Projekte - vor allem solche, bei denen eine Vielzahl von logischen Zusammenhängen zu berücksichtigen ist - werden schnell komplex. Dazu kommt oft die Unsicherheit, wie ein Projekt später im Detail aussehen wird. Es ist zwar wichtig, einen fertigen Plan zu haben, bevor man mit einem Projekt beginnt. Allerdings kann man sich im Planungsstadium auch sehr gut vom Groben ins Feine vorarbeiten.

In Microsoft Project gibt es zwar Elemente, um Projekte sinnvoll zu strukturieren, z.B. Sammelvorgänge, Vorgänge und Meilensteine, die Software selbst liefert jedoch keine klaren Regeln, wie diese unterschiedlichen Elemente zu handhaben sind.

Deshalb empfiehlt es sich, gerade bei der Strukturierung eines Projekts konsequent nach einem bestimmten Schema vorzugehen. Mein Vorschlag ist die so genannte Black Box-Struktur.

Was ist eine Black Box?

Eine Black Box ist in der Systemtheorie ein "wahrscheinlich" komplexes System, welches aber nur in seinem äußeren Verhalten betrachtet wird. Ursprünglich stammt der Begriff aus militärischen Zusammenhängen und bezeichnete erbeutete Feindgeräte, die nicht geöffnet werden sollten, weil man nicht genau wusste, was sie beinhalten - zum Beispiel eine Sprengladung.

Ob die innere Struktur bekannt ist oder nicht, ist für die äußere Wirkung unerheblich. Man konzentriert sich nur auf die Ein- und Ausgangsbeziehungen des Systems. Dadurch ist es möglich, sehr komplexe Systeme einfach und leicht verständlich zu betrachten. Oft ist z.B. nur das Zusammenspiel mit anderen, nach dem gleichen Prinzip aufgebauten Black Boxen wichtig, jedoch nicht das, was innerhalb einer Black Box geschieht. Oder anders herum: Es interessiert in einem bestimmten Moment nur das Innere einer einzigen Black Box, um z.B. deren Ausgangsparameter gezielt zu verändern, die für eine oder mehrere andere Black Boxen wichtig sind; mit dem System darum herum will man sich aber nicht näher auseinandersetzen.

Die eben beschriebenen Grundprinzipien kann man bei der Erstellung eines Projektplans sehr gut nutzen. Die Idee der Black Box-Struktur bei der Projektplanung geht davon aus, dass man in einem frühen Stadium der Planung eine grobe Projektstruktur im Kopf hat und diese im Verlauf des Projekts verfeinert. Einzelne Teilbereiche eines Projekts können dabei eine größere Detailtiefe aufweisen als andere. Die Elemente dieser groben Struktur, z.B. in sich abgeschlossene Phasen oder Teile des Projekts, werden jeweils als Black Box dargestellt. Eine solche als Black Box dargestellte Phase hat in sich ein oder mehrere Teilvorgänge bzw. weitere untergeordnete Sammelebenen, die miteinander in logischen Zusammenhängen stehen. Nach außen gibt es jedoch nur zwei Verknüpfungen: eine Eingangs- und eine Ausgangsverknüpfung.

Um dies konsequent umzusetzen, muss man zunächst eine klare Struktur des Projekts im Kopf haben. Dann erst kann man damit beginnen, einen Plan in Microsoft Project zu erstellen. Die einmal festgelegte Struktur darf sich im Laufe des Projektlebenszyklus nicht mehr verändern. Sie lässt sich aber jederzeit verfeinern, indem man z.B. aus einem Teilvorgang eine weitere Black Box erstellt. Ein Beispiel hierfür sehen Sie in Bild 2.

Das Black Box-Prinzip

Nehmen wir als Beispiel ein einfaches Projekt, das aus drei Hauptphasen besteht (Bild 2). Das Ende jeder Hauptphase wird im oberen Bereich des Plans (dem Managementbereich) als Meilenstein dargestellt. Dazu kommt je ein Meilenstein für den Projektstart und das Projektende. Da Projektende und Ende der Phase 3 identisch sind, wird auf einen zusätzlichen Endmeilenstein der Phase 3 verzichtet.

Diese  Meilensteine haben die Aufgabe, das berechnete Ende einer jeweiligen Phase anzuzeigen. Sie fixieren keine Termine und haben auch keine Einschränkungen. Im Bedarfsfall sollten sie mit einem Stichtag versehen werden, um eventuell vorhandene Termineinschränkungen anzuzeigen.

Da Verknüpfungen immer nur auf der gleichen Ebene erstellt werden, erhält man einen durchgängigen kritischen Weg der Hauptphasen. Die einzelnen untergeordneten Strukturen haben wiederum für sich jeweils einen kritischen Weg, der davon unabhängig betrachtet wird. In Bild 2 sind alle kritischen Sammelvorgänge rot und alle nicht kritischen Sammelvorgänge (im Beispiel der Sammelvorgang innerhalb von Phase 1) schwarz dargestellt.