Kommunikation ist ein wesentlicher Teil des Projektgeschäfts. Egal, ob der Projektleiter Verhandlungen führt, Meetings leitet oder sich nur kurz abstimmen möchte – ständig steht er im Austausch mit dem Projektauftraggeber, mit Vertragspartnern und seinen Kollegen. Eines der wichtigsten Kommunikationsmittel ist dabei die E-Mail.

Doch manchmal entpuppt sich selbst das Verfassen einer kurzen Mitteilung als gehöriger Zeitfresser – vor allem dann, wenn sich der Urheber nicht sicher ist, wie er die E-Mail formulieren soll. Leicht verliert er sich im Irrgarten des Satzbaus und doktert scheinbar "ewig" an Kleinigkeiten herum. Wer sich diese Mühe spart, kommt nicht zwangsläufig schneller zum Ziel: Tippt der Verfasser aus Zeitmangel nur ein paar Stichworte ein, bleibt die Mail für den Empfänger oft unverständlich, so dass zeitaufwändige Nachfragen erforderlich sind.

Dieser Tipp zeigt Ihnen, wie Sie auch komplexe Sachverhalte nach einem einfachen Schema in E-Mails beschreiben und verständlich dem Empfänger vermitteln können.

Die Kommunikation von Geschäftspartner zu Geschäftspartner variiert natürlich. Aus diesem Grund sollte jeder für sich selbst einschätzen, wie er die vorgestellte Methode anwendet. Sie eignet sich besonders gut, wenn Sie gegenüber Vorgesetzten, externen Geschäftspartnern oder mehreren Empfängern ein Thema rein sachlich darstellen möchten, wie z.B. eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse der letzten Besprechung.

E-Mails wie eine Nachricht verfassen

Um den Inhalt einer E-Mail gut zu strukturieren, lohnt es sich, einen Blick auf das journalistische Format "Nachricht" zu werfen. Nachrichten behandeln wertungsfrei einen Sachverhalt in relativ kurzer Form, in Tageszeitungen üblicherweise über drei bis vier Absätze. Dabei folgt das Schreiben von Nachrichten immer dem gleichen Prinzip:

Das Wichtigste zuerst

Im ersten Satz einer Nachricht steht immer die zentrale Kernaussage des Artikels. Der nächste Satz präzisiert die erste Aussage und gibt weitere wichtige Informationen. So nimmt die Wichtigkeit der Informationen von Satz zu Satz ab. Das bedeutet, dass die zentrale Botschaft einer Nachricht selbst dann erhalten bleibt, wenn man eine Nachricht Satz für Satz von hinten streichen würde.

Genau dieses Prinzip eignet sich auch, um E-Mails prägnant zu schreiben und zu strukturieren. Die Aussage, das Wesentliche in den ersten zwei bis drei Sätzen zu erwähnen, lässt sich natürlich flexibel auslegen – auch zwei bis drei Sätze können sich über eine halbe DIN A4-Seite ziehen. Versuchen Sie, nicht zu viele Informationen in den Einstieg zu packen, vermeiden Sie lange Nebensätze und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Der erste Satz sollte am besten nur aus einem Hauptsatz bestehen.

Beispiel

Beim nachfolgenden Beispiel handelt es sich um die Mail eines Projektleiters an seinen Geschäftsführer:

"Guten Tag Herr Schneider,

die Fertigstellung des Arbeitspakets 'Materialtest' wird sich leider verzögern. Herr Freudig aus der Produktion hat Bedenken bezüglich des Testverfahrens geäußert und hält notwendige Unterlagen bis zur Klärung des endgültigen Testverfahrens zurück. Die Materialprüfung kann deshalb die angeordneten Tests nicht durchführen. [...]"