Die Rolle des oder der Arbeitspaketverantwortlichen wird in keiner Norm, Richtlinie oder Handreichung für Projektmanagement hinreichend definiert, teilweise nicht einmal erwähnt. Trotzdem sind die Arbeitspaketverantwortlichen – also die Projektbeteiligten, die Arbeitspakete koordinieren – als Bindeglied zwischen Projektmitarbeitern und Projektleitung ausschlaggebend für den Projekterfolg: Zu ihren Aufgaben gehört es, die produktive Projektarbeit vor Ort zu leiten und der Projektleitung qualifiziert Rückmeldung zu Fortschritt und Status ihres Arbeitspakets zu geben. Auch wenn es um Prognosen über Fertigstellungstermine und Restaufwände geht, sind sie die geeigneten Ansprechpartner. Leider wird diese Verantwortung in der Praxis oft nicht ausreichend wahrgenommen.

Im Folgenden erhalten Sie Vorschläge für Aufgaben und Befugnisse von Arbeitspaketverantwortlichen sowie konkrete Handlungsempfehlungen für die Zusammenarbeit von Arbeitspaketverantwortlichen, Projektleitern, interne Auftraggebern und PMO-Verantwortlichen.

Die Rolle "Arbeitspaketverantwortlicher" in den Standardwerken von GPM, PMI und PRINCE2

Im aktuellen Standardwerk der GPM "Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3)" findet sich lediglich der Hinweis darauf, dass der Arbeitspaketverantwortliche für die "anforderungsgerechte, termintreue und kostengerechte Abarbeitung eines Arbeitspakets verantwortlich ist" (Kremer, Rohde 2009).

Der PMBOK® Guide des PMI (US-amerikanische Norm) setzt Arbeitspakete mit Teilprojekten gleich und fordert Projektmanager als dafür Verantwortliche (PMI 2008). Eine Zwischenebene zwischen Projektmanagern und Projektmitarbeitern kennt die amerikanische Norm nicht.

Das britische Projektmanagementsystem PRINCE2 hingegen definiert explizit den so genannten Teammanager; dieser steht zwischen dem Projektleiter und den Teammitgliedern. Der Teammanager nimmt vom Projektleiter die Arbeitspakete an, leitet die Ausführung und liefert die Ergebnisse der Arbeitspakete beim Projektleiter ab. Bei Bedarf können auch mehrere Teammanager ernannt werden. Arbeitspaketverantwortliche im allgemein üblichen Sinn kennt aber auch PRINCE2 nicht. Das liegt daran, dass PRINCE2 den Begriff "Arbeitspaket" als allgemeine Bezeichnung für einen projektinternen Arbeitsauftrag verwendet, während in den anderen Standards Arbeitspakete Teil des Projektstrukturplans sind. Allerdings bietet PRINCE2 detaillierte Prozesse für das Übergeben, Ausführen und Abnehmen von Arbeitspaketen an, die problemlos auch in anderen Vorgehensmodellen integriert werden können.

Branchenabhängige Projektorganisation

Ein Grund für dieses Schattendasein der Arbeitspaketverantwortlichen in den offiziellen Handreichungen liegt wohl darin, dass die interne Projektorganisation von Branche, Projektart und Unternehmen abhängt. So sind in einem Bauprojekt die Arbeitspaketverantwortlichen (AP-Verantwortliche) typischerweise selbständige Unterauftragnehmer, deren Verantwortlichkeiten und Leistungen durch die Verdingungsordnung Bau (VOB) und den Prozess von Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) detailliert geregelt sind.

Bei anderen Projekten wird man wiederum bevorzugt Teilprojekte definieren, z.B. bei Organisationsentwicklungsprojekten, in denen die verschiedenen Abteilungen eigenständige Leistungen zu erbringen haben. Die Arbeit der Teilprojektleiter wird wiederum durch das bestehende Instrumentarium der Projektmanagementrichtlinien geregelt.

Es gibt jedoch auch Projekte, wie z.B. interdisziplinäre Entwicklungsprojekte, bei denen viele Einzelbeiträge von verschiedenen Experten zu leisten und zusammenzutragen sind. Der Umfang der Einzelaufgaben ist nicht so groß, dass es gerechtfertigt wäre, diese als Teilprojekt zu definieren. Dennoch ist es notwendig, dass von den Projektmitarbeitern, die solche Einzelaufgaben bearbeiten, einer die Verantwortung für deren ordnungsgemäße Erledigung übernimmt.

Beispiel

Einen einwöchigen Funktionstest wird man in der Regel nicht als Teilprojekt definieren. Dennoch findet der Test in vollkommen eigenständiger Verantwortlichkeit des jeweiligen Laborleiters statt. Da dieser kein Teilprojektleiter ist, sind seine Rolle und Verantwortung im Projekt nicht geklärt – er wird deshalb ausschließlich gemäß der Interessen seiner Linienfunktion entscheiden und die Projektarbeit im Konfliktfall zurückstellen.

Die Rolle des AP-Verantwortlichen

Neben den bekannten und definierten Rollen des Lieferanten oder des Teilprojektleiters ist somit auch die Rolle eines expliziten AP-Verantwortlichen in vielen Projekten sinnvoll, wenn nicht sogar unentbehrlich. Sind in einem Projekt nicht explizit Arbeitspaketverantwortliche definiert, besteht zum einen die Gefahr, dass die Projektmitarbeiter eine Aufgabe nicht mit der ausreichenden Koordination bearbeiten und zum anderen, dass sie andere Aufgaben vorziehen.

Beispiel