Viele Unternehmen verwenden die Produkte Microsoft Project Professional sowie Microsoft Project Server. Ersteres dient dazu, Projekte zu planen, zu steuern und auszuwerten. Steigt die Komplexität innerhalb der Projektorganisation, benötigt das Unternehmen eine Multiprojektmanagement-Plattform. Microsoft stellt dafür den Microsoft Project Server 2016 zur Verfügung, der ein effizientes Ressourcenmanagement sowie eine Portfolioanalyse ermöglicht.

Die entsprechenden Funktionalitäten stellt Microsoft unter Office 365 auch als Cloud-Lösung zur Verfügung. Das Produkt heißt "Microsoft Project Online" und wird in drei verschiedenen Lizenzarten mit jeweils unterschiedlichem Funktionsumfang angeboten: Project Online Professional, Project Online Premium und Project Online Essentials. Die Namensgebung zeigt, dass Microsoft versucht, die Lizenzen an die Projektrollen anzupassen und nicht wie zuvor an die Produkte. Das soll eine leichtere Administration ermöglichen. Doch was genau verbirgt sich hinter Microsoft Project Online und welche Besonderheiten gibt es bei den unterschiedlichen Lizenzen?

Bild 1: Project Web App in Office 365.
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Produkte im Überblick

Online Tenant

Damit Sie Project Online nutzen können, müssen Sie zunächst einen sog. "Tenant" anlegen – eine Art Account zur Verwaltung der gemieteten Produkte. Das passiert automatisch, sobald Sie ein Office 365 Produkt erwerben. Unter diesem Tenant können Sie dann weitere Miet-Lizenzen abonnieren – z.B. für SharePoint Online, Exchange Online oder eben auch für Project Online – und deren Benutzer verwalten. Zudem lassen sich sog. "Pläne" abonnieren und verwalten sowie die Lizenzen mehrerer Produkte zusammenfassen.

Project Online Premium

Wie der Name vermuten lässt, ist mit dieser Lizenz uneingeschränkter Zugriff auf Project Online mit allen Premium-Funktionen möglich. Die Lizenz richtet sich an Ressourcenmanager, Portfoliomanager und PMOs und schließt den vollwertigen Project Professional Client mit ein, den Microsoft über das Office 365 Portal zum Download auf bis zu fünf PCs pro Benutzer anbietet. Der Anwender muss nicht bis zum vollständigen Download warten, sondern kann das Produkt schon während der Downloadphase verwenden. Möglich wird das durch die sog. Click-to-Run-Technologie (C2R), die auch bei langsamen Internetverbindungen einen schnellen Start ermöglicht. Alternativ können Unternehmen auch den Project Client herunterladen und ihn dann über ihre eigene Software-Verteilung installieren.

Project Online Premium unterscheidet sich zunächst nicht von der Project Server 2016 Kauf-Version (On-Premise). Allerdings erhalten Sie beim Kauf dieser Lizenz einige Mehrwerte, die Sie in der On-Premise Version nicht oder nur eingeschränkt nutzen können. Zunächst benötigen Sie diese Lizenz für die Nutzung des Features Portfolioanalyse, mit dem Sie projektübergreifend Ihre Projekte analysieren und bewerten können. Der volle Funktionsumfang des Ressourcenmanagements ist ebenfalls nur mit der Lizenz möglich. So können Sie die Ressourcen editieren sowie das Ressourcenengagement und die Ressourcenauslastung nutzen. Damit können Sie in Ihrer Projektorganisation bei Ressourcenengpässen und Ressourcenüberlastungen schneller reagieren und Projekte effizienter führen.

Nur mit der Project Online Premium-Lizenz können Sie als iPad- oder Android-Nutzer auf die App "Office 365 Project Portfolio Dashboard" im Store zugreifen. Durch die Nutzung dieser Apps haben Sie schnell alle wesentlichen Projektinformationen zur Verfügung. Mit dieser Lizenz ist es ebenfalls möglich, PowerBI in der Standardversion zu verwenden. Bei der Nutzung von PowerBI werden Ihnen sog. Content-Packs für Project Online angeboten. Hierbei handelt es sich um vorgefertigte Projektberichte aus einem Best-Practice-Ansatz, der es Ihnen ermöglicht, ohne große Kenntnisse in diesem Bereich schnell Projektberichte zu nutzen. Natürlich können Sie auch eigene Berichte erstellen und nutzen. Durch das PowerBI-Feature können Sie Projekte noch schneller bewerten.

Project Online Professional

Die Project Online Professional-Lizenz ist die klassische Lizenz für den Projektleiter. Auf den ersten Blick unterscheidet sich diese nicht von der Premium-Version: Die Lizenz umfasst den Project Professional Client (Click-to-Run) und den Zugriff auf die Project WebApp (PWA). Der Anwender kann Projekte in der PWA speichern, Ressourcen einem Projektplan zuteilen und die angefallenen Aufwände freigeben. Blickt man unter die "Motorhaube", erkennt man, dass die Project Server-Features mit der Lizenz stark einschränkt sind. Zum Beispiel entfallen die Features "Ressourcen-Engagement" sowie das "Strategie-Management" (Portfoliomanagement). Auch das Ressourcen-Center für die Verwaltung von Ressourcen und das Feature "Ressourcenkapazität" der Premium-Version lassen sich nicht nutzen.

Project Online Essentials

Die Lizenz "Project Online Essentials" ist als Zusatzlizenz zu Project Online Premium oder Professional für weitere Teammitglieder gedacht, die ihre Aufgaben einsehen, erbrachte Aufwände und Arbeitszeittabellen zurückmelden, Probleme (offenen Punkteliste) anlegen oder bearbeiten sollen oder in das Risikomanagement einbezogen werden. Weiterhin ist es möglich, auf die Projektwebsite zuzugreifen und die dort abgelegten Dokumente zu bearbeiten. Auch können Teammitglieder neben dem Zugang über gängige Webbrowser auch über die iOS-App "Office 365 Project Time Reporter" Arbeitszeittabellen und den Fortschritt bei Vorgängen an Project Online übermitteln.