Wer in den vergangenen Jahren ein passendes Projektmanagement-Tool für seine Dienstleistungsprojekte suchte, dessen Blick fiel automatisch auch auf Blue Ant. Die Software der Berliner proventis GmbH bietet Funktionen, die von der ersten Planung und dem Angebot über die Projektsteuerung bis zur Abrechnung reichen. Darüber hinaus lassen sich damit zahlreiche Randprozesse abwickeln, wie z.B. Urlaubs- und Dienstreiseanträge. Mit diesem Leistungsumfang konnte das Unternehmen zahlreiche Projektdienstleister wie Porsche Informatik, Intershop Communications und die Roland Rechtsschutz-Versicherungen als Referenzkunden gewinnen.

Blue Ant ist auch weiterhin stark im Segment der Projektdienstleister vertreten, jedoch bauten die Entwickler die Software-Lösung im Bereich des Multiprojekt- und Portfoliomanagements deutlich aus. Mittlerweile ist die Software auch für diese Anwendungsbereiche ein solides Werkzeug, das mit Funktionen wie Statusberichten, Multi-Projekt-Dashboards und vor allem vielen Möglichkeiten in der Ressourcenplanung punktet. Darüber hinaus hilft sie, Projektportfolios im Blick zu behalten und aktiv zu planen (Bild 1).

Bild 1: Steuerung des Projekt-Lebenszyklus im Multi-Projektmanagement-Dashboard.
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Alltagstaugliches Projektmanagement

Für projektorientierte Unternehmen und Organisationen versteht sich Blue Ant als Rundum-Lösung. Einerseits bietet sie die typischen PM-Software-Funktionen für die Ablauf-, Termin- und Kostenplanung an, wobei sie im Bereich Kostenmanagement besondere Stärken zeigt. Ressourcenkosten beherrscht sie ebenso wie projektabhängige externe Verrechnungssätze, auf deren Grundlage Projektdienstleistungen angeboten und abgerechnet werden können. Auch sonstige Projektkosten kann sie den Projektkunden optional weiterberechnen. Solche Funktionen sind für Unternehmen, deren Hauptgeschäft externe Projekte sind, unabdingbar.

Zudem stellt Blue Ant auch für typische Aufgaben, die im Projektumfeld anfallen, nützliche Zusatzfeatures zur Verfügung. Denn gerade in projektorientierten Unternehmen erwarten Mitarbeiter oft, dass eine Software möglichst alles abdeckt, was im Alltag mit Projekten in Verbindung steht

Dazu gehört beispielsweise das Reisemanagement vom Reisekosten-Antrag bis zur Abrechnung. Wenn ein Reisender in spe in Blue Ant die Eckdaten vorgibt, kann ein Kollege beispielsweise die erforderlichen Buchungen vornehmen und die entsprechenden Projektkosten erfassen. Nach Abschluss der Reise werden Spesen und Auslagen ergänzt und die Reise wird gegebenenfalls mit dem Projektkunden abgerechnet – auf Basis der Kostennachweise oder anhand von Pauschalbeträgen.

Ressourcenplanung auf Projekt- und Linienebene

Das Ressourcenmanagement ist ein weiterer Schwerpunkt der Software. Neben der üblichen Einplanung von Ressourcen auf einzelne Projektaktivitäten, lassen sich Ressourcen auch allgemein für einen bestimmten Zeitraum reservieren. So kann ein Mitarbeiter zum Beispiel für zwei Monate mit zehn Tagen pro Monat in ein Projekt eingeplant werden. Aus der Multiprojekt-Perspektive von PMO und Abteilungsleitung ist diese Planungsgenauigkeit meist ausreichend. Die Projekte erhalten die Ressourcenreservierung quasi als "Aufwandsbudget" und können die Detailplanung nach dem eigenen Bedarf vornehmen, solange sie im Rahmen der ihnen gewährten Reservierung bleiben. Diese Aufteilung der Ressourcenplanung in eine Projekt- und eine Linien-Ebene ist wichtig, um zu vermeiden, dass sich kleine Änderungen in der Ressourcenplanung eines Projekts sofort auf die Planung ganzer Abteilungen auswirken, weil alles von allem abhängt.

Bild 2: Eine Kapazitätsplanung aus Linienperspektive ist in Blue Ant durch die einfache Reservierung von Mitarbeitern für komplette Projekte möglich.
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Generische Ressourcen und Skillmanagement

Am Anfang eines Projekts ist eine namentliche Ressourcenplanung oft zu detailliert. Geplant wird eher nach Rollen oder Fähigkeiten. Das gilt auch für Projektvorlagen, die keine bestimmten Mitarbeiter für die Projektaufgaben benennen, sondern eher "Entwickler" oder "Konstrukteure" vorsehen. Blue Ant unterstützt diese generische Ressourcenplanung mit virtuellen Ressourcen sowie durch ein Skill-Management. Im Register "Soll-Wissen" einer Projekt-Aktivität wird festgelegt, welche Kenntnisse dafür notwendig sind. Wird im späteren Projektverlauf eine zunächst geplante virtuelle Ressource durch einen konkreten Mitarbeiter ersetzt, hilft Blue Ant anhand des Soll-Wissensprofils bei der Suche und zeigt dem Anwender die Mitarbeiter an, die dem Anforderungsprofil entsprechen und verfügbar sind. So lässt sich die Planung rasch für einzelne Aktivitäten oder auch das komplette Projekt aktualisieren.

Ob ein Projektangebot auf Basis des Projektplans erstellt wird oder ob der Projektplan erst nach der Auftragserteilung anhand der Angebotsdaten ausgearbeitet wird, ist bei Blue Ant – zumindest aus technischer Sicht – kein Diskussionsthema. Wer Angebote freihändig erstellen möchte, kann dank des Kalkulator-Moduls einzelne Positionen kalkulieren und zu jeder Position Personentage nach Rollen sowie Lizenzen oder Reisekosten planen. Zu einem späteren Zeitpunkt lassen sich dann aus den Angebotspositionen Projektaktivitäten erstellen.