Die Praxis bietet viele Fallstricke und Hürden, die Istkosten im Projekt richtig zu erfassen – insbesondere für Mitarbeiter von Unternehmen, in denen Projekte nur selten und in geringem Umfang durchgeführt werden. In solchen Unternehmen sehen Projektmitarbeiter es nicht als selbstverständlich an, ihre projektbezogene Arbeitszeit an den Projektleiter zurückzumelden bzw. Rechnungsbelege für externe Dienstleistungen dem Projekt zuzuordnen und entsprechend gekennzeichnet an die Finanzbuchhaltung weiterzugeben. Fehlerhafte, aber auch fehlende Buchungen von Aufwänden gehören so zum Projektalltag.

Ist die Unternehmensorganisation nicht in erster Linie auf Projektarbeit zugeschnitten, so fehlen für die Erfassung der Istkosten für Projekte häufig grundlegende organisatorische und datentechnische Voraussetzungen. Deshalb ist es wichtig, als Projektleiter die Rahmenbedingungen innerhalb der eigenen Organisation zu kennen und – falls nötig – dafür zu sorgen, dass im verwendeten ERP-System (d.h. Planungssystem für die Verwendung von Unternehmensressourcen; ERP = Enterprise Resource Planning) die Weichen für eine geeignete Istkostenerfassung gestellt werden.

Welche konkreten Voraussetzungen für eine korrekte Erfassung und Zuordnung von Kosten in einem solchen System geschaffen werden müssen und welche Regeln Projektmitarbeiter bei der Zuordnung von Kosten zu einem Projekt befolgen sollten, zeigt der folgende Artikel. Er stellt vor, wie eine standardisierte Kostenerfassung funktioniert und bietet Lösungen für den Umgang mit typischen Schwierigkeiten an, die in der täglichen Projektarbeit auftreten.

Voraussetzungen für die Istkostenerfassung

In Bild 1 sehen Sie, welche Abteilungen, die am Datenfluss beteiligt sind, über verschiedene Belegarten (wie etwa Reisekostenabrechnungen) externe Kosten einem Projekt zuweisen können. Die Abteilungen sind – falls erforderlich – die Ansprechpartner des Projektleiters für eine Optimierung des Datenflusses. Die Projektkostenarten, die dabei gebucht werden, können z.B. Reisekosten, Sachmittelkosten, Kosten für externe Dienstleistungen oder auch Produktkosten sein.

Im Gegensatz dazu entstehen interne Kosten durch andere Kostenarten wie Personalkosten, Produktkosten oder auch Sonstige Kosten, z.B. als Stundenrückmeldungen und kalkulatorische Zinsen. Sie werden auch von anderen Datenquellen, wie Projektmitarbeiter, Mitarbeiter der Fertigung oder der Projektkostenrechnung, auf das Projekt gebucht (Bild 2).

Weitere Informationen über die verwendeten Projektkostenarten finden Sie in Teil 1 der Artikelserie (Abschnitt "Projektkosten strukturiert nach Kostenarten", in: Niklas, Projekt Magazin 24/2010). Alle projektbezogenen Kosten, d.h. die Kosten, die für die einzelnen Vorgänge anfallen, werden in einem ERP-System unter einem Projektkostenträger (Nummer) erfasst. Die Kosten, die im System auf diese Projektkostenträgernummer gebucht werden, bestehen in erster Linie aus

• Stundenrückmeldungen von Mitarbeitern (Personalkosten aus der internen Leistungsverrechnung),
• Reisekostenabrechnungen bzw. Spesenabrechnung von Mitarbeitern (Personalkosten),
• Herstellkosten für Fertigungsaufträge, ermittelt anhand einer Nachkalkulation (Produktkosten),
• Eingangsrechnungen oder Kaufbelegen (Sachmittelkosten, Produktkosten, Kosten für externe Dienstleistungen) und
• kalkulatorischen Buchungen, wie z.B. Abschreibungen oder Zinsen sowie Gemeinkostenumlagen aus der Projektkostenrechnung (Sonstige Kosten).