Die erfolgreiche Abwicklung eines Projekts erfordert neben einer ausgefeilten Planung auch ein Instrument zu seiner Überwachung, Steuerung und Lenkung. Diese Aufgaben nimmt das Projektcontrolling wahr.

Im Rahmen einer kleinen Artikelreihe werden seine Grundzüge kurz beleuchtet. Zunächst beschäftigen wir uns mit dem Begriff und den Aufgaben des Projektcontrollings. Die Grundlage des Projektcontrollings, der Soll-Ist-Vergleich, bildet den Abschluss des ersten Beitrags. In weiteren Folgen werden dann die wichtigsten Instrumente ausführlich dargestellt.

Was versteht man unter Projektcontrolling?

Zum Begriff Projektcontrolling

Der Begriff des Projektcontrollings wird in der Fachliteratur nicht einheitlich verwendet. Stellvertretend umschreibt die Stellenbeschreibung des VDMA (= Verein deutscher Maschinen- und Anlagenbauer) die Aufgaben des Projektcontrollers wie folgt:

"Sicherstellung der Transparenz des Projektgeschehens und der bestmöglichen Nutzung des von ihm bereitzustellenden und zu pflegenden Instrumentariums"

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Der Begriff Projektcontrolling setzt sich aus zwei Wörtern zusammen: Projekt und Controlling. Was man unter einem Projekt versteht ist hinlänglich bekannt, aber: was versteht man unter Controlling?

In vielen Köpfen geistert immer noch die Vorstellung herum: Controlling = Kontrolle, und wer lässt sich schon gerne kontrollieren? Ein Blick in die Fachliteratur zeigt allerdings, dass Controlling neben der Kontrolle auch die Steuerung und Lenkung umfasst. Verdeutlichen wir uns diesen Sachverhalt einmal anhand eines stark vereinfachten Beispiels:

Einem Projektleiter wird ein Budget von 5 Mio. Euro vorgegeben (= Steuerung). Am Ende des Projekts stellt sich heraus, dass das Budget um 20% überschritten wurde (= Kontrolle). Wer ist nun dafür verantwortlich zu machen? Um diese Frage beantworten zu können, muss die Abweichung zwischen dem Soll (= 5 Mio. Euro) und dem Ist (= 6 Mio. Euro) näher analysiert werden. Nehmen wir an, dass die Budgetüberschreitung ausschließlich darauf zurückzuführen ist, dass die Kosten für die Projektressourcen preislich falsch kalkuliert und dem Projektleiter auch falsch übermittelt wurden. Für diese Fehlplanung ist der Projektleiter nicht verantwortlich zu machen. Für zukünftige Projekte wird dieser Fehler ausgemerzt (= Lenkung).

Anhand dieses Beispiels sehen wir ein wesentliches Arbeitsmittel des Controllings: Soll-Ist-Vergleich mit anschließender Abweichungsanalyse. Tatsächliche Entwicklungen werden mit den tatsächlichen Istdaten verglichen und ständig auf Abweichungen hin untersucht und hinterfragt.

Organisatorische Einbindung des Projektcontrollings

Benötigen auch kleine Projekte ein eigenständiges Projektcontrolling? Die Antwort ist ganz klar: ja! Aber nicht jedes Projektcontrolling muss von einem eigens dafür abgestellten "hauptamtlichen" Projektcontroller begleitet werden. Bereits einfache "Bordmittel" wie Microsoft Excel oder Microsoft Word helfen bei der Durchführung einfacher Projektcontrolling-Maßnahmen. In diesem Sinne ist jedes Projektmitglied sein eigener Controller.

In kleineren Projekten wird das Projektcontrolling "quasi nebenbei" von der Projektleitung wahrgenommen. Größere Projekte erfordern einen eigenen Projektcontroller, der der Projektleitung unterstellt ist oder eine eigene Controllingabteilung, die außerhalb der eigentlichen Projektorganisation angesiedelt ist. Letzteres findet man häufig in klassischen Projektindustrien wie der Werften- oder der Bauindustrie.

Verhältnis zwischen Projektmanagement und Projektcontrolling