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Warum es noch keine wirkliche PM-Software gibt
Bei der Entwicklung von PM-Software besteht Handlungsbedarf – so die Feststellung von Dr. Georg Angermeier. Mit einer provokanten These will er zur Diskussion anregen: Keines der auf dem Markt befindlichen Produkte bilde die grundlegenden Projektmanagementprozesse befriedigend ab und selbst bei den Grundfunktionen herrschten oft erhebliche Mängel. Dadurch könnten Projekte nicht den gewünschten Erfolg erzielen. Der Autor analysiert die Gründe für diese Mängel und fordert sowohl Anwender als auch Anbieter von PM-Software auf, durch konkrete Verhaltensänderungen den Teufelskreis von unzureichender PM-Software und ineffizienten Projekten zu durchbrechen.
Warum es noch keine wirkliche PM-Software gibt
Bei der Entwicklung von PM-Software besteht Handlungsbedarf – so die Feststellung von Dr. Georg Angermeier. Mit einer provokanten These will er zur Diskussion anregen: Keines der auf dem Markt befindlichen Produkte bilde die grundlegenden Projektmanagementprozesse befriedigend ab und selbst bei den Grundfunktionen herrschten oft erhebliche Mängel. Dadurch könnten Projekte nicht den gewünschten Erfolg erzielen. Der Autor analysiert die Gründe für diese Mängel und fordert sowohl Anwender als auch Anbieter von PM-Software auf, durch konkrete Verhaltensänderungen den Teufelskreis von unzureichender PM-Software und ineffizienten Projekten zu durchbrechen.
Ein neutraler und fachlich geschärfter Blick auf aktuelle Projektmanagement-Software und auf deren realen Einsatz bei den Anwendern bringt Erstaunliches zu Tage: Keines der auf dem Markt befindlichen Produkte bildet die grundlegenden Projektmanagementprozesse befriedigend ab. Selbst bei den Grundfunktionen herrschen oft erhebliche Mängel. Hauptursache dafür ist, dass Anwender wie Anbieter individuelle Insellösungen favorisieren. Die verschiedenen Produkte bilden somit lediglich Einzelaspekte des Projektmanagements ab - und diese zudem in unterschiedlicher Weise. Der Einsatz von PM-Software kann aufgrund der bestehenden Mängel und der Insellösungen weder bei Einzelprojekten noch bei komplexen Projektportfolios den erreichbaren Nutzen erzielen.
Was ist der Nutzen von PM-Software?
Viele Projekte werden ohne den Einsatz spezifischer PM-Software durchgeführt. Stattdessen kommen allgemeine Lösungen für Textverarbeitung, Kalkulation, Präsentation, Kommunikation (E-Mail), Terminplanung und andere Aufgaben im Projektmanagement zum Einsatz.
Es gibt vor allem zwei Gründe als Berechtigung für den Einsatz spezifischer PM-Software:
- Abbildung von PM-Prozessen:
Die Software bildet Projektmanagementprozesse ab und unterstützt diese informationstechnisch, so dass die jeweils benötigten Daten ohne Medienbruch von einem Prozess zum nächsten übergeben werden können. - Unterstützung von PM-Methoden
Sie bietet Algorithmen zur Unterstützung von PM-Methoden, die eine große Zeitersparnis gegenüber der manuellen Durchführung bringen.
Abbildung von PM-Prozessen
Bei Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten gibt es eine Reihe immer wieder gleichartig ablaufender Managementprozesse. Die einfachste Möglichkeit, sie informationstechnisch zu unterstützen, ist in Form von Checklisten und Formularen. Zum Beispiel kann eine Checkliste zur Zieldefinition dafür sorgen, dass das Projektziel optimal formuliert wird.
Wir empfehlen zum Thema Projektmanagement-Software
Projektmanagementprozesse können wesentlich effizienter gestaltet werden, wenn die für sie benötigten Daten in einem einheitlichem elektronischen Format vorliegen und die möglichen Prozessschritte in einer Software abgebildet sind. Die Ausgangsgrößen eines Prozesses können dann idealerweise mit einem Mausklick als Eingangsgrößen im nächsten Prozess verwendet werden.
Allgemein anerkannte und weltweit gleichermaßen eingesetzte Projektmanagementprozesse beschreibt der PMBOK ® Guide des Project Management Institutes. Auch das offizielle deutsche Standardwerk für Projektmanagement, der ProjektManager der GPM, beschreibt standardisierte Abläufe im Projektmanagement.
Eine Projektmanagementsoftware sollte die von Experten beschriebenen und international anerkannten Prozesse abbilden.
Unterstützung von PM-Methoden
Ausgangspunkt der Entwicklung von PM-Software war die algorithmische Unterstützung von spezifischen Methoden, bei denen große Datenmengen anfallen oder die umfangreiche Berechnungen erfordern. An erster Stelle ist hier die Netzplantechnik zur Ablaufplanung zu nennen. Aber auch für viele andere Methoden wie z.B. die Earned Value Analyse zur Fortschrittsüberwachung ist der Software-Einsatz eine deutliche Unterstützung für den Projektmanager oder sogar die einzige Möglichkeit, sie mit angemessenem Aufwand anzuwenden.
Projektmanagement-Software sollte die PM-Methoden mit fehlerfreien Algorithmen durchführen, so dass Planer und Projektbeteiligte sich auf die von der Software gelieferten Ergebnisse verlassen können.
Bildet PM-Software die PM-Prozesse korrekt ab?
Beispiel: Projektplanung nach PMBOK Guide
Stark vereinfacht sieht ein Planungsablauf gemäß PMBOK Guide (und ebenso beim ProjektManager) folgendermaßen aus:
- Erstellen eines Projektstrukturplans
- Definition der Vorgänge
- Festlegen der Vorgangsfolgen
- Entwickeln des Terminplans
N. N.
27.07.2009