisten vergeben

• Markieren Sie im Blatt "Basisdaten" der Beispieldatei den Bereich B2 bis B6, halten Sie dann die Strg-Taste gedrückt und markieren Sie zusätzlich die Bereiche D2:D5 sowie F2:F8.
• Betätigen Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + F3. Damit rufen Sie das Dialogfeld Namen aus Auswahl erstellen auf. Excel schlägt vor, den Inhalt der oberen Zelle als Bereichsnamen zu verwenden.
• Bestätigen Sie dies mit OK.