Auf eine konkrete Terminanfrage im Projekt erhält man häufig nur eine vage, unverbindliche Antwort. Um von einem Geschäftspartner oder Kunden eine verbindliche Terminzusage zu erhalten, kann der Projektleiter Kommunikationstechniken einsetzen, die häufig im Vertrieb verwendet werden. Gaby Graupner stellt diese Techniken anhand zweier typischer Beispiele vor.
Auf eine konkrete Terminanfrage im Projekt erhält man häufig nur eine vage, unverbindliche Antwort. Um von einem Geschäftspartner oder Kunden eine verbindliche Terminzusage zu erhalten, kann der Projektleiter Kommunikationstechniken einsetzen, die häufig im Vertrieb verwendet werden. Gaby Graupner stellt diese Techniken anhand zweier typischer Beispiele vor.
Erfolgreiche Verkäufer unterscheiden sich von weniger erfolgreichen Kollegen u.a. darin, dass es ihnen oft gelingt, ihr Gegenüber zu einer verbindlichen Aussage zu bewegen. Dies ist besonders bei Terminabsprachen sinnvoll. Denn nennt der Geschäftspartner bzw. Kunde selbst einen Termin, steht er in der Verantwortung und nimmt diesen ernst. Das macht wiederum die Planung deutlich sicherer. Um solche verbindlichen Aussagen zu erhalten, verwenden Vertriebsmitarbeiter bestimmte Kommunikationstechniken. Dieser Tipp zeigt Ihnen, wie Sie diese häufig im Vertrieb verwendeten Techniken in der Projektarbeit einsetzen können und wie Sie davon profitieren.
Wichtigste Merkmale dieser Techniken sind, dass sie Ihrem Gegenüber Wertschätzung und Verständnis zeigen, aber auch die Ernsthaftigkeit Ihrer Vereinbarungen deutlich zum Ausdruck bringen. Je besser Ihnen dies gelingt, desto besser werden die Terminabsprachen mit Ihren Kollegen im Projekt funktionieren. Denn als Projektleiter geht es einem oft wie dem Verkäufer mit seinen Kunden: Er hat keinerlei disziplinarischen Einfluss. Er kann nur durch gutes Vorbild und durch eine Ansprache auf Augenhöhe zu einer verbindlichen Vereinbarung mit seinen Projektmitarbeitern, Geschäftspartnern bzw. Kunden kommen.
... lautet die nette Antwort der Assistentin Ihres dringend benötigten Gesprächspartners. Und Sie warten und warten und melden sich wieder bei der freundlichen Dame, um zu erfahren, dass sie ihm die Nachricht schon hingelegt hat. Probieren Sie es dann einmal mit der folgenden Vorgehensweise von Projektleiter Eric Waldmeister (EW) in seinem Gespräch mit Susanne Huber (SH):
SH: "Ich sage Herrn Muster, dass er Sie zurückrufen soll."
EW: "Frau Huber, Sie kennen doch den Terminkalender von Herrn Muster besser als er selbst, stimmt's? Bevor Herr Muster und ich gegenseitig noch ein paar Mal vergeblich versuchen, uns zu erreichen, sollten am besten wir beide gemeinsam einen günstigen Termin finden. Können Sie mir einen Vorschlag machen?"
SH: "Wenn ich mir das so anschaue, ist die beste Gelegenheit nächsten Montag, ganz früh. Passt Ihnen 7.30 Uhr?"
EW: "Perfekt. Ich trage es mir sofort ein. Vielen Dank!"
Das Wichtigste ist, dass der Terminvorschlag von der anderen Seite kommt, denn diese trägt dann auch eine Verantwortung für den Termin. Gerade unter Kollegen neigt man schnell einmal dazu, einen Termin zwischen Tür und Angel zu "vereinbaren", z.B. mit den Worten: "Ich bräuchte das dringend bis Anfang nächster Woche". Als Antwort kommt häufig eine Aussage wie: "Ja, das könnte schon klappen." Hier trägt Ihr Partner keine Verantwortung – im ungünstigsten Fall hat er diesen Termin gleich wieder vergessen.
Die Formulierung "Sie kennen doch den Terminkalender von Herrn Muster besser als er selbst" ist ein Lob. Und ein solches kann sehr hilfreich sein, um eine verbindliche Aussage zu erhalten – vorausgesetzt, Sie meinen es aufrichtig. Denn Ihr Gegenüber spürt sofort, ob Sie sich einschmeicheln wollen oder ob Sie tatsächlich etwas wertschätzen.
Um die Verbindlichkeit bei Frau Huber noch zu erhöhen, senden Sie ihr anschließend eine Bestätigung per Mail bzw. eine elektronische Einladung für das Telefonat. Wenn möglich, setzen Sie Herrn Muster auf CC.
Carmen Gick
21.03.2011