Project bietet umfassende Funktionen für die Planung und Steuerung von Projekten. Über die Herausforderungen dieser Planung und des Ressourcenmanagements berichteten bereits die ersten beiden Teile des Tutorials: "Grundlagen für das Arbeiten mit Project" und "Arbeiten mit Ressourcen".

Dieser Artikel beschäftigt sich mit dem darauf aufbauenden Thema "Projektüberwachung und ‑steuerung". Denn einen Projektplan zu erstellen, ist für den geübten Anwender einfach. Diesen Projektplan aber auch im laufenden Projekt aktuell zu halten, kann eine durchaus komplexe Herausforderung darstellen.

Sie lernen in diesem Artikel, wie Sie Ihren Projektplan aktuell halten, den Fortschritt erfassen, idealerweise die Übersicht über die Projektentwicklung behalten und die Erkenntnisse aus dem aktuellen Plan für die erfolgreiche Steuerung Ihres Projekts verwenden. Dazu gehört sowohl, Fehlentwicklungen rechtzeitig zu erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen, als auch, Szenarien möglicher Planänderungen für das aktuelle Projekt abzubilden.

Sie erhalten außerdem praxisorientierte Erläuterungen und Hinweise für die Überwachung und Steuerung Ihres Projekts. Die Erläuterungen basieren auf einem "Best Practice", das u.a. auch auf persönlichen Erfahrungen des Autors beruht und somit keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit erhebt.

Den Fortschritt erfassen

Der erste Schritt, um einen Projektplan aktuell zu halten, ist, den Fortschritt stetig und regelmäßig zu erfassen. Vor der ersten Aktualisierung sollte dabei eine wichtige Regel beherzigt werden:

So reizvoll es sein mag, die Projektplanung nebst Ressourcenzuordnung so detailliert wie möglich abzubilden, so sehr wird der Aufwand der späteren Pflege des Plans unterschätzt. Daher sollten Sie den Projektplan nur so genau ausarbeiten, dass im laufenden Projekt der Zeitaufwand überschaubar bleibt, um den Plan zu pflegen, den Fortschritt zu erfassen und Änderungen einzupflegen, die sich durch eventuelle Projektverzögerungen ergeben.

Verschiedene Arten der Fortschrittinformation

Bevor Sie damit beginnen, den Fortschritt aus dem Projektverlauf in Ihrem Projektplan darzustellen, ist es sinnvoll, sich die verschiedenen Arten der Fortschrittserfassung anzusehen. Sie können den Fortschritt eines Vorgangs:

• auf Basis der prozentualen Dauer ("% Abgeschlossen"),
• auf Basis der prozentualen Arbeit ("% Arbeit abgeschlossen"),
• auf Basis aktueller Arbeit und verbleibender Arbeit oder
• als Arbeitswerte pro Zeitphase erfassen

Als ergänzende Fortschrittsinformation gibt es noch das Feld "Physikalisch abgeschlossen (%)". Es steht im Gegensatz zur geleisteten Arbeit und abgeschlossenen Dauer für den tatsächlichen Fortschritt eines Vorgangs und erfasst dessen Fertigstellungsgrad zahlenmäßig. Fortgeschrittene Anwender können den Wert z.B. für die Leistungswertanalyse (Earned Value Analysis) verwenden. Das Feld hat jedoch keine Verknüpfung zu den anderen Fortschrittsfeldern und kann auch nicht verwendet werden, um den Fortschritt z.B. im Balkendiagramm anzuzeigen.