In vielen Projekten kommt es in der Endphase zu extremem Stress. Überstunden bis in die Nacht hinein, Hektik und gereizte Stimmung sorgen am Schluss oft noch für Fehler und Qualitätsmängel. Noch immer glauben viele Beteiligte, dass es sich bei diesem Abschlussdruck um ein unvermeidliches Übel handelt. Dem ist nicht so! Ob Sie als Projektleiter Ihre Ziele termingerecht erreichen, hängt davon ab, dass Sie gleich zu Anfang des Projekts die Voraussetzungen dafür schaffen.

Checkliste für den Projektstart

Stellen Sie von Beginn an sicher, dass zügig, aber mit der notwendigen Gründlichkeit gearbeitet werden kann. Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Abgabetermin stressfrei erreichen und setzen Sie die Erfolgsfaktoren für den intelligenten Projektstart um.

• Vereinbaren Sie mit Ihrem Auftraggeber realistische Ziele, an die Sie auch selber glauben.
• Geben Sie Zeiteinschätzungen immer nur in Verbindung mit den dafür notwendigen Ressourcen ab.
• Lassen Sie sich in Ihren Zeiteinschätzungen nur dann herunterhandeln, wenn gleichzeitig Abstriche am Produkt gemacht werden oder wenn Sie zusätzliche Ressourcen bekommen.
• Vertreten Sie vor Ihrem Team, dass Sie den Abgabetermin für realistisch halten.
• Rechnen Sie damit, dass schnelle Anfangserfolge die Einschätzung der Mitarbeiter über verbleibenden Aufwand trügen können. Der Teufel steckt im Detail!
• Gehen Sie bei Ihrer Planung davon aus, dass mindestens 20% der Arbeitszeit für Nebenaufgaben und Soziales verbraucht werden.
• Planen Sie immer Zeitpuffer für Unerwartetes mit ein.
• Planen Sie so, dass zur Hälfte der Projektzeit mindestens zwei Drittel der Arbeit abgeschlossen sind.
• Prägen Sie durch straffe Moderation der ersten Meetings einen straffen Arbeitsstil für das Projekt.
• Legen Sie mit Ihrem Auftraggeber zu Beginn das Änderungsverfahren fest. Machen Sie deutlich, dass Änderungswünsche leichter umzusetzen sind, wenn sie früh geäußert werden.
• Bestehen Sie darauf, dass der Auftraggeber Meilensteine als "points of no return" abnimmt.
• Bauen Sie zu den Ansprechpartnern externer Lieferanten persönlich gute Beziehungen auf. Machen Sie es ihnen emotional schwer, Sie durch Unzuverlässigkeiten in Stress zu versetzen.
• Sichern Sie sich im Unternehmen die Unterstützung wichtiger Entscheider. Das hilft Ihnen, sich die Zuverlässigkeit interner Lieferanten zu sichern.
• Machen Sie alle Vereinbarungen mit Außenstehenden schriftlich. Erinnern Sie von sich aus an Termine.
• Rechnen Sie mit Wartezeiten bei Entscheidungen des Auftraggebers oder der Unternehmensleitung. Nennen Sie deshalb bei Zeitabschätzungen möglichst keine Termine, sondern Zeiträume: "Ab Ihrer Entscheidung zu ... brauchen wir noch X Monate, wenn uns ... zur Verfügung stehen."
• Machen Sie Ihrem Auftraggeber und anderen, von deren Unterstützung Sie abhängig sind, den groben Ablauf Ihres Projekts transparent.
• Verwöhnen Sie Ihren Auftraggeber nicht zu Beginn mit übertrieben aufwändig erstellten Berichten und Protokollen.
• Lassen Sie sich feste Ansprechpartner nennen und bestehen Sie auf einen Hauptansprechpartner für mögliche strittige Punkte.
• Wählen Sie Ihre Teammitglieder sorgfältig nach fachlichen und persönlichen Qualifikationen aus. Behalten Sie sich - wenn möglich - die endgültige Personalentscheidung vor.

Grundsätzlich sollten Sie sich zu Beginn des Projekts immer die Zeit, erst einmal alle Voraussetzungen zu schaffen, die Ihnen das Gefühl geben: "Mit diesem Team und diesen Gegebenheiten werde ich das vereinbarte Produkt pünktlich abliefern können."

Dieser Tipp stammt aus dem Buch "Zeitmanagement im Projekt" von Hedwig Kellner. Lesen Sie dazu auch die Buchrezension.