Künstliche Intelligenz, Big Data und Digitalisierung haben einen gemeinsamen Ursprung: Das Silicon Valley in Kalifornien, einer der wichtigsten IT-Standorte weltweit. Revolutionär ist auch die Geschwindigkeit, mit der die Menschen hier arbeiten: Von der Idee bis zum fertigen Produkt vergehen gerade einmal sechs Wochen. Möglich wird dies u.a. durch das immense Risikokapital in Höhe von jährlich etwa 15 Milliarden US-Dollar, das in die Start-Ups investiert wird. Doch viel wichtiger für den Erfolg der Unternehmen ist das Mindset der Mitarbeiter und die Art der Zusammenarbeit. Die Unternehmen nutzen u.a. die sog. Schwarmintelligenz.

Kennen Sie das, dass sich Leute in sozialen Netzwerken bei Fragen und Problemen gerne an die "Liebe Schwarmintelligenz" wenden? Von einer Bitte um einen günstigen Restauranttipp in Paris reichen die gestellten Fragen bis hin zu komplexen Problemen z.B. mit Webbrowsern oder technischen Geräten. Schwarmintelligenz können und sollten Sie auch in Ihren Projekten nutzen.

Schwarm: Mit der Intelligenz aller das Ziel erreichen

Schwarmintelligenz ist die Basis, um Kundenbedarfe besser zu antizipieren, neue Geschäftsfelder schneller zu erschließen und Produkteinführungszeiten zu verkürzen. In Zeiten der digitalen Transformation ist es wichtig, sich auf sein Team verlassen und vom Wissen aller profitieren zu können. Allerdings funktioniert dies aus eigener Erfahrung nur, wenn die Zusammenarbeit im Schwarm auf folgenden Prinzipien basiert:

1. Freiwilligkeit
2. Autonomie bzw. Selbstorganisation
3. Diversity
4. End-to-End-Verantwortung
5. Überschaubarer Umfang

1. Freiwilligkeit

Wie erfolgreiche Start-Ups zeigen, tragen kleine, selbstorganisierte Teams zu einer erhöhten Wertschöpfung im Unternehmen bei – vorausgesetzt, die Mitarbeiter haben einen Rahmen, in dem sie ohne Druck und Kontrolle freiwillig ihre jeweiligen persönlichen Stärken einbringen können.

Warum? Zum einen, weil niemand gegen seinen Willen mehr Leistung bringt als nötig (Freiwilligkeit). Genau dieses Mehr ist aber notwendig, damit sich Menschen öffnen und Ideen fließen. Unterstützt wird dies durch Freiräume – beispielsweise Spaziergänge oder ein kreatives Arbeitsumfeld, in dem neue Perspektiven möglich sind. Dazu sollten sich Projektleiter und Team von der Vorstellung lösen, Mitarbeiter seien nur dann produktiv, wenn sie möglichst viel Zeit im Büro verbringen. Vielmehr brauchen sie Rückzugsorte, wo sie alleine oder gemeinsam mit Kollegen Ideen entwickeln und austauschen können. Dies kann ein spezieller Raum sein oder der Kicker im Flur, an dem sich die Kollegen zum kurzen Spiel treffen. Durch diese kurze Auszeit vom Arbeitsalltag fließen Gedanken und Ideen leichter. Weiterer Pluspunkt: Der abteilungsübergreifende Austausch ist hier informeller und damit einfacher.

2. Autonomie bzw. Selbstorganisation

Kreativität entfaltet sich meist abseits des Tagesgeschäfts. Das Team braucht deshalb entsprechend Frei-Raum und Frei-Zeit, in dem es geschützt "agil" arbeiten kann. Dies gelingt z.B. durch sog. Time Boxen, in denen sich Teammitglieder für eine fest definierte Zeitspanne (z.B. eine Stunde) ungestört einer bestimmten Aufgabe widmen können. In dieser Zeit bleibt das Handy aus, es werden keine Anrufe entgegengenommen oder E-Mails abgerufen. Störungen von außen sind tabu. Weitere Ansätze und Tipps für autonome Teams finden Sie im Artikel "So fördern Sie Selbstorganisation im Projekt", Projekt Magazin, Ausgabe 18/2017.

Freiraum bedeutet auch, Neues auszuprobieren – losgelöst von starren Zeit- und Maßnahmenplänen. Agiles Projektmanagement mit seiner sehr dynamischen und flexiblen Steuerung der Projekte hilft, diesen Freiraum zu schaffen. Die Flexibilität ist eine wichtige Voraussetzung für die Schwarm-Organisation.

3. Diversity

Neue Ideen erfordern neue Perspektiven. Je unterschiedlicher die Menschen im Team sind, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass neue, ungewohnte Sichtweisen einfließen können. Je mehr unterschiedliche Sichtweisen und Erfahrungen dabei in einem Schwarm aufeinandertreffen, umso bereichernder kann der Austausch sein – und umso wegweisender die Lösungen, die aus diesem Austausch entstehen. Um dieses Potenzial auszuschöpfen, sollten Sie einen Raum der Inspiration und Innovation schaffen. Menschen müssen sich unkompliziert und ohne äußere Zwänge treffen und miteinander reden können. Die Methode Design Thinking kann dabei helfen.

4. End-to-End-Verantwortung

Vor allem große Projekte bestehen häufig aus mehreren Teilprojekten. Hier gilt es sicherzustellen, dass sich die Ergebnisse der Teilprojekte optimal zusammenfügen. Behalten Sie Wechselwirkungen zu anderen Teilprojekten sowie das eigentliche Projektziel stets im Auge. Insbesondere bei Prozessveränderungen, die sich auf andere Bereiche auswirken, stellt die Ihre End-to-End-Verantwortung sicher, dass auch Interessen der anderen Bereiche berücksichtigt und die Abläufe letztlich so organisiert werden, dass die Unternehmensbereiche bestmöglich zusammenarbeiten. Sie optimieren die Zusammenarbeit durch abteilungsübergreifende Kommunikation und die Freiheit, über die einzelne Aufgabe hinaus zu denken und zu gestalten. Der Jahrmarkt der Ideen bei der Allianz fördert z.B. den unternehmensweiten Wissensaustausch in einem Konzern. Auch kleinere Veranstaltungen, wie ein gemeinsames monatliches Frühstück, unterstützen den teamübergreifenden Austausch.