Als Projektmanager gehören Recherche-Tätigkeiten zu Ihrem täglichen Brot: Während Sie zu Projektbeginn z.B. Lessons Learned aus anderen Projekten, Patente, Urheberrechte oder Markttrends und Branchen recherchieren, holen Sie im laufenden Projekt Fachinformationen für die Softwareentwicklung, die Durchführung von Organisationsveränderungen oder Bauprojekten ein.

Oft kommen dann Suchmaschinen wie Google zum Einsatz. Mit Google erhalten Sie zwar erste gute, verwertbare Informationen und einen groben Überblick zum Thema, aber gerade bei Spezialthemen reichen die Suchergebnisse nicht aus. Zudem laufen Sie Gefahr, sich auf "Nebenwegen" zu verlieren und sich über Dinge zu informieren, die im aktuellen Kontext keine oder nur eine untergeordnete Bedeutung haben.

In diesem Tipp zeige ich Ihnen, wie Sie mit der richtigen Recherchestrategie gezielt nach Informationen suchen und welche weiteren Recherchemöglichkeiten es neben Google gibt.

Informationen gezielt suchen

Eine Recherche ist die gezielte – nicht zufällige – systematische Suche nach Informationen. Ich empfehle Ihnen daher eine Strategie, die aus den folgenden vier Schritten besteht:

1. Verschaffen Sie sich Klarheit über das Thema!

Angenommen, Sie erhalten den Auftrag, ein Fort- und Weiterbildungsprogramm für die Projektmanager im Unternehmen zu organisieren. Dazu müssen Sie zunächst die Frage klären, was genau – also welche Informationen – Sie benötigen, um diese Aufgabe umzusetzen.

Sie müssen sich z.B. darüber informieren,

• welche Qualifizierungen es generell für Projektmanager gibt,
• über welche Zertifizierungen die Projektmanager Ihres Unternehmens bereits verfügen,
• welches Zertifizierungs-System (PRINCE2®, IPMA, PMI® usw.) am besten zu Ihren Unternehmensrichtlinien passt,
• ob Sie Ihre Projekte hauptsächlich klassisch, agil oder hybrid abwickeln; usw.

Je intensiver Sie sich vorab mit dem zu recherchierenden Thema beschäftigen und sich klarwerden, wonach genau Sie suchen müssen, desto effizienter gestaltet sich später die eigentliche Recherche.

2. Machen Sie sich ein Bild über die zur Verfügung stehenden Quellen!

Verschaffen Sie sich dann einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Quellen. Zwei Fehler treten beim Recherchieren häufig auf:

• Konzentration auf die im Unternehmen vorhanden Informationen
  Damit werden externe Quellen zumindest bei einer ersten Recherche nicht berücksichtigt. (Wenn Sie z.B. nach einem Template für ein bestimmtes Thema nur unternehmensintern recherchieren, können Sie ein im Internet verfügbares Template, das für Ihr Thema optimal geeignet ist, nicht finden.)
• Vernachlässigung von bereits im Unternehmen durchgeführten Recherchen zum Thema
  In diesem Fall investiert man viel Zeit und Energie in die Informationssuche, obwohl ein Kollege diese schon in einem anderen Zusammenhang zusammengetragen hat.

Welche Quellen verwende ich wann?

Oft steht eine Vielzahl von Quellen zur Verfügung. Welche Sie davon nutzen können, hängt vom zu bearbeitenden Thema ab. Geht es um eine rein unternehmensinterne Fragestellung, recherchieren Sie im firmeneigenen Intranet, in Berichten, Protokollen und befragen Experten im Unternehmen. Ist es ein für das Unternehmen neues Thema oder sollen Sie Vergleiche zu anderen Unternehmen anstellen, müssen Sie externe Quellen heranziehen.

Für die Suche im Internet gilt: Erhält man zu wenige Seiten mit relevanten Informationen, wechseln Sie die Suchmaschine. Es gibt Suchmaschinen, die auf bestimmte Themengebiete spezialisiert sind. Seit 1995 gibt es sogenannte Metasuchmaschinen, die die Suchanfrage an andere Suchmaschinen weiterleiten und dann die Ergebnisse aufbereiten. (Im zip-Ordner finden Sie eine Auswahl an Suchmaschinen inklusive deren Merkmale / Besonderheiten im PDF-Format.)

3. Grenzen Sie mit einer Rechercheliste das Thema ein!