Es gibt viele Techniken und Strategien, um die Datenablage im DV-System zu organisieren - und alle haben ihre Vor- und Nachteile. Einige einfache Regeln und Hinweise sind aber in jedem Fall von Nutzen und können helfen, Daten zu sichern und den richtigen Workflow zu finden.

Wer nicht in der glücklichen Lage ist, über ein gutes Dokumentenverwaltungssystem zu verfügen, der muss auf Windows-Standards zurückgreifen und die hier gebotenen Möglichkeiten der Dateiablage nutzen. Zur Auswahl stehen beispielsweise synchronisierte Aktenkoffer, offline verfügbare Ordner, Netzwerkordner oder Concurrent Version Systeme (CVS), die es ermöglichen, gemeinsame Quelldateien von vielen Autoren gleichzeitig zu bearbeiten und zu verwalten.

Worauf Sie bei der Datenablage achten sollten

Bei der Dateiablage spielen einige Kriterien und Punkte eine wichtige Rolle, diese sollten Sie beachten, wenn Sie Ihre Dateiablage organisieren:

Datei-Ladezeiten
Die Zeiten, die benötigt werden, um Dateien auf einem zentralen Server zu öffnen, können stark differieren und im Extremfall das Arbeiten sehr erschweren. Die Ladezeit ist deshalb ein wichtiges Kriterium bei der Wahl des Ablageverfahrens. Wird beispielsweise mittels eines Virtual Private Network-Systems (VPN) eine Außenstelle an das firmeninterne Datennetzwerk des Mutterhauses angebunden, ist es wichtig, dass die genutzte Verbindung dem internen Firmennetz an Schnelligkeit gleichkommt. Häufig werden preiswerte, aber relativ langsame Standard-DSL-Verbindungen genutzt, die das Öffnen von großen Dateien zur Geduldsprobe machen. Müssen bei jedem Start des Arbeitsplatzrechners automatische Synchronisierungen von Ordnern durchgeführt werden, ist hier ebenfalls mit langen Wartezeiten zu rechnen.

Gruppenbearbeitungsmöglichkeiten
Wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern am gleichen Dokument arbeiten, müssen Sie wissen, wer die letzten Änderungen vorgenommen hat und wer gerade am Dokument arbeitet. Auch sollte sichergestellt sein, dass nicht verschiedene Personen gleichzeitig Änderungen durchführen und ein Mitarbeiter die Änderungen des anderen ungewollt überschreibt.

Wiederauffindbarkeit
In jedem Fall sollten Sie ein gutes (und einheitliches!) Datei-Benennungssystem und nicht zu viele Unterordner verwenden; mit einem Mustererkennungsprogramm, das eine komplexe Suche nach Datei-Inhalten in Ordnerstrukturen ermöglicht, können Sie bei Bedarf alte Daten aufspüren. Eine Dokumentenverwaltung mit Kategorisierung, Verschlagwortung oder einem automatisch arbeitenden semantischen Netz, das Inhalte verknüpft und Bedeutungen erkennt, erleichtert die Suche nach Inhalten erheblich; eine solche Lösung ist allerdings relativ teuer und steht in vielen Unternehmen nicht zur Verfügung.

Netzwerkabhängigkeit
Viele Provider garantieren nur eine Verfügbarkeit der externen Netzwerkverbindung von 98%. Es kann also passieren, dass Sie 175 Stunden im Jahr ohne Internet auskommen müssen - und diese Stunden könnten alle von Montag bis Freitag zwischen 9.00 und 18.00 Uhr liegen! Pro Jahr wären das vier volle Wochen ohne Internet-Verbindung. Diese Rechnung ist natürlich sehr pessimistisch, aber planen Sie Ihre Arbeit trotzdem immer so, dass ein externer oder interner Netzausfall Sie nicht in Terminnöte bringt.
Arbeiten Sie hauptsächlich mit Daten, die auf dem Server liegen, sorgen Sie dafür, dass die wichtigsten Daten stets auch lokal bearbeitet werden können. Wenn sie hingegen hauptsächlich lokal arbeiten müssen, speichern Sie umgekehrt immer eine Kopie aller Daten und E-Mails auf einem Server. Automatisieren Sie diesen Vorgang wenn möglich und fordern Sie das Gleiche von allen Teammitgliedern ein. Zumindest am Abend eines jeden Tags sind alle geänderten Dateien an einen zentralen Ort zu überspielen. Ausschließlich lokal verfügbare Daten können zum Beispiel dann problematisch sein, wenn der betreffende Mitarbeiter plötzlich erkrankt ist und seinen Rechner mit einem Passwort versehen oder mit nach Hause genommen hat - oder wenn schlicht die Festplatte streikt.

Datensicherung

Überschreibschutz
Werden Dateien versehentlich vom zentralen Server gelöscht, sind sie meist unwiderruflich verloren. Sichern Sie sich dagegen ab! In manchen Fällen reichen tägliche Backups, Sie können aber auch festlegen, dass Dateien nur von dazu berechtigten Mitarbeitern gelöscht werden dürfen. Prüfen Sie, welche Mitarbeiter wo Schreib- und Löschrechte brauchen und ob sich diese feinjustieren lassen. Es ist ratsam, zumindest die obersten Ordner unter Schreibschutz zu stellen und Schreib- bzw. Löschberechtigungen für die Unterordner nur an die jeweils zuständigen Mitarbeiter zu vergeben. Eventuell kann man auch nur die Löschberechtigung für Verzeichnisbäume einschränken.