Kosteneinsparungsprojekte sind im Vergleich zu den meisten anderen Projekten etwas Besonderes: Sie erwirtschaften ihr Budget selbst und optimieren die Linienorganisation. Sie lenken den Blick auf unspektakuläre, aber effiziente Maßnahmen, mit denen die Kosten eines Unternehmens gesenkt werden können. Sie bringen allen Projektbeteiligten Vorteile. Dennoch stoßen sie auf Widerstände. Die Beschäftigung mit dieser Projektart ist deshalb lehrreich für den Umgang mit häufigen Problemen im Projektalltag. In diesem Artikel lesen Sie, wie sich ein effizientes und professionelles Kostenmanagement bei einem mittelständischen Unternehmen mit begrenzten Ressourcen realisieren lässt. Der Fokus liegt dabei auf den "sonstigen betrieblichen Aufwendungen", die je nach Branche 10% bis 20% vom Umsatz eines Unternehmens ausmachen.

Was sind Kosteneinsparungsprojekte?

Aus Unternehmenssicht sind Projekte - wie z.B. Produktentwicklungen - meist Investitionen, deren Return on Invest eventuell erst Jahre nach dem Projektabschluss liegt. Projekte zur Reduzierung der Betriebskosten hingegen finanzieren sich unmittelbar durch ihr eigenes Ergebnis. Eine zweite Besonderheit solcher Kosteneinsparungsprojekte liegt darin, dass sie sich zwar mit Angelegenheiten der Linienorganisation beschäftigen, ihre Effizienz aber in der Projektmanagement-Methodik begründet ist.

Kosteneinsparungsprojekte sind also Vorhaben, die

• die Reduktion von Sach- und Dienstleistungskosten eines Unternehmens zum Gegenstand haben
• den Einsatz des eigenen Personals optimieren
• und dadurch den Ertrag des Unternehmens steigern

Dabei gelten folgende Rahmenbedingungen:

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• Qualität und Serviceniveau sind beizubehalten oder zu steigern
• Es gibt weder Personalabbau noch Verlängerung von Arbeitszeiten

Ziel: vom Kostendruck befreien und finanzielle Spielräume schaffen

Die größte Aufmerksamkeit der Unternehmensführung liegt auf dem Erzielen von Umsatz. Die Betriebskosten stehen selten im Brennpunkt der Wahrnehmung. Die Motivation für den Start eines Kosteneinsparungsprojekts ergibt sich deshalb häufig durch äußere Anlässe: Ein Wettbewerber bietet seine Produkte oder Dienstleistungen günstiger an, ein Hauptkunde fordert Preisreduktionen oder die Shareholder erwarten bessere Ergebnisse. Den größten "Gewinn" erzielen Unternehmen, die ohne äußeren Druck ihre Kosten optimieren, denn sie können selbst entscheiden, ob sie die Einsparungen für Investitionen, Gewinnsteigerung oder Reduktion der eigenen Preise verwenden.

Einsparungen durch professionelles Kostenmanagement

In den von uns abgewickelten Kostenmanagement-Projekten liegen die Einsparpotenziale insgesamt zwischen 0% und mehr als 50%, typisch ist ein Bereich zwischen 10% und 30%, bezogen auf die analysierten Kostenbereiche.

Diese Einsparungen werden in mehr als der Hälfte der Fälle mit den bisherigen Lieferanten durchgeführt - nur mit neuen, verbesserten Preisen. Durch Prozessoptimierungen auch beim Lieferanten und verbesserte Abstimmung von Bedarf und erbrachter Leistung entstehen dabei Vorteile für beide Seiten. Sicherlich trägt dazu auch bei, dass eine Wettbewerbsituation zwischen den jetzigen und möglichen neuen Lieferanten entsteht.

Wenn sich das Unternehmen für einen neuen Lieferanten oder Dienstleister entscheidet, muss dieser erst eingeführt werden, was je nach Kostenbereich einen unterschiedlich hohen Aufwand bedeutet. Der Austausch eines Druckerparks bringt z.B. einen wesentlich höheren Aufwand mit sich als der Umstieg auf einen anderen Lieferanten von Büromaterial. Die Berücksichtigung langfristiger Aspekte ist beim Lieferantenwechsel deshalb von besonderer Bedeutung.

Verbesserung der Abläufe und Prozesse

Ein professionelles Kostenmanagement-Projekt bemüht sich auch um Verbesserungen in den unternehmenseigenen Abläufen und in den Prozessen. Davon sind oft auch Lieferanten betroffen, z.B. wenn Bürobedarf von diesem Zeitpunkt an nur noch über ein Internetportal bestellt wird, das über neue, zentrale Funktionen zur Nutzung von Mengenstaffeln verfügt. Ein anderes Beispiel: Dienstleister können Auswertungen über die erbrachten Leistungen erstellen, die dann die unternehmensinternen Reportings überflüssig machen. So entfällt der bis dahin entstandene Arbeitsaufwand bzw. der Dienstleister übernimmt diese Aufgabe.

Eingesparte Kosten erhöhen den Gewinn

Insbesondere mittelständische Firmen unterschätzen die Bedeutung professionellen Kostenmanagements im Bereich der sonstigen betrieblichen Aufwendungen oft gravierend und setzen deshalb alle Kapazitäten lediglich zur Umsatzsteigerung ein. Eine einfache Beispielrechnung zeigt, dass bereits ein unterdurchschnittliches Kosteneinsparungsergebnis das Betriebsergebnis genauso verbessert wie eine weit überdurchschnittliche Umsatzsteigerung (Tabelle 1).