Hinderliche Verhaltensmuster in Projekten Der schleichende Tod der Qualitätssicherung

Zu Projektbeginn waren die begleitende QualitätssicherungQualitätssicherungQualitätssicherung ist im Rahmen des Qualitätsmanagements die übergeordnete Aufgabe, die Funktionsfähigkeit des Qualitätsmanagementsystems einer Organisationseinheit zu gewährleisten. und die regelmäßigen Statustreffen noch fest beschlossene Sache. Im Projektverlauf jedoch geraten solche eher mittel- und langfristig wirkenden Maßnahmen nach und nach in Vergessenheit - bis die Diskrepanz zwischen AnforderungAnforderung" Anforderung " ist ein Begriff aus dem Qualitätsmanagement und bezeichnet sowohl explizit spezifizierte als auch als allgemein üblich anerkannte Kriterien. Dies bedeutet, dass Anforderungen z.B. an ein Produkt nicht notwendigerweise explizit dokumentiert sein müssen, um für die Beurteilung seiner Qualität zu gelten. Beispielsweise müssen Häuser den jeweiligen Bauordnungen und gesetzlichen Vorschriften genügen. Ebenso wird von einem Haus als üblich vorausgesetzt, dass es ein ausreichendes Heizungssystem hat. Darüber hinaus gehende Erfordernisse oder Erwartungen müssen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden, z.B. ein rollstuhlgerechter Ausbau oder eine Abluftwärmerückgewinnung. und Ergebnis zum ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource). wird. Claudia Kellermann-Lindskog und Dirk Schüpferling erläutern, durch welche typischen Verhaltensmuster sich diese Disziplinlosigkeit einschleicht und wie Projektverantwortliche dafür sorgen können, dass projektbegleitende Maßnahmen nicht unter den Tisch fallen.

 

Hinderliche Verhaltensmuster in Projekten Der schleichende Tod der Qualitätssicherung

Zu Projektbeginn waren die begleitende QualitätssicherungQualitätssicherungQualitätssicherung ist im Rahmen des Qualitätsmanagements die übergeordnete Aufgabe, die Funktionsfähigkeit des Qualitätsmanagementsystems einer Organisationseinheit zu gewährleisten. und die regelmäßigen Statustreffen noch fest beschlossene Sache. Im Projektverlauf jedoch geraten solche eher mittel- und langfristig wirkenden Maßnahmen nach und nach in Vergessenheit - bis die Diskrepanz zwischen AnforderungAnforderung" Anforderung " ist ein Begriff aus dem Qualitätsmanagement und bezeichnet sowohl explizit spezifizierte als auch als allgemein üblich anerkannte Kriterien. Dies bedeutet, dass Anforderungen z.B. an ein Produkt nicht notwendigerweise explizit dokumentiert sein müssen, um für die Beurteilung seiner Qualität zu gelten. Beispielsweise müssen Häuser den jeweiligen Bauordnungen und gesetzlichen Vorschriften genügen. Ebenso wird von einem Haus als üblich vorausgesetzt, dass es ein ausreichendes Heizungssystem hat. Darüber hinaus gehende Erfordernisse oder Erwartungen müssen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden, z.B. ein rollstuhlgerechter Ausbau oder eine Abluftwärmerückgewinnung. und Ergebnis zum ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource). wird. Claudia Kellermann-Lindskog und Dirk Schüpferling erläutern, durch welche typischen Verhaltensmuster sich diese Disziplinlosigkeit einschleicht und wie Projektverantwortliche dafür sorgen können, dass projektbegleitende Maßnahmen nicht unter den Tisch fallen.

 

Es gibt bestimmte Verhaltensmuster, die den ProjektablaufProjektablaufDer Projektablauf ist der tatsächliche Verlauf des Projekts, während der Ablaufplan den geplanten Verlauf beschreibt. Im Gegensatz zur Projektplanung, geschieht die operative Projektarbeit im konkreten Projektumfeld. Den Schätzwerten der Planung treten die tatsächlichen Werte (für Personalaufwand, Zeit , Kosten) gegenüber. Projektleiter, Projektmanager, Lenkungsausschuss und andere Projektbeteiligte haben die Aufgabe , den Projektablauf möglichst nah an den Vorgaben des Ablaufplans zu halten. auf typische Weise beeinflussen. Manche dieser Muster sind durchaus positiv, andere hingegen können für das Scheitern eines Projekts verantwortlich sein. Hinderliche Muster sollten deshalb frühzeitig erkannt oder besser noch von vornherein vermieden werden.

Im letzten Beitrag haben wir Ihnen den "Reportismus" vorgestellt, bei dem das Projekt durch das Erstellen zahlreicher, nicht unbedingt notwendiger Dokumente und Reports ausgebremst wird ("Reportismus - Wenn das BerichtswesenBerichtswesenDas Berichtswesen umfasst das Sammeln, die Aufbereitung und die Verteilung von Projektinformationen an die Stakeholder . Charakteristisch für das Berichtswesen ist, dass die erstellten Informationseinheiten (z.B. Projektstatusbericht ) sich stets auf einen genau definierten Zeitpunkt (meist Stichtag ) beziehen. Der bei Projektbeginn zu definierende Kommunikationsplan definiert die Aufgaben und Regeln des Berichtswesens . zur Dokumentenflut ausartet", Ausgabe 17/2007). In diesem Artikel soll es um ein ebenfalls häufig zu beobachtendes Verhaltensmuster gehen, das wir den "schleichenden Tod der Qualitätssicherung" nennen.

Typisch für dieses Muster ist folgender Ablauf: Maßnahmen, die zu Projektbeginn als essentiell erachtet werden, treten im Verlauf des Projekts immer mehr in den Hintergrund und verschwinden schließlich ganz aus der Betrachtung. Dieses Phänomen ist häufig in Zusammenhang mit der Qualitätssicherung zu beobachten, tritt aber auch im Zusammenhang mit anderen Maßnahmen auf. Beispielsweise beschließt man zu Projektbeginn, regelmäßige Projektmeetings durchzuführen, regelmäßige Statusreporte zu verfassen oder die Anforderungen, Testfälle und sonstige DokumentationDokumentationDie Dokumentation eines Projekts ist die Zusammenstellung von Projektinformationen zum Zweck eines Projektaudits . Siehe Projektaudit . in einer bestimmten Form zu erstellen. Nach und nach fallen diese Maßnahmen aber immer mehr unter den Tisch.

Bild 1: Beim "schleichenden Tod der Qualitätssicherung" geraten als essentiell erachtete Pläne im Projektverlauf immer mehr in Vergessenheit.

Da die geplanten Maßnahmen nicht plötzlich in Vergessenheit geraten, sondern in kleinen Schritten, bekommen die Projektbeteiligten die Veränderungen kaum richtig mit. Zudem gewöhnen sie sich rasch an die neue Situation, da diese bequem ist und die sich dabei langsam aufweichende Ordnung dem menschlichen Hang zum Chaos entspricht. Umso wichtiger ist es, die Gründe für dieses Muster und geeignete Lösungsansätze zu kennen, um ihm entgegenwirken zu können.

Ein typischer Projektverlauf könnte wie folgt aussehen:

Phase 1: Der Projektbeginn

Als motivierter Projektleiter hat man aus den Fehlern vorhergehender Projekte gelernt, vielleicht auch einige Schulungen besucht und weiß, worauf es ankommt bzw. welche Methoden dem ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab. zuträglich sind. Mit dieser Energie startet man in das Projekt. Die anderen Beteiligten sind größtenteils ebenso motiviert, und eifrig formuliert man die Ziele des Projekts, führt Abschätzungen durch, trifft Absprachen, legt Meilensteine fest und erörtert mögliche Risiken. Um den Projekterfolg sicherzustellen, fordern die Beteiligten diverse Maßnahmen, wie regelmäßige Projektmeetings, Statusreporte, die Erstellung und Einhaltung von Standards für die Form der zu erstellenden Dokumentation, die Einhaltung gewisser Workflows und vieles mehr. Auch ein Vertreter der Qualitätssicherung (QS) lässt seine Vorstellungen, Forderungen und Ideen mit einfließen. Das Ergebnis ist ein Projektplan, mit dem alle zufrieden sind und von dem sie glauben, dass er zum Erfolg des Projekts und zur Einhaltung der angestrebten Qualitätskriterien des zu erstellenden Produkts maßgeblich beitragen wird.

Phase 2: Gemütliches Kennen lernen und erster ProjektfortschrittProjektfortschrittProjektfortschritt ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistungen zum gesamten vereinbarten Leistungsumfang des Projekts.

Das Projekt nimmt seinen Gang, die Teams lernen sich kennen. Man hält sich an den Projektplan und die damit verbundenen guten Vorsätze. In regelmäßigen Treffen bzw. Statusreports wird den Beteiligten der Fortschritt aufgezeigt. Der am Projekt beteiligte Vertreter der QS fordert die Einhaltung der festgelegten Maßnahmen ein und findet neue Verbesserungspotentiale, auf die er stets hinweist. Neue Maßnahmen werden integriert und jeder ist hinsichtlich des weiteren Projektverlaufs guter Dinge.

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Manfred
Noe

Qualität in Projekten ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Sie wird in den meisten Fällen in den Ausschreibungsunterlagen und Projektauftrag auch explizit vom Kunden gefordert. Aufbauend auf das QM-System des Unternehmens und den Projektleitlinien sollten Projektorganisationen eine projektbegleitendes Qualitätsmanagement (PQM) institutionalisieren. Durch eine partnarschaftliche Zusammenarbeit mit dem Projektmanager wird für das Projekt eine optimale Balance von Kosten, Terminen, Leistung und Qualität erzeugt. Der Effekt: Mehr Effizienz, weniger Risiken, höherer Kundenzufriedenheit und wirtschaftlicher Erfolg. Lesen Sie dazu auch "Projektbegleitendes Qualitätsmanagement" ISBN 3-89578-270-x.