Projektziele haben viele Funktionen: Sie legitimieren das Projekt, dienen zur Motivation und Information der Projektbeteiligten, helfen bei der Entscheidungsfindung und sind Grundlage für die Projektplanung. Weiter unterstützen sie den Projektmanager bei der Steuerung und Überwachung des Projekts und werden am Projektende zur Abnahme herangezogen.

Vor dem eigentlichen Projektstart sollten die Ziele eines Projekts ermittelt, passend formuliert und schriftlich festgelegt werden, denn das ist eine Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Projekt. In vielen Untersuchungen zu "Misserfolgs- und Erfolgsfaktoren in Projekten" werden allerdings "unklare oder unrealistische Ziele" als wesentlich für das Scheitern von Projekten genannt. Obwohl dies unumstritten ist, werden beim Finden und Beschreiben von Zielen in der Praxis häufig Fehler gemacht, die darauf beruhen, dass kein einheitlicher und abgestimmter Zielentwicklungsprozess vorhanden ist.

Dieser zweiteilige Beitrag beschäftigt sich mit diesem Thema und beschreibt ein strukturiertes Vorgehen, mit dem sich Ziele (in der Vorprojektphase) ermitteln, beschreiben und bewerten lassen. Der erste Teil liefert die dafür notwendigen Methoden und zeigt zudem, wie Sie Projektziele richtig formulieren. Der zweite Teil stellt dann den kompletten Zielentwicklungsprozess an einem praxisnahen Beispiel vor.

Was sind Projektziele?

Allgemein lassen sich Ziele als gedanklich vorweggenommene Ergebnisse definieren, die einen in der Zukunft liegenden, erstrebenswerten Zustand beschreiben. Im Glossar des Projekt Magazins findet sich zum Begriff Projektziel (Angermeier, 2012): "Das Projektziel ist die eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung des Sollzustands, der durch das Projekt herbeigeführt werden soll." Somit wird über die Projektziele das Projektergebnis im Vorhinein beschrieben. Es ergeben sich für die Praxis folgende Fragestellungen:

• Woher kommen Ziele im Projekt und die Projektziele?
• Wo und wann werden Projektziele ermittelt?
• Wie werden Projektziele beschrieben?
• Wer ist für die Erfassung der Projektziele verantwortlich?

Für die Entwicklung der Projektziele ist der Vorprojektmanager zuständig. Diese Rolle ist für die ersten, vorbereitenden Schritte im Projekt bis zur Unterzeichnung des Projektauftrags verantwortlich und kann mit dem späteren Projektmanager identisch sein.

Herkunft der Ziele

Ziele in Projekten stammen generell aus drei Quellen: vom Management des Unternehmens, vom Kunden und aus dem Projektumfeld selbst (Tabelle 1). Die Unternehmensziele werden durch das Management übergreifend vorgegeben und sind typischerweise in den Leitlinien eines Unternehmens beschrieben. Sie haben eine übergeordnete Priorität und gelten für alle Projekte im Unternehmen – daher müssen sie unbedingt bei der Ermittlung der Projektziele berücksichtigt werden.

Auch die Kundenziele muss der Vorprojektmanager bei der Zielermittlung beachten. Sie werden im Idealfall vom Kunden selbst definiert und in einem Lastenheft schriftlich fixiert. Ist dies nicht der Fall, so sollte der Vorprojektmanager in Zusammenarbeit mit dem Kunden klären, welche Ziele dieser mit dem Projekt verfolgt.

Sollten sich die Unternehmensziele wie auch die Kundenziele während des Projekts ändern, kann dies enorme Auswirkungen auf das laufende Projekt haben.

Tabelle 1: Unternehmens-, Kunden- und Projektziele.

Die Projektziele werden ebenfalls vor Projektstart ermittelt und fließen in entsprechende Dokumente ein (hierzu später mehr). Die Projektziele dürfen nicht im Widerspruch zu den Unternehmens- und Kundenzielen stehen. Dazu ein Beispiel: Ein Fensterhersteller verwendet aus produktionstechnischen Gründen ausschließlich Holz für die Fensterrahmen (Unternehmensziel). In einem Projekt formuliert jedoch ein Kunde das Kundenziel: "Die Fenster sollen 30 Jahre ohne Wartung auskommen." Dafür müsste der Hersteller aber Kunststoff oder Aluminium für die Rahmen verwenden. In diesem Fall ist ein Projektziel nicht ableitbar.

Ein einheitlicher Zielentwicklungsprozess