Praktische Erinnerungsfunktion mit Ampel Microsoft Project – anstehende Meilensteine stets im Blick

Microsoft Project – anstehende Meilensteine stets im Blick

Meilensteine markieren wichtige Ereignisse im Projektverlauf. Diese im Überblick zu behalten, fällt jedoch gerade bei umfangreichen Projekten nicht leicht. Praktisch wäre dafür eine automatische Erinnerungsfunktion, die mittels Ampelsymbol frühzeitig auf bevorstehende Termine hinweist. Klaus Oberbörsch erklärt, wie Sie eine solche Lösung mit wenig Aufwand umsetzen.

Management Summary

Praktische Erinnerungsfunktion mit Ampel Microsoft Project – anstehende Meilensteine stets im Blick

Microsoft Project – anstehende Meilensteine stets im Blick

Meilensteine markieren wichtige Ereignisse im Projektverlauf. Diese im Überblick zu behalten, fällt jedoch gerade bei umfangreichen Projekten nicht leicht. Praktisch wäre dafür eine automatische Erinnerungsfunktion, die mittels Ampelsymbol frühzeitig auf bevorstehende Termine hinweist. Klaus Oberbörsch erklärt, wie Sie eine solche Lösung mit wenig Aufwand umsetzen.

Management Summary

Meilensteine weisen in der Projektplanung auf wichtige Ereignisse bzw. den Abschluss einzelner Projektphasen hin und markieren damit die Fertigstellung bestimmter Arbeitsergebnisse. Auch in jedem Vorgehensmodell gibt es phasenspezifische Meilensteine, die durch projektspezifische Meilensteine ergänzt werden.

Umso wichtiger ist es, frühzeitig an einen bevorstehenden Meilensteintermin erinnert zu werden. Bei großen Projektplänen mit Projektsammelvorgängen und vielen Unteraktivitäten fällt es jedoch oft schwer, den Überblick über alle Meilensteine zu behalten. Mit Filter- oder Gruppierungsfunktionen können Meilensteine zwar übersichtlicher angezeigt werden, aber auch dann sind Informationen über einen in Kürze anstehenden Termin nicht so einfach erkennbar. Wesentlich einfacher wäre es den Überblick zu behalten, wenn ein Ampelsymbol auf bald bevorstehende Meilensteine hinweisen würde (Bild 1).

Bild 1: Mit einer Erinnerungsfunktion per Ampel lassen sich bald fällige Meilensteine im Blick behalten
Bild vergrößern

Genau das ist die Aufgabe der hier vorgestellten Lösung, die im Rahmen eines Kundenprojekts entstanden ist. Die Erinnerungsfrist lässt sich dabei für jeden Meilenstein komfortabel aus einem Drop-Down-Menü auswählen. Dieses enthält zusätzliche Hinweise, welche Erinnerungszeiträume für welche Arten von Meilensteine gelten. Z.B. kann es sinnvoll sein, auf den bald fälligen Abnahmetest bei einer externen Programmierleistung schon früher hinzuweisen, als auf die demnächst anstehende Abnahme einer internen Leistung.

Je nach Einstellung erscheinen die Erinnerungshinweise auch auf der Projekt- und Sammelvorgangsebene. So sind diese auch sichtbar, wenn alle Teilvorgänge im Projektplan ausgeblendet sind (Bild 2).

Download ZIPDownload ZIP

Jetzt Feedback geben und mitdiskutieren!

Wir würden uns über Ihre Bewertung und/oder einen Kommentar freuen ‒ nur so können wir Ihnen in Zukunft noch bessere Inhalte liefern.

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung.
2 Kommentare anzeigen & selbst mitreden!
Gesamt
Bewertungen 3
Kommentare 2

Das könnte Sie auch interessieren

Grundlagen und Praxis: Projektplanung mit Microsoft-Project
Dieses Handbuch enthält auf 100 Seiten eine Beschreibung der wichtigsten Funktionen von MS-Project 2016. Die Unterlage ist zum Selbststudium geeignet, wie auch als Schulungsunterlage für Schulungsanbieter und Trainer. Alle Schritte zu einer ...

Alle Kommentare (2)

Dieter
Bieg

Vielen Dank Herr Oberbösch für den tollen Artikel und die Anregung eine Meilenstein-Frühwarn Ampel zu definieren!

Da ich mir schon die Verwendung des Stichtages bei Meilensteinen angewöhnt habe, habe ich eine Formel definiert, welchen den Stichtag berücksichtigt:

IIf([% Arbeit abgeschlossen]<>100;IIf([Stichtag]=4294967295;-9999;Round([Stichtag]-[Aktuelles Datum]));-9999)

Die Bedingungen für die grafischen Symbole habe ich wie folgt definiert:
=-9999 => kein Symbol, kein Stichtag oder Arbeit = 100%, d.h. Meilenstein erledigt
<= 0 => Rote Ampel, Meilenstein liegt in der Vergangenheit und Arbeit <> 100%
<= 7 => Gelbe Ampel, Meilenstein ist die nächsten 7 Tage fällig
>7 => Grüne Ampel, es sind noch mehr als 7 Tage bis der Meilenstein ansteht

Auf diese Idee bin ich aber erst durch Ihren Artikel gekommen. daher nochmals herzlichen Dank.

Mit freundlichen Grüßen
Dieter Bieg

Vielen Dank für diesen interessanten Tipp/Weiterentwicklung. Werde ich sofort ausprobieren. Viele indiv. Lösungen mit MS-Project finden Sie in meinem neuen Buch 101 Tipps und Tricks zu MS-Project. (Amazon). Für Sie zum Vorzugspreis, wenn Sie direkt bei mir bestellen, für 25,00€ incl. Versand und Mwst. + Fachbuchrechnung. Wir sollten gerne in Kontakt bleiben, so können wir bestimmt noch die eine oder andere Speziallösung entwickeln. Finde ich Sie auch bei Xing? Einen angenehmen Tag - Klaus Oberbörsch